経理の業務分担表の作り方。内容やポイントについて解説

事業規模が大きくなると経理業務でやることも増え、人数を増やさなければならなくなります。そうなると大変になるのが、従業員1人1人のタスク管理です。この課題を解決するために、タスク管理で役立つ業務分担表の作り方とポイントについて解説します。

 

業務分担表を作ろう

事業が拡大し経理を複数人で担当するようになると、従業員1人1人の業務管理が必要になります。そのために役立つのが業務分担表です。業務分担表の役割やメリットについて、まずは明確にしましょう。

業務分担表を作成する目的

業務分担表を作成する目的は、業務の割り振りをチーム全員で共有する「可視化」にあります。従業員1人1人が自身の業務を把握し、何をすべきなのかを明確にすることに加えて、チーム全体として誰かに作業が偏りすぎていないかといった問題を洗い出します。 また、実際に作業が始まってからも、自分以外の作業者がどのような作業をしているか、個人や全体で遅れが出ていないかといった進捗管理に利用するのが目的です。

業務分担表のメリット

担当者全員の業務が可視化されることで、さまざまなメリットが生まれます。 第1に、目標とそれに至るまでのプロセスが明確になることで、作業に優先順位をつけやすくなるという点です。他の作業者の業務を把握すれば、自身の作業の滞りによって別の誰かの作業が回らなくなるといった事態を防ぐことにつながります。 また、業務全体を見渡すことで作業の取りこぼしがなくなり、遅れている作業にはフォローに入ることもできるようになります。自身の業務に対し責任感も生まれ、エンゲージメントが高まる効果も生まれるでしょう。

 

業務分担表で明確にするポイント

業務分担表を作成するにあたって、明確化すべきポイントについて解説します。

仕事の全体像と役割の分担

業務分担表を制作するにあたり、まずやるべきことは経理業務の全体像を明確化することです。ここで弊害となるのが、全体像を把握している人間が不在の場合、きちんと調査を踏まえて把握することが必要になる点でしょう。 その場合、まずは経理担当者全員の作業内容とそれにかかった時間を記録することから始めます。こうすることで経理全体の作業内容を把握し、誰がどの役割に割り振られているのかも確認することができます。

作業の効率

作業内容の集計が終わったら、その工数を数値化しましょう。例えば、ある作業に対し担当者2人がそれぞれ2時間ずつかけていたら工数を4とカウントします。そうすることで、作業内容にどれほどの工数がかかるかがわかるようになります。 これをすべて明らかにすることで、現時点でどの作業にどれだけ工数がかかり、また無駄な人員を作業に割いていないかどうかがわかるようになるでしょう。そこから作業の効率化を図っていきます。

 

業務分担表の作り方

経理業務の全体像と役割、作業効率が見えたら、次はそれに準じて分担表を作っていきましょう。

業務細分化と優先順位の設定

業務は細分化してみないと、実作業が見えにくい場合があります。例えば「給与の計算」という業務は、労働時間の集計と手当の計算、社会保険料に税金の計算、給与明細の発行という具合にプロセスが分かれています。 このように細分化することでやるべき作業がより明確になり、外から見たときの進捗も把握しやすくなるでしょう。 また、作業は設定した期間内に終わらせることが重要ですが、イレギュラーな仕事が入った場合や、休職者が出た場合などに進行を変えなければならないこともあります。そういったときのために必ず終わらせるべき仕事とそうでない仕事とに分け、優先順位をつけましょう。

具体的な数値の設定と達成度確認

達成度を確認するために、数値を具体的に設定します。先ほどの給与計算で言えば、「完了させる」ではなく、「〇月×日までに△△人分の給与明細の発行」といった形で、数値を盛り込みましょう。 達成度の確認に役立つのはもちろんですが、万が一作業に遅れが発生したときにどの程度遅れているのか、また次のサイクルで分担表を作る際に参考値として使うことができます。

柔軟性を確保した計画

従業員の手が空くことがないよう、スケジュールはできるだけ詰め込もうとする経営者もいますが、それはかえって非効率を招く結果になることがあります。 スケジュールをあまりに綿密に立てすぎると、少しの遅れでもその後のスケジュールがすべて破綻してしまい、目標達成を諦めた社員のやる気が下がったり、ことあるごとにリスケが必要になったりしてしまいます。 作業分担表は最初からある程度変更を前提とした、柔軟性のあるものを作成するように心がけましょう。

 

まとめ

作業分担表を作成することで、作業の全体像や個々人の役割が可視化され、仕事情報の共有がしやすくなります。連携や進捗確認で大いに役立つでしょう。 経理の場合は個人で作業を進めることも多く、1人1人が仕事を抱えがちです。そうならないように、作業分担表を作成してそれぞれの仕事を管理していけば、巻き返しの利かない時点での大きなトラブルなどを防ぐことにもつながります。

 

 

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ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。