【2023年度版】クラウド勤怠管理システムの比較ポイントと注意点

タイムカードや紙での勤怠管理ではなく、オンライン上で出退勤などの勤怠を管理できるクラウド勤怠管理システムを導入する企業が増えてきました。
サービス提供会社によっては、他の管理システムと連携して人事管理や給与計算などバックオフィス業務全体を効率化できるサービスを提供しているものもあります。

今回はこのクラウド勤怠管理システムに焦点をあて、機能、導入メリット、代表的なサービスを比較してご紹介します。

クラウド勤怠管理システムとは？機能・メリットも紹介

社員の出退勤の時刻や残業、休暇などの状況をリアルタイムで管理できるのがクラウド勤怠管理システムです。

クラウド勤怠管理システムでは、低コストで適切な勤怠管理が実現でき、入力されたデータをもとに、社員の出勤状況と雇用形態に応じた給与計算を同一サービスに連携することによって自動的に行うことができるものもあります。

クラウド勤怠管理システムの基本機能

代表的な機能は以下の通りです。
・出退勤時刻の打刻
・休暇・残業の申請、承認
・勤怠情報の集計
・シフト管理
・アラート機能
・通知・督促メール送信

クラウド勤怠管理システムでは、パソコン、スマホ、ICカード等打刻方法の選択肢が多く、社員の浸透が早いのも特徴です。簡易的な打刻で勤務時間の管理ができる他、様々なオプションメニューを追加することにより、個社個別の管理・集計を実施することも可能になっています。詳しくメリットを見ていきましょう。

＜メリット１＞正確な勤怠情報の把握がいつでも可能

まず打刻率の向上が期待できます。社員証ICカード、生体認証など様々な打刻方法が用意され、外出が多い営業職や流通業の方々も、自分のスマホや外出先から打刻でき非常に便利です。

不正打刻で悩んでいる場合は、位置情報や接続IP制限などの機能を活用することで、より正確な打刻が可能になるサービスもあります。自社で導入するよりも、その機能を備えているサービスを利用することでコストを抑えて課題を解決できるといえるでしょう。

また、いつでもどこでも勤怠情報を集計・把握できるので、管理しやすくなります。

＜メリット２＞変動の多い法改正にもタイムリーに対応

労働基準法や労働安全衛生法などの改正・変更に、クラウド勤怠管理システムであればすぐに対応できます。しかも、機能の改修はサービス提供会社によって自動的に反映されるので、自社では運用方法を検討するだけで法改正に対応できます。

従来であれば給与計算の方法を変更したり、有給休暇の取得日数を手計算で把握したりしますが、無償でアップデートされるので、担当者が手作業で変更する必要はありません。適切な労務管理にもつながります。

＜メリット３＞スピーディな導入が可能

クラウドサービス全般に言えることですが、すぐに導入が可能です。あらかじめ用意されている標準的な機能に、自社の就業規則などのルールに則った設定を加えるだけで、即時利用できます。

サービス提供会社によっては、設定作業のサポートや、設定代行などのサービスもあり、初めてクラウド勤怠管理システムを活用する企業にとっては嬉しいポイントです。

＜メリット４＞データの連携と活用

例えば給与計算は勤怠データに基づいて計算されます。給与計算システムとAPI連携による自動連携を可能にしているものや、任意の形式でCSVを抽出して給与計算システムとのデータ連携を可能にしているものもあり、スムーズに給与計算業務が実行できます。

また、クラウド勤怠管理システムのダッシュボードを使えば、社員の総労働時間や人件費を簡単に算出できるようになり、予定と実績の差をひと目で確認できます。
残業時間や変動なども可視化できるので、繁忙期や人の過不足が読み取れます。組織を決める際の人員配置も適切に行えるのではないでしょうか。

【選び方】クラウド勤怠管理システムの比較ポイントと注意点

クラウド勤怠管理システムを提供する会社は多く存在しますが、どのように比較検討すればよいのでしょうか。見ておきたいポイントと注意点をご紹介します

<ポイント１>自社に最適な打刻方法が選べるか

当たり前ですが勤怠管理システムで最も重要なことが出退勤の記録です。そのため、自社の働き方に合う打刻方法を備えているかという点が重要です。

選択できる打刻方法は、
・パソコン打刻
・モバイル打刻
・ICカード打刻
・生体（指紋、静脈）認証、顔認証
・パスワード打刻
・QRコード打刻
・POS連携
というように数多くあります。外勤や他の拠点間の移動が多く出勤場所が安定しない場合は位置情報とも連携できるモバイル打刻が便利でしょう。

個人PCをもたない販売員さんや工場のスタッフが多い場合は、カードリーダや共通の利用端末を置けるか、個人所有のスマホで打刻できるかなど、方法を模索しておきましょう。不正を防ぐには、ICカードや生体、顔認証がおすすめです。

<ポイント２> 自社の状況に対応した管理ができるか

自社の勤務ルール、雇用形態に対応できるのかも重要です。たとえば店舗や工場などのシフト勤務が多い業種の場合は、対応できる機能があるかどうか確認が必要です。
契約社員やパート社員など多様な雇用形態がある業種の場合も、同様に確認が必要です。勤務や雇用の形態ごとに異なる有給休暇の管理や、３６協定などの労働時間の管理が容易にできるかがポイントです。

他には、通知機能もあります。申請承認フローのリマインドメールや、チーム内での勤務状況共有、全社社員の勤務状態の定期報告などの機能があると「気づかなかった」ということがなくスムーズに管理できるようになるでしょう。

また、昨今増えているテレワークを始め、裁量労働制やフレックス制など働き方が多様化している企業も多いでしょう。自社の勤務ルールがどのようになっているのか、導入担当者が正確に把握しておくことで、その後の管理がしやすくなります。

<ポイント３> 利用中の他システムと連携できるか

勤怠データを必要とする重要な業務が給与計算です。すでに給与計算においてはシステムを利用している企業が多いでしょう。

自社で使っている給与計算システムと連携できる勤怠管理システムであるかは重要です。連携ができない場合、勤怠管理システムのデータを集計して給与計算システムに入力し直すという工数が発生します。人が介在するとミスも起こりやすく効率的ではありません。そのため、しっかりと事前に確認しておきましょう。

また、入退社の情報が人事管理システムやタレントマネジメントシステムから連携できるとマスタ管理の利便性が大幅に向上しますので、併せて確認しましょう。

<注意点> 社員数が多い場合

クラウドサービスは社員数に応じた従量課金であることがほとんどです。そのため、社員数が多い企業ほどコストが上がるため、初期費用はかからなかったけど長期的に見たらオンプレミス型で構築した方が安かったというケースもありえます。

また、勤怠管理システム上でやりたいことが増えると、追加の有料オプションを利用することになるので、トータルで見るとオンプレミス型のサービスと比較して、割高に見える結果となる可能性もあります。

勤怠管理は永続的に続きます。初期の費用や０円という聞こえのいい言葉に踊らされず、長い目で見た時に自社で構築した場合の初期構築費用、サーバー費用、保守・運用費…など必要な項目を洗い出し年間単位での試算をして比較してみましょう。

【比較表】代表的なクラウド勤怠管理システム

それでは、代表的な勤怠管理システムを表にまとめてご紹介します。

ツール名	提供会社	特徴	費用
kinnosuke	HOYA株式会社	柔軟な勤怠管理システムと経験豊富な導入支援チームで、会社に合った設定・運用ができる	月額利用料350円～/人
クラウド勤怠	株式会社マネーフォワード	使いやすいデザインで迷わず操作でき、導入負荷の軽減、エラーや問い合わせの減少に貢献	月額利用料300円～/人
SMART LINK勤怠管理システム	芙蓉アウトソーシング＆コンサルティング株式会社	多様な勤務形態や雇用形態に対応	月額利用料270円～/人
ジョブカン勤怠管理	株式会社 Donuts	初めてでも、誰でも、簡単に使える勤怠管理システム	月額利用料200円～/人
King of Time	株式会社ヒューマンテクノロジーズ	１５種類の打刻方法、数多くの有名企業が導入している勤怠システム	月額利用料300円～/人
ジンジャー勤怠	jinjer株式会社	月400円/人で多くの機能が使用できる勤怠システム	月額利用料400円～/人
AKASHI	ソニービズネットワークス株式会社	洗練されたUIデザインで「誰でも使える」を実現。いつでもどこでも、カンタンで使いやすい勤怠管理システム	月額利用料200円～/人

まとめ

前述した比較ポイントと注意点をふまえ、システム導入前に自社の勤務ルールについて見直し、それに対応できるかどうか確認しながら適切な管理方法を選ぶことが重要となります。

クラウド勤怠管理システムは客観的で正確な勤怠管理ができ、給与計算もスムーズにミスなく実施できるようになります。クラウドだからこそ、法改正にもすぐに対応しますし、システムのアップデートも頻繁に行われ、使いやすい状態を保つことができます。

また、勤怠管理を正確に行い、不正などが発生しないように、システムを導入する際には、今一度管理者・一般社員の教育を徹底していきましょう。