経理代行によって業務改善に成功した事例とは。改善ポイントの解説

経理業務は会社の状況に合わせて業務内容が変わります。そのため常に課題を抱え、放置すると深刻な問題を引き起こします。そうならないために経理代行を用いて業務改善を実施してみてはいかがでしょうか。改善に成功した事例や理由について解説します。

 

業務改善の必要性とメリット

経理業務は事業規模や業種にかかわらず必ず発生する業務です。しかし売上や利益に直結する部署ではないため、手を入れるのが後回しになってしまう傾向にあります。 しかし、それによって企業内でさまざまな問題を引き起こす可能性があるのです。経理業務の内容を改善し、効率化することの必要性とメリットについて知っておきましょう。

なぜ業務改善が必要か

なぜ経理業務において業務改善が必要なのでしょうか?その理由について詳しく説明していきます。 まず、専門性の高さから来る人材不足への対応です。経理業務は簿記などの専門スキルが必要なため、教育コストがかかる上に担当替えが難しいのです。そのため大企業であっても、人材が常に不足しがちな傾向にあります。 さらに経理の仕事は決算業務や給与計算など正確性が求められる上に、これらの納期は徹底して守らなければ企業の信用に関わります。経理業務が機能しなくなれば、会社を運営することはできません。 これらの理由により、経理業務のタスク量が遂行能力をオーバーしないように業務改善を行う必要があるのです。

業務効率化による効果

業務効率化を行うことで、さまざまなメリットがあります。 例えば先ほど問題として指摘された人材不足の解消です。同じ作業量をより少ない人数で効率的に回すことができるようになれば、人材不足に悩まされることはありません。それと同時に人件費も削減できるでしょう。 また経理担当者の負担が軽減し、ミスの減少にもつながります。さらに決算書などの経営判断に必要な書類がよりスピーディに作成されるようになれば、それだけ経営方針の決定や施策の準備を早く行うことができるようになります。

 

経理と業務改善

経理業務を改善するにあたってどのような手順で行えば良いのでしょうか?実際の流れとポイントについて解説します。

業務改善の流れとは

経理業務の改善において、まずすべきことは現状の業務の洗い出しです。誰がどのような業務にどれだけの時間をかけて行なっているのか、すべての作業を整理していきましょう。 このとき、人数と時間を掛け合わせて数値化すると、作業に必要な工数がわかりやすくなります。例えば、人数が2人で合計4時間かかる作業なら「8」という具合です。この作業を行うことで、経理業務全般に必要な工数が明らかになります。 続いては先の作業を元に、問題点の洗い出しを行いましょう。人員の配置に問題はないか、他の作業の影響で待機時間が出てしまっている業務はないかを確認します。 それらの作業が終わったら次はいよいよ業務改善のための具体的なプランを立て実行に移しましょう。優先順位をつけて段階的に行った方が成果が出やすくなります。それを定着させるというサイクルを繰り返していきましょう。

経理で可能な業務改善とは

経理のワークフローや仕組み自体を変えなくても、すぐに実行できる業務改善もあります。 例えばキャッシュレス化です。現金の扱いは余計な人件費や時間がかかります。キャッシュレス化して現金管理の手間を省くだけで経理の仕事は楽になるでしょう。 また管理するものをできるだけ減らします。資料を紙からデータ化すれば一つのファイルの中で管理できるようになるでしょう。他にも、一度で行うべき業務を何回かに分けて行っていないかなどを確認し、まとめられるものはまとめてしまいましょう。

 

業務改善のポイント

業務改善を行う上で、施策を検討するポイントについて解説します。次の要素を踏まえた上で進めていくと、業務改善の成果が出やすくなるでしょう。

ミスを防止・カバーできる環境作り

経理業務は正確性が必要とはいえ、人の手で行う以上は必ずミスが発生します。重要なのは、ミスを防止する体制作りと、ミスが万が一発生したとしてもカバーできるようにすることです。 作業が終わった後にもチェックする人数を増やしたり、確認の手間を一つ増やすだけでも防止できる可能性は高まるでしょう。 また、ミスが発生した際に厳しく注意ばかりしていては、ミスの隠蔽が起こりやすくなってしまいます。ミスをすぐに報告できるように普段から信頼関係を築くように管理職に対し指導を行いましょう。

ITツールなど自動化の導入

経理業務における入力・計算の作業は同じルールに基づく反復作業です。これらはRPAやITツールを導入することで、ある程度自動化することができます。 自動化によって経理作業者の工数が減るだけではなく、機械による正確な計算により、ミスの減少にもつながります。

経理代行への外注

経理担当者の確保が難しい場合、外部の経理代行企業に委託してしまうという方法もあります。 必要に応じて経理作業者を派遣してもらうことで、人材不足の解消はもちろん、必要に合わせて適切な人数を配置することができるようになります。

 

経理代行の基礎知識

経理代行は、経理業務における問題を解消するのに有効な手段です。その理由やメリットを知るために、経理代行について掘り下げて解説します。

外注できる業務

経理代行で外注できる業務内容ですが、結論から述べてしまえばすべての経理業務を外部に委託することが可能です。 記帳代行や給与計算のような比較的簡単な業務から、請求書の作成や管理、年次業務である決算業務や確定申告など、あらゆる業務について代行してもらうことが可能です。 それだけでなく、経理担当者の育成や経営コンサルティングサービスを提供している経理代行会社もあり、財務管理などを含めより広域の業務を外注することもできます。

経理代行のメリットとデメリット

経理代行を活用するメリットとして挙げられるのは、適正な人材配置によるコスト削減と、専門性の高いサービスを受けられるという点です。 経理業務の忙しさは年内を通して同じではありません。決算間近や年末はより多くの人員が必要になります。その時期だけに別の部署から人を借り入れなければならない企業もあるでしょう。このような人員調整が楽に行えるのは経理代行のメリットです。 また、経理代行を行うスタッフは専門性が高い人材ばかりで、迅速で正確な業務を行うことに期待が持てます。どのようなツールやソフトを使っているかも参考になるでしょう。 一方デメリットとしては、情報を外部に提供するため漏洩リスクがあることと、社内に経理のノウハウが蓄積されにくい点です。これらのデメリットに対し注意を払っている代行会社を選ぶ必要があります。

代行サービス選びのポイント

代行サービスを選ぶときのポイントは、「費用よりも効果を優先する」という点です。 格安でサービスを提供している代行会社もあります。任せる業務が簡単なものばかりであればそちらの方が得かもしれませんが、決算業務などの専門性が高いものは、会計士や税理士がいる代行会社の方が良いでしょう。 自社が提供してもらいたいサービスを提供しているかどうかは優先すべきです。 また、セキュリティに関しては漏洩リスクがある以上、しっかりと取り組んでいる代行サービスを選ぶことを心がけましょう。データの持ち出しに関する規則などは整っているか、スタッフにセキュリティ教育が行き届いているかは確認しましょう。

 

経理代行での業務改善事例

経理代行を利用して実際に業務改善を行えた企業の事例について紹介します。

コスト削減と効率化

世界数十カ国で事業を展開しているある大手企業は、経理スタッフの不足に対して派遣社員を使うことで対応していましたが、人の入れ替わりが激しく、またそのたびに教育を行う必要があるので過剰コストに悩まされていたそうです。 そこで、経理代行サービスに外注し、社内にプロのスタッフを常駐してもらうようにしました。その際に経理業務全体を洗い出した上で業務の効率化もプロの視点で行ってもらい、業務改善と過剰コストの問題の両方を同時に解消できたといいます。

メイン業務への集中とコスト圧縮

全国展開している某飲食チェーン店では、店舗数の増加に伴い経理作業が増加したことで、経理作業を本来経理業務を行うべきではない社員がフォローしなければならなくなりました。 この問題に対し、経理代行を使うことで解決を図ります。売掛金の計算式をツールに組み込んで自動化し、データの照会と消し込み作業を代行してもらうことにしたのです。 その結果、経理への対応人数を1/3に縮小し、社員をメイン業務へ集中させることに成功しました。

業務整理と適正化

観光業を営むある会社では、経理業務を少人数に任せる体制で行っていました。この会社はかねてより担当者の作業負荷を懸念していましたが、経理担当者の1人が長期休暇を取ることをきっかけに、業務整理に乗り出しました。 経理代行サービスを用いて、担当者からのヒアリングと実務の確認を繰り返し、作業の適正化を行いました。業務改善にプロの事業者が手を加えたことで、業務工程の無駄を大きく省くことに成功したといいます。 全体の可視化に加え、特定の担当者が行っていた業務をマニュアル化し、引き継ぎや教育の効率化を図りました。筆記している業務をデータへ移行するなどの改善を行った結果、少人数でも経理業務が回るようになったそうです。

 

まとめ

経理代行会社の中でも、会計士や税理士が所属しているような水準の高い会社を使い、業務改善に乗り出した結果、経理における課題を解決した事例はいくつも存在します。経理代行を単なる簡易業務のカバーだけでなく、コンサルタントとして利用してみてはいかがでしょうか。 プロの視点から業務改善を行うことで、自社にいては見えなかった問題に着手することも可能になります。経理業務を効率化することでコスト削減などのさまざまなメリットが生まれるため、早期に着手することをおすすめします。

 

 

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ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。