経理関連書類の種類と保存方法。定められている保存期間とは

経理業務はさまざまな書類を、定められた期間保存する義務があります。日々増えていく大量の書類をどのように保存するのが良いのでしょうか?おすすめの保存方法と書類ごとの保存期間について解説します。

 

書類に関する用語の意味と種類

経理業務では、取引先や顧客、他の部門の要請に従ってさまざまな書類を発行します。経理業務を担当するのであれば、書類の持つ意味や区分について正しく理解しなければなりません。 まずは経理に必要な書類に関する用語二つに関して理解を深めましょう。

証憑書類とは

証憑(しょうひょう)は、取引の立証を意味する書類を指す言葉で、『証憑書類』は書類そのもののことをそう呼びます。取引の記録として正確性・真実性を証明するために必要なため、保管義務が定められています。 社内取引の場合、納品書や請求書の控え、発注書などが証憑書類に該当し、社外取引では注文書や商品受領書、契約書や領収書が該当します。 証憑書類があることで、取引で交わされた契約などが口約束などではなく同意の上で決定したという証明となるのです。非常に重要な書類なので、どの企業でも内容のチェックや保管には注意を払っています。

帳票とは

帳票も証憑書類と同じく、証拠として残すためのものです。証憑書類と違うのは、帳票は会社や店舗で行われる取引に関する記録である点でしょう。 帳票書類には「帳簿」と「伝票」があります。帳簿が取引自体の書類であるのに対し、伝票は取引間で行われたお金の動きを記録する書類です。 帳簿と伝票にはそれぞれ、次のようなものがあります。 帳簿の種類

・仕訳帳:日付順に全ての取引を記録した帳簿
・総勘定元帳:仕訳帳をベースに、勘定科目ごとに分類して記録した帳簿
・現金出納帳:現金の出入りを記録した帳簿預金出納帳:口座上の取引に関して記録した帳簿
・買掛帳:仕入先ごとに分類して取引を記録した帳簿
・売掛帳:得意先ごと分類して取引を記録した帳簿
・経費帳:必要経費を記録した帳簿
・固定資産台帳:固定資産について記録した帳簿

伝票の種類

・入出金伝票:お金の出入りを1件ごとに記録してある伝票
・見積書:報酬・費用の見込額を書面に記録してある伝票
・請求書:取引先に金銭を請求するための伝票
・納品書:サービス・商品を相手方に納品したこと証明する伝票
・領収書:金銭のやりとりがあったことを証明する書類

 

書類の種類別の保存期間

書類は税務上、種類別に保存期間が決められています。扱いを間違えないように、それぞれの書類について確認していきましょう。

従業員に関する書類は5年

5年以下の保存期間で良い書類については、以下のようなものがあります。

・一般健康診断個人票
・雇用保険の被保険者に関しての書類
・労働関係に関する書類や労働保険料の徴収に関する書類
・健康保険・厚生年金・雇用保険に関する書類

一般的には従業員の健康や保険に関する書類が多い傾向にあるようです。また、監査に関する書類や金融機関が保存する書類も、原則5年と言われています。

税務関係の書類は7年

総勘定元帳や契約書、現金出納帳など税務関係の書類は税法によって7年の保管が必要と定められています。 税務調査が入ったときに提出しなければならない書類であり、書類の不備があったり、意図的に隠蔽したと見なされたりして悪質だと判断された場合には追徴金を課される可能性もあるので、注意が必要です。

10年保存や永久保存の書類とは

10年以上の保存が必要な書類は、商法によって定められている商業帳簿や営業に関する書類です。ただし決算書や総勘定元帳は税法では7年ですが、会社法では10年と定められているため注意が必要です。 また法令で具体的に期間が定まってはいませんが、定款、登記関係書類、訴訟関係書類、特許などといった知的財産権に関する書類は永久保存しておくことをおすすめします。

 

書類の保存方法

経理上で重要な書類の保存方法について、国税庁のガイドラインに沿って見ていきましょう。

原則は紙で保存

重要書類は紙で保存するのが原則となっています。例えば、メールなどでやりとりした電子契約書についても、印刷して紙に残すことが可能です。 そして紙面印刷を行った場合、電子データの方は破棄しても構わないことになっています。

マイクロフィルムによる保存方法

帳簿書類は6年を経過した後は、一定の条件を満たしたマイクロフィルムに保存することも可能です。 その場合、マイクロフィルムリーダかマイクロフィルムリーダプリンタが必要であり、こちらも国税庁の定めた要件を満たしている必要があります。

電磁的記録による保存方法

サーバ・DVD・CDなどに記録されている電子データでの保管については、あらかじめ所轄税務署長に許可を得ておくことで可能になります。 ただし、この場合も一定の要件を満たさなければならないため、あらかじめ国税庁のホームページで詳細を確認しましょう。国税庁「帳簿書類等の保存期間及び保存方法」

 

まとめ

経理関連の書類にはさまざまなものがあり、それらは必要に応じて保管しておかなければなりません。保管せずに破棄してしまうと、税務署に目をつけられたり、罰則が課されることもあるので注意しましょう。 保存期間は書類や法律によって異なります。正しく保管し、そして万が一にもわからなくなってしまったら税理士や国税庁に問い合わせるようにしましょう。

 

 

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ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。