採用業務をアウトソーシングする企業が増加中! そのメリットとは?

アウトソーシングサービスが盛り上がっています。中でも、各社により手法が全く異なるためアウトソーシングしにくいと言われていた、人事の採用領域に注目してみましょう。「ヒト」で会社に貢献できる人事部門にとって「採用」業務はキモであり、最も重要な業務の一つですが、その採用業務をどのようにアウトソーシングしていくのでしょうか。そして、あなたの会社にもメリットはあるのでしょうか?詳しくご紹介していきます。

 

採用現場では今何が起きている?

採用現場では団塊世代の大量退職や少子化などの影響により、ここ数年は売り手市場の状態が続いています。売り手市場は正社員だけでなくパート・アルバイト採用にまで及び、定年後の再雇用やシニアの活用などが進んでいます。採用現場では何が起きているのでしょうか。

◆新卒採用の現状

新卒採用に関する調査やデータはリクルートを始めとして多くの団体から発表されています。俯瞰してみると、「就職活動をする学生の数はここ5年間でほぼ横ばいであるにもかからず、求人総数は150%増」です。

ここから、新卒採用は人材の確保自体が難しい状態になっていることが容易にわかります。まさに「売り手市場」と言われることも納得です。就職活動の方法は多様化しているとはいえ、メインはやはり大手就職サイトが中心であることに変わりはありません。そのため、大企業であればあるだけ優秀な人材が確保しやすく・費用対効果が上げやすいとはいえ、中小企業は難航せざるを得ないでしょう。もちろん業態によってWeb業界やエンジニア系であればWantedlyなどに学生が集まることも多く、大手メディアほどではない活用が可能になります。

採用計画を充足させるために、いかに良い学生をある程度のボリュームで集めてくるかがキモになります。

参考:
就職白書2019 ー調査リリースー(就職みらい研究所)
第36回 ワークス大卒求人倍率調査(2020年卒)(リクルートワークス研究所)

◆中途採用の現状

中途採用は新卒学生をイチから育てるのではなく、即戦力となる人材が採用できるため、時間をかけて人材育成ができない場合などに有効な採用方法です。

ただし、中途採用も新卒同様、売り手市場であることは変わりません。右肩上がりで求人数は増えており、優秀な人材の確保は急務と言えます。また、働き方の多様化が進んでいることも苦戦する理由のひとつでしょう。退職はかんたんにできるようになったものの、副業という選択肢やフリーランスになることのハードルがこの数年でぐっと下がりました。そのため、正社員雇用というフルタイムでの確保難易度が高くなっていることも一因と言えます。

人手としての副業やフリーランスの活用は、企業によっては制度の見直しを求められたり、マネジメントする側のノウハウがないことから、はじめの一歩の踏み出しが難しいこともあります。

◆パート・アルバイト採用の現状

求人募集が多く、反対に求職者が少ない地域では、パート・アルバイト採用も容易ではありません。新規採用のたびに募集から面接などの予定を立てなければならず、人手が足りない中での日程調整は大変なものです。求人が多いため、応募者への対応の速さも重要な要素です。webからの応募も一般的になり、業務時間外にあった対応速度も課題となっています。

そして、大きなことでパート・アルバイトの求職者が仕事に求めるものの地域差もあります。時給の高さを求めるのか、仕事に見合った昇給などやりがいを求めるのかなど、仕事に求めるものは地域によって異なります。各地域に支店のある企業が首都圏にある本社から一括求人をする場合に、効果的な採用ができるかは地域分析も必要になってきます。

 

採用業務のアウトソーシングとは?

このように採用する人の区分によって課題は多くありますが、量・質ともに高めていくことのための施策や戦略をしっかり考えていくことが、人事の重要な責務となっています。しかし、実際の採用と言えば付随する業務が非常に煩雑です。募集要項の作成、応募者の履歴書チェック、募集者とのコミュニケーション、面接担当者とのスケジュール調整、筆記テストの結果集計、各面接結果・合否結果の履歴整理・・・・等、考えただけでもたくさんの業務がある一方、個人情報の観点からも外注という選択肢に目を向けられにくい業務でした。

人手が潤沢にいる大手の人事部なら回るのかもしれませんが、採用を強化している会社で人員は貴重です。人事担当者や責任者が然るべき戦略策定・分析・施策実行のPDCAを回せるようにするには、ノンコア業務の整理とアウトソーシングという選択肢を活用するのは賢い選択と言えます。

アウトソーシングの対象範囲は広く「採用計画や採用条件の策定」・「最終面接や採否の決定」などの、コア業務以外の全ての業務を外注することが可能になっています。

採用業務のアウトソーシングを利用するメリット

厚生労働省の行った調査によれば、採用業務のアウトソーシングを利用した理由は大きく分けて2つあげられています。1つは「採用業務に関わる人手不足の解消」、そしてもう1つは「社外の専門性」です。

これら2つのうちどちらかに不足を感じている場合であれば、採用業務のアウトソーシングを利用するメリットは大きくなるでしょう。

・採用に関する人手の確保

採用業務には人手が要ります。大企業では多くのエントリーが集まりますし、中小企業などでは普段の業務をこなしながら、採用業務を担当することも多くあるでしょう。

採用業務のアウトソーシング化を図っても、重要な判断などは行う必要がありますが、アウトソーシングを上手く利用すれば事務的な作業や手続きから解放され、効率的に業務を進めることができます。

・採用に関する専門知識

採用業務を専門に行い実績を上げているアウトソーシング業者であれば、企業の魅力を効果的にPRする方法や、優秀な人材を採用するためのノウハウを持っています。例えば、面接官の質の向上は、良い人材を見抜くために欠かせない要素です。加えて近年はビッグデータなどを利用しながら就職活動の傾向を分析し、科学的に採用計画を策定しようという動きも活発化しています。

企業内部の採用業務では、どうしても内側からの視点・担当者たちの過去の経験則となってしまいますが、アウトソーシングにより外側からの視点を加えることで、時流を掴みより求職者が求める情報を発信しやすくなるという面もあります。そうすることで、良い人材の確保につながることは間違いないでしょう。

 

採用業務のアウトソーシングのタイプと進むクラウド化

就職・転職活動とインターネットは切っても切れない時代となりました。求職者はさまざまなサイトやSNSを駆使して企業の情報を集め判断材料としています。そのため、企業側の情報発信力もより良い人材を得るためには非常に重要な要素となります。

インターネットを活用した求職・採用活動は、エントリー数が膨大な大企業だけではなく、中小企業、そしてパート・アルバイト採用に至るまで、あらゆる場面で進んでいます。こういった流れも採用業務のアウトソーシングが増える一因となっているのは間違いありません。それでは、採用業務のアウトソーシングには具体的にどういった種類があるのでしょうか。

◆広告型

広告型の採用業務のアウトソーシングとは、採用業務の最初の入口、母集団形成をメインとした業務の代行です。コーポレートサイトとは別に、就職後のイメージが掴みやすくなるような採用サイトを作成し、求人サイトなどに広告を出すなどの業務がメインとなります。

また、セミナーや会社説明会といった情報発信の場を多く設定したり、会社についての理解を深めてもらうための機会を設けたりすることは、イメージのギャップを減らし、入社後の離職率を下げる効果が期待できますが、同時にこれらの準備は大きな負担となります。こういった業務もアウトソーシングすれば採用業務のコアな部分に集中することができます。

◆採用管理システム

採用管理システムとは、採用に関わる全ての情報を一元化するシステムで、採用業務の進捗状況や応募者一人一人の情報が容易に抽出できるため、担当者間での情報の共有が非常にスピーディーになります。

現在では多くの便利なツールが出てきました。人事業界に長く携わっていた会社がノウハウを活かして作ったツールなども多くありますので、自社に合いそうなツールを選ぶのも一つでしょう。

◆人事スタッフ提供型

人事スタッフ提供型の主な目的は採用のマンパワーの不足を補うことです。例えば、多くのエントリーが来るような企業であれば、書類選考だけでも膨大な量になってしまいます。こんな時は、書類選考や1次面接はアウトソーシングで振り分けてもらい、その後の選考は自社で行えば、時間と労力を大幅に軽減することができます。

また、応募者への連絡や日程調整など、事務的な業務をアウトソーシングするだけでも負担の軽減につなげることができるでしょう。

 

どこまで任せるべき?採用業務のアウトソーシング

採用業務のアウトソーシングにどこまでを任せるべきなのか悩むところです。まるごと委託するということはあまりないでしょうが、任せる範囲が多くなればそれだけ費用はかかります。また、任せた領域についてはノウハウが自社内に貯まらず、外注依存から抜けられなくなることも事実です。

アウトソーシング会社の中には、採用コンサルタントや面接官の育成など、自社に採用スキルやノウハウが残る形での支援をしているところもあります。サービス導入時に、比較ポイントとして考えておくことが良いでしょう。

部分最適という選択肢もある

アウトソーシングだけでなく、採用業務をツールで代替するという手段も考えられます。たとえば、Web面接プラットフォームもそのひとつ。地方出張工数の削減につながったり、面接日程の管理まで可能なものもあります。全体のプロセスを一任する、ということだけではなく、一つひとつの業務がシステムで解決できることもあり、それも採用業務の効率化につながりますね。

 

実例で見る採用アウトソーシング会社の特徴

実際のアウトソーシング会社はどのような特徴を持ち、どういった業務を請け負っているのでしょうか?採用のアウトソーシングを取り扱う会社の中から特徴のある3社をピックアップしました。前提としてどのような特徴があるのか、一般論についても触れておきましょう。

採用アウトソーシング3つの特徴とできない仕事

主に「募集広告周辺の業務代行」・「候補者とのコミュニケーション代行」「採用そのもののコンサル」の3つに大きく分類されます。

フルアウトソーシングも理論上は可能ですが、

・面談代行はどのくらいルールを明文化したらできるのか?
・合否判断は委ねられるのか?
・新卒から中途まで一貫して行えるか
・全国対応はできるのか?(地方)

など、乗り越える課題が多いのも事実です。そのため、「自社の採用業務において、最適化すべきところはどこか?」をしっかり考えて、しかるべきパートナーを見つけていましょう。それでは特徴的な3社をご紹介していきます。

20年以上の実績を持つ「レジェンダ・コーポレーション株式会社」

レジェンダ・コーポレーション株式会社は1996年創業の採用と人事の専門会社です。新卒採用・教育のアウトソーシング事業を皮切りに、中途採用、パート・アルバイト採用に関わるほぼ全ての分野を網羅し、これまで550社以上の採用業務に関わってきました。また、新しい技術も積極的に取り入れ、常に先駆者であり続けている企業です。常駐支援も可能です。

会社ホームページからは無料で「採用実践力」のオンライン診断を受けることができ、「採用業務がどこか上手くいっていないが、何を改善すればいいのかわからない」といった問題点の洗い出しに役立ちます。診断は質問に回答していく方式で、自社に合ったアウトソーシング法を知るきっかけにもなるでしょう。

https://www.leggenda.co.jp/

 

急成長を見せる人材ベンチャー「株式会社ネオキャリア」

株式会社ネオキャリアは、今、右肩上がりの急成長を見せる総合人材会社です。採用のアウトソーシングの他にも、採用のコンサルティングや人材紹介・人材派遣など人材に関する業務を手広く展開しています。

採用方針の決定や採用者の決定などのコア業務以外は広範囲でアウトソーシングすることができ、休日や夜間の対応も可能です。また、海外拠点や地方拠点を活用することで、アウトソーシング費用も低く押さえられることが特徴の一つとなっています。

https://www.neo-career.co.jp/

 

アルバイト・パート採用に強い「株式会社ツナグ・ソリューションズ」

株式会社ツナグ・ソリューションズはアルバイト・パート採用に強い企業です。これまで蓄積してきた膨大なパート・アルバイト採用のデータを活用し、地域・ターゲット・予算の組み合せからベストな採用方法を選択することができます。

パート・アルバイト採用では、複数の求人誌に広告を出すことが多くなりますが、この窓口を一元化することにより、求人広告費用や応募者対応の負担も軽減することができます。また、応募者専用のコールセンターがあり、応募者の電話を取りこぼしてしまうこともなくなるでしょう。

https://www.tsunagu.co.jp/

 

まとめ

自社の採用業務の課題を洗い出し、それをクリアするためにはどのような方法をとるべきかを考えましょう。採用業務は会社の未来を共に築く仲間を探す大切な業務です。

売り手市場や働き方の多様化が後押しし、優秀な人材の確保はより難易度が高く鮮度が求められ、そして煩雑なものになってきました。全体最適のためにどういうサービス・システムが自社に合うのかを判断して、より強い組織づくりを目指していきましょう。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。