メール室っていったい何? 役割やメリットからアウトソーシングを選ぶ理由

会社には毎日多くの郵便物が飛び交います。中には重要書類、機密書類、個人情報などもあり、取扱いには注意が必要です。
そんな郵便物の管理をみなさんはどうされてますか?総務の方がされている、または新卒の方が順番に受け取り、配送をしている・・・様々でしょう。
郵便物の管理、運営に特化した機能をもつ「メール室」が存在する会社があることはご存知ですか?
今回は「メール室」についてご紹介していきます。

 

■メール室とは

 

・メール室の役割

メール室とは、会社に配送されてきた郵便物や宅配便などの受け取り、仕分け、社内各所への配達、外部への発送などの業務を一括して管理する部署のことです。
この業務は総務部または各部署の総務スタッフが担当することが多く、企業によってはメール室が配送物の取り扱いだけでなく、総務業務全般を行っている場合もあります。特に超大手企業やグループ会社の多い企業などに見受けられる役割です。

 

・メール室の業務内容

メール室が扱うものには、郵便物、宅配便、バイク便、社内便などがあります。そして具体的なメール室の業務としては、以下のようなものがあります。

○発送する郵便物、宅配物などの集荷、料金の印字、郵便局への持ち込みや引き渡し
○到着した郵便物、宅配物などの受け取りや仕分け、配達
○社内便の回収、仕分け、配達
○郵便料金計器や切手などの管理
○総務としてのファシリティ業務(オフィス移転や職場のレイアウト変更、設備・備品の管理、内線管理など)

 

・メール室を設置している企業の例

実際にメール室を設置している企業例をみていきましょう。

◆株式会社パソナロジコム

郵便物・宅配便の管理、到着連絡、仕分け、配布、代理発送の作業などを主に行っています。さらにセキュリティバッグやレターパック、切手、封筒、梱包資材などの管理業務や、社内向けサイトの更新、メールや業者への対応のような連絡業務、支払伝票作成や証憑書類のチェックなどの経費精算業務も担当しています。

◆ある大手保険会社

日本全国の営業所から郵便物、宅配便やメール便が届きます。メール室では部署ごとに仕分けし、社内各部署へ配送しています。反対に、社内各部署から預かった発送物を配送先別に整理し発送する仕事も行います。

◆ある大手都市銀行

本店のメール室では、書類配送と経費精算データの入力を行っています。書類発送業務としては、1日4便の社内便の書類を持ってビル内を巡回し、各部署へ配布しています。また、月に1,000件前後の経費精算データの入力も行っています。

 

■メール室のメリット

 

・メール室設置のメリット

メール室が無い場合、郵便物や宅配便を受け取った各社員の裁量で荷受けや仕分けが行われるため、担当者不明の郵便物や宅配便が出て来る、郵便物や宅配便の紛失が起こるなどの危険性(誤配送、紛失)があります。また、紛失と同様に重要、極秘書類などのセキュリティ面も懸念されます。

郵送や配送をしたいときは、各部署の社員が自分の業務の傍らで郵便物や宅配物の管理をしなくてはならず、本来の業務に割くべき時間を削られ生産性が低下する可能性があります。不平等も生じるでしょう。

メール室を設置することで郵便物や宅配物に関連する業務を一括して管理でき、社内全体の業務の効率化、生産性の向上、セキュリティの担保が可能になります。

 

・メール室内製化の課題

1.業務の属人化とセキュリティリスク

内製化の場合、メール室の業務を社員にお願いすることになります。十分なノウハウがない社員が担当するため、業務量の膨大化や担当者の属人化 によって引継ぎが困難になる、非合理的な業務ルールによる運用が行われるなどの問題が発生する可能性があります。

また、業務が効率よく行われなければ郵便物や宅配物の集配漏れや遅配、紛失が起こる可能性があります。それにより社内の業務が滞るばかりか、個人情報を取り扱う業務の場合、万が一個人情報が漏洩すれば企業の信頼を大きく損ねる可能性もあります。さらに、繁閑の差が大きい業務であるため、空き時間を有効に活用するための工夫や管理者も必要です。 よほどの企業規模でない限りはほぼ空き時間になってしまうでしょう。

2.配属社員のマネジメントに関する課題

社員のモチベーション管理やキャリア育成、評価を考えることもひとつでしょう。定着率にも影響する可能性も発生します。

そこで正社員の代わりにシルバー人材の再雇用などを検討される会社もあります。しかしメール室を置くほどの規模がある企業で、経験値のない方を経験値のない社員が雇用しても、うまく稼働する可能性は低いでしょう。

3.組織変更やフリーアドレスへの対応

年に数回、多い会社ではもっと組織の変更があります。郵便物の宛先にある部署と変更があれば対応しなくてはなりません。また、フリーアドレスの会社では座席表がないためひとりひとりの顔を覚えて配達しなくてはならないのです。
柔軟性や記憶力、対応力が求められる業務なのです。

このように、メール室を新たに設置し社内で運営していくことは、業務面だけではない課題も見られます。

 

■メール室をアウトソーシングするということ

内製化による悩みを抱えている企業向けに、アウトソーシングという選択肢を紹介します。

 

・アウトソーシングのメリット

メール室のアウトソーシングには様々なメリットがあります。
例えば、手間や時間のかかるメール室の業務が総務部等の部署から独立することで、各々の業務に集中することができます。また、知識を豊富に持ったプロに委託することで業務の安定化と効率化を図ることが可能です。
結果として遅配や集配ミスが起こりにくくなるとともに、人的・時間的コストや経費の削減につながります。また、個人情報や重要書類も厳重に管理されるので、より企業として安全で健全な運用体制を構築することができます。

 

・アウトソーシング先の選定ポイント

メール室のアウトソーシングをする際、選択基準はいくつかあります。選ぶポイントとしては重要視したい業務、プラスアルファで頼める業務内容の幅、セキュリティ面の担保、ホスピタリティ、など各社の実績を含めて選ぶことをおすすめします。

今回はNOCの強みに基づいてご紹介します。

○業務の効率化と安定化
メール室の業務を細かい項目に分けて業務分析と稼働調査を行うため、業務の効率化を適切に行うことができます。マニュアルの作成やバックアップのための体制を整備しているため、スタッフの属人的スキルや勤怠に影響されない、安定したサービスを受けることができます。

○ホスピタリティ
メール室の存在意義としては配送物の管理だけではなく、いっしょに働く社員の方々が気持ちよく仕事をするサービスをめざしています。

○セキュリティ教育の実施
プライバシーマークを取得し、スタッフへ個人情報を取り扱う上でのセキュリティ意識と知識の教育を施しています。

○メール室業務プラスアルファの提供範囲
主業務における待機時間には、庶務サービスなど他のサービスを受けることができます。総務アウトソーシングやコンサルティングを行っているNOCならではの業務領域の広さで、各社のニーズに合わせた提供が可能です。

 

・アウトソーシングにかかる費用

業務内容や量、企業の規模により様々です。まずはアウトソーシングサービスを行っている企業に相談し、無料の見積りサービスを利用するなどして 費用の概算を把握することをお勧めします。

 

■ アウトソーシング以外の選択肢

メール室を運営するには内製化、アウトソーシング以外にも以下のような選択肢があります。

・バイク便

バイク便サービスの提供者において業務の延長としてメール室運営をしている会社もあります。主業務の特性上、配送面が強みです。物流と他拠点運営による効率的な配送が可能となり、コスト削減につながります。
反面、品質に差があり業務効率改善などの部分は強くありません。

・人材サービス

メール室専門で行っているサービス提供者もあります。会社によって品質が異なります。

 

比較するとアウトソーシングはどうなの?

提供会社によるところもありますが、それなりに実績のある会社であれば品質にそこまで大きな差はないでしょう。上記2点と比較すると配送面には弱いといえます。

まとめると、配送費用を安く抑えたいなら 「バイク便」 、人件費を抑えたいなら 「人材サービス」 、業務改善を考えるなら 「アウトソーシング」といえます。 健全にメール室業務のあるべき運営を考えるならアウトソーシングがいいでしょう。

 

■まとめ

メール室は郵便物や宅配便の一括管理を行い、社内の生産性を上げる重要な業務です。社内のみでの運営は非効率的になりがちなので 、アウトソーシングサービスを積極的に取り入れるなどして、メール室業務のさらなる効率化、安全化を図りましょう。

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。