多様化する働き方へどう対応する? 効率化の切り札になる勤怠管理システムとは

2019年4月、通称「働き方改革関連法」が大企業を対象に施行されました。中小企業に対しても、2020年4月に施行されることが決定しています。

法律の施行により、労働者は長時間労働の是正や柔軟な働き方が期待できる一方、事業主はより厳密な労働時間や休日の管理をする必要があります。限られた人員の中、負担を増やすことなく適正な勤怠管理を行うにあたり、大きな助けとなるのが「勤怠管理システム」です。

 

労基法改正でより厳密になる労働時間

2019年の労基法改正以前にも労働時間の上限は設けられていました。しかし上限を守らなくても罰則はなく、また特別条項も設定されていました。

しかし、改正により労働時間の規定は厳密化され、違反した場合には罰則も科されます。これまで上限の無かった特別条項にも年や月単位での細かい上限が設けられており、これまで以上に厳格な管理が求められているのです。

 

労基法改正が勤怠管理にもたらす影響

法改正以降、多くのメディアでまとめ情報が掲載されているので、本記事ではまず勤怠管理に影響が出る4点について簡単に解説します。

①時間外労働の上限規制

改正前は、36協定を結べば月45時間・年360時間、特別協定を結べばそれ以上の法定外労働が認められていました。改正後は、2~6ヶ月の複数月において平均80時間以上、または月100時間・年720時間を超える労働は罰則を科すという規定になりました。

②フレックスタイムの精算期間延長

1ヶ月単位だったフレックスタイムの精算期間も月をまたぎ最長で3ヶ月になります。

③年次有給休暇の取得義務

年休を付与した日を基準日として1年以内に5日以上の有給休暇を取得させるという義務が生じています。有給日数・消化状況の管理が重要になります。

④高度プロフェッショナル制度の創設

高度な専門的知識等を有し、職務の範囲が明確で一定の年収要件を満たす労働者を対象とした制度の創設です。勤怠管理の対象外にはなりますが、過重労働を引き起こす可能性があるため健康管理には気をつける必要があるといえます。

 

勤怠管理システムを導入するメリット

勤怠管理システムを導入する最大のメリットは、勤怠管理業務の負担軽減及び社員の適正な健康管理だと考えます。働き方が多様になる中、これだけ時間の管理が複雑になってくると、従来の方法では労働時間上限超過の見落としが出る可能性も高くなります。これは、健全な会社運営が実現できるという何よりのメリットになります。もちろん、合わせて会社の最大の資産である社員の健康管理という観点も忘れてはいけません。エクセルや手計算で行っていればいつか人的ミスが発生します。また、網羅できていないルールがあっても気づきにくくなるでしょう。誤った管理方法が監査で発覚したり、社員の健康を損ねてしまうことは会社のリスクです。

また、働き方改革関連法のひとつ「労働安全衛生法」の改正により、「労働時間の状況の把握はタイムカードによる記録、PCの使用時間の記録等の客観的な方法や使用者による現認が原則」とされています。勤怠管理システムの導入で、この点もクリアにすることができるのです。

 

自社に合った勤怠管理システムの選定法

それでは実際に勤怠管理システムを導入する場合、何を基準に選定するべきでしょうか。最も大切なのは、自社に合ったシステムを選ぶということです。運用コスト、会社の規模、勤務スタイルなどは企業によってさまざまです。

ここからは、弊社が考えるケースと、それに合うおすすめ勤怠管理システムをご紹介していきます。

 

勤怠管理システムを初めて導入するなら

初めてのシステム導入にあたり、まず気になるのは運用コストです。これまで、自社内で処理できていたことにコストをかけるとなれば、ためらうこともあるかもしれません。

ここで考えるべきは費用対効果です。外部の勤怠管理システムを使わず行うという選択は、複雑な時間計算業務担当者の人件費がかかるということを意味します。勤怠管理の手間が削減できれば、その分他の業務に充当することも可能です。

・初期費用と運用コストで選ぶなら

中央システム株式会社のRecoru(レコル)を紹介します。クラウド型勤怠管理システムで、基本的な機能や働き方改革関連法にも対応済みでありながら初期費用0円、月額利用料は一人あたり100円と業界最安値レベルで提供しています。

また、株式会社マネーフォワードが提供するMoneyforwardクラウド勤怠(マネーフォワードクラウド)中小企業向けのクラウド型会計や給与システムで実績の豊富なマネーフォワード社が提供を始めた勤怠システムで、一般的な機能はもちろん新しい法案改正にももちろん対応済みです。ちなみに30名以上になると月額300円で、クラウド型システムではよく見かける価格設定といえます。

クラウドサービスの場合、月額費用は200〜300円で設定されているところが多く見られます。Recoruは100円、マネーフォワードは現在キャンペーン中で、0円でありながら通常機能や法改正への対応も兼ね備えており、一般的な企業が求めるスペックからも十分といえます。新規導入の方に始めやすいサービスです。

・求める機能で選ぶ

主たる基本機能は出退勤の管理・記録ですが、他にも有給管理やシフト管理、打刻方法など利便性の高いシステムは多種多様です。どの機能を必須として選ぶかも選定のポイントとなります。

ここではまず、NOCのSMART LINK(スマートリンク)勤怠管理システムをご紹介します。NOCは、給与計算・総務・経理のコンサルティングとアウトソーシングを提供している企業です。給与計算の現場から生まれたシステムで、とてもシンプルな作りでありながら、細かな項目設定も可能です。たとえば給与計算に必要な数式があらかじめ組み込めるため、給与計算まで一気に算出できます。同社の給与計算業務と組み合わせればさらにスムーズに完結できます。

次に株式会社Donutsのジョブカン勤怠管理をあげてみましょう。勤怠管理のみならず、シフト管理も標準機能として備えており(ただし、プラン追加が必要)、導入実績も30,000社を超えています。法改正にも対応しており、外出先からスマホによる打刻も可能で、欲しい機能を兼ね備えたシンプルで使いやすいツールです。勤怠管理のみならず経費精算やワークフローなどもシリーズとしてラインアップされているので合わせて使いたいという方にもおすすめです。

 

勤怠システムを会社の規模で選ぶなら

会社の規模も勤怠管理システムの選定基準のひとつです。勤怠管理システムの多くは中小企業から大企業まで対応可能となっていますが、従量課金制の仕組みや求める機能の幅、職種・勤務体系の煩雑さによってふさわしいシステムが変わります。

・100人未満の会社におすすめのシステム

ベンチャー企業向けに開発されたIEYASU株式会社のIEYASU(イエヤス)勤怠管理なら機能が豊富なうえ、初期費用・月額利用料ともに0円のプランがあり、コストの心配なく始められます。広告の表示がなく、データが契約期間中無制限に保存できるベーシックプランも、人数によっては一人当たり100円以下で利用可能です。社労士事務所から生まれたサービスというのも安心感があります。

アマノビジネスソリューションズ株式会社のCLOUZA(クラウザ)もご紹介します。勤怠管理システム大手「アマノ株式会社」のグループ企業が提供するクラウド型のサービスで、初期費用0円・月額利用料は200円。マルチデバイスを活用した打刻が可能で、PCA・弥生・奉行など、連携しているシステムも豊富で、変化の多いスタートアップ企業では使い勝手が良いでしょう。

・100人以上の会社におすすめのシステム

会社の規模が100人以上になると、それだけ働き方も多様になります。クラウド型の勤怠システムは基本的にユーザーが個別設定をするため、働く人数や働き方が多様化すればそれだけ手間がかかります。また、クラウド型で従量課金となると、費用感も気になるところです。

一つめは株式会社ヒューマンテクノロジーズのKing of Time(キングオブタイム)をご紹介します。勤怠管理の老舗企業で導入実績も多数あります。リアルタイムに自動集計が可能であること、ニーズに合わせたさまざまなタイムレコーダーに対応しているため、自社の状況に合わせやすいというのも魅力のひとつです。

二つめはアマノ株式会社TimePro-VG(タイムプロブイジー)です。先述した「CLOUZA」の親会社が提供しており、あらゆる環境に柔軟に対応できる勤怠管理システムのラインナップを提供しています。VGはパッケージシステムで、36協定のチェック機能や過重労働管理など、勤怠管理に関わる企業のリスクヘッジが可能です。合わせて、休暇管理やシフト変更依頼などの機能も備えており多様化する働き方に応じてワークライフバランスの支援にも活用いただけるのがポイントです。

・1000人以上の会社におすすめのシステム

大企業では同じ時刻に多くのデータが集中するなど、大企業ならではの事象も発生します。そのような事態に備えるためにも、大企業に合った勤怠管理システムが推奨されます。

クラウド型の勤怠管理システムを大企業への導入実績で選ぶなら、株式会社ネオレックスが運営するバイバイタイムカードをおすすめします。1000人以上の企業を得意としており、IKEAやカルディ、西武グループなど煩雑な勤怠管理が求められるホテルや小売大手の導入が進んでいるところが何よりのポイントです。導入に関してプロジェクトチームが発足し、各社に合わせたカスタマイズが可能です。

 

今使っている勤怠管理システムをリプレースするなら

勤怠管理システムはどれも同じというわけではありません。すでに勤怠管理システムを導入している場合でも、使い勝手に不都合を感じる場合はリプレースを検討することも一つの方法です。

具体例としては、打刻方法やシステムの仕様が勤務形式と合わない、システムが複雑すぎて使いこなせない…などです。自社に合った勤怠管理システムを選ぶためには、まず現在使用している勤怠管理システムの問題点を洗い出し、それをカバーできるシステムを選びましょう。

たとえば、Salesforceを活用している企業であればTeamSpirit(チームスピリット)があります。Salesforce上で稼働する勤怠管理システムのため、新たなシステム導入の必要がなく、馴染みのあるインターフェースでユーザーが迷いません。

・現在のシステムの問題点をクリアするシステムを選ぶ

せっかく勤怠管理システムをリプレースするのなら、システムの問題点をクリアするだけでなく、少しでもメリットの大きなシステムを選ぶに越したことはありません。現在のシステムを踏まえて、不足している機能だけでなく勤怠管理情報を活用して社員にどう働いてほしいか、企業の理想像を踏まえて考えてみるのも良いでしょう。

HuRaid(フレイド)社が提供するサービスでは、勤怠・労務情報からAIを活用して退職予測を行ってくれる、などの、データを活用した健康経営のアドバイスや、労務問題の解決策を導いてくれます。
https://huraid.co.jp/

 

勤怠管理システムは業務形態に合わせることが重要

業務形態に合わない勤怠管理システムを使うことは、単に使い勝手の問題だけでなく、会社に対する不信感となってしまうこともあります。そういった意味ではカスタマイズできるシステムがベストかもしれませんが、コストの問題もあるでしょう。

評判も参考にはなりますが、まずは勤怠管理システムが自社の業務形態にしっかりと合致しているか見極めることが大切です。よくあるケースとおすすめの勤怠管理システムを紹介します。

・シフト勤務など時間が不規則なケースには

先述したシステムも含めてご紹介します。「ジョブカン」は、変形労働制・フレックス制・裁量労働制などさまざまな勤務形態に加え、所属や雇用形態別で管理できます。シフト・有給・工数・残業などと組み合わせて使うことも可能です。大企業であれば、「バイバイタイムカード」が実績も多く安心できます。

他店舗運営や、外食チェーンを経営されている企業であればGulf CSM(ガルフシーエスエム)勤怠管理をご検討ください。30,000店舗以上の導入実績があり、店舗・飲食店向けに工夫されているシステムです。顔認証などなりすまし防止機能もあり、多くの入退社が想定される業態にもピッタリです。手持ちのPCやデバイスを活用できるため、新たな機器の導入が不要という点もメリットです。

・出張、直行・直帰などが多いケースには

出張や直行・直帰が多い職種や業態では打刻をいつでもどこでもできることが重要なポイントとなるため、マルチデバイス対応をしているシステムが重要になります。

今までご紹介したもののほかに、デジジャパンのTouch on Time(タッチオンタイム)もおすすめです。導入社数14,500社を超える実績があります。サポートも手厚いため、初めて導入する企業でも安心です。勤怠管理に特化しているからこそ、充実の機能と働き方改革を支援する仕組みも備えています。もちろん、法改正にも対応済みです。

・外国人の従業員が多いケースには

株式会社ネオキャリアが運営するjinjer(ジンジャー)が良いでしょう。英語、台湾語、タイ・ベトナム・インドネシア語に対応しており、東南アジア系に強いといえます。人事データを一つに集約して管理することで、会社の経営を最大限に活かすことを目的としています。スマホアプリがあり、打刻がしやすいのも人気の理由です。初期費用はプランに応じて変動しますが、月額費用は300円から利用可能です。

英語対応であれば、「TeamSpirit」、「ジョブカン」、「Gulf CSM勤怠管理」「バイバイタイムカード」なども可能です。

 

勤怠管理システム導入で全ての社員に快適さを

働き方改革はまだ始まったばかりです。この制度が根付けば、働き方の多様化はもっと進むでしょう。法令をしっかりと遵守できる企業であり続けることは、人材確保の面からもとても重要です。ご紹介したような方法で、それぞれの会社に合った勤怠管理システムを見つけ、しっかりと運用することで働きやすい職場づくり、選ばれる企業づくりを目指しましょう。

最後に、本稿で紹介した勤怠管理システムを含めた、代表的なシステムを表にしました。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。