おすすめの受付システム14選!機能・メリット・選び方も解説

受付システムは訪問者対応や電話による取次ぎ業務などの受付業務を自動化するシステムです。受付システムの導入により、受付業務の効率化、受付人員の削減が実現できます。選び方やおすすめの受付システムをご紹介します。

受付 システム

内線電話や来訪者カードなどを使って受付業務を続けていませんか?このままでは、受付内線を取る負担が一部の社員に偏ってしまったり、作業時間が少なくなってしまったり、内線電話が鳴る度に集中力が途切れてしまったりと、業務効率が悪くなる一方です。

iPadなどを受付に設置して、来訪者が情報を入力するだけで受付が完了する、という受付システムを見たことがある方もいると思います。実は受付システムを導入すると、受付業務を担っていた社員がコア業務に集中できるようになる等、メリットが大きいです。

今回は便利な受付システムの機能やメリット、おすすめの受付システムをご紹介します。

 

受付システムとは

受付システムとは、訪問者対応や電話による取次ぎ業務などの受付業務を自動化するシステムです。iPadなどのタッチパネルや音声ガイダンスによって、内線電話への取次ぎ、入館証の発行を行います。

受付システムの導入により、受付業務の効率化、受付人員の削減が実現できます。また、内線電話ではなくメールやチャットへの通知によって、電話対応の業務削減ができたり、ロボット対応によって受付のイメージアップが期待できる受付システムもあります。

 

受付システムの機能

受付システムには、さまざまな機能があります。

◆来客予約・受付

受付システムでは、来客の予約と受付ができます。事前に来客予約をする場合と、当日にその場で予約をする場合の、2パターンに対応できる機能があります。

タブレットや専用端末に、来訪者が名前や連絡先、訪問目的などの情報を入力し、チェックインを行い、その情報が社内に届き、担当者が対応をします。

事前登録の場合、来訪者情報を事前に登録しておくことで、来訪者宛てにメールが自動送信され、当日の受付時に来訪者が入力する手間を省くことができる機能もあります。

中には、事前登録時にQRコードを発行し、来訪者はQRコードをかざすだけでチェックインが完了できるものもあります。スムーズに受付ができるので、来訪者にとっても嬉しい機能です。

◆ビジネスチャットやメールでの来客通知

来訪者が担当者を呼ぶ際、これまでは内線電話などが一般的でしたが、受付システムでは受付完了後にメールやビジネスチャットで通知を送ることができます。

内線電話であれば業務が中断されますが、来客通知では知らせが届くだけなので完全に手を止める必要がありません。

対応しているビジネスチャットは、受付システムによって異なりますので、導入前に確認してください。

◆来客・社員データ登録

来訪者や社員のデータを受付システムに登録できます。登録しておくことで、スムーズに本人確認ができますし、怪しい来訪者を検知することにも繋がります。

社員データを登録しておくと、来訪者がアポイントを取った担当者を簡単に検索して見つけることができるので、よりスムーズな受付ができるようになります。

受付システムによっては、来訪者の情報をカレンダーと連携させて登録できるものもあります。

 

どう受付システムを選ぶ?5つの判断ポイント

さまざまなタイプが受付システムにはありますが、どのような観点で選べばよいのでしょうか。今回は5つの選ぶポイントをご紹介します。

1. iPad・タブレット対応か、ロボット対応か

まず、受付システムのタイプを見てみましょう。iPadやタブレットで受付業務を行うものと、ロボットが受付業務を行うものがあります。

iPad・タブレット対応であれば、操作も容易でシンプルかつ簡単に受付ができます。スマートフォンの利用者が増えているので、来訪者も迷わず操作できる人が多いと思います。また、設置場所が広くなくとも設置できるiPad・タブレットであれば、受付をシンプルにすることもできます。

ロボットの受付であれば、音声認識や顔認識といった高度な機能があります。他の企業では珍しい受付になるので、スタイリッシュな受付になって他社と差別化ができるともいえます。

機能性や受付体験、来訪者にどのような印象を与えたいか、という観点で選んでみてください。

2. 来客通知の受け取りツールを選べるか

先ほどご紹介したとおり、来客通知をメールやビジネスチャットに送信する場合、受け取りツールを選べるかは重要です。

もし社内で導入していないビジネスチャットにしか連携できない受付システムを導入してしまうと、通知を送ることができないので結局他の手段で知らせる必要が出てきてしまいます。

ビジネスチャット以外にも、これまで通り内線電話でも取次ぎたい場合は、内線電話がそのまま利用できるかどうかもチェックしておきましょう。

3. 社員情報の一括CSV登録が可能か

社員情報を一括でCSV登録ができるか、は大企業であればあるほど重要なポイントです。受付システムに社員情報を登録するのに、手作業で入力していては手間がかかりすぎます。また、入退社がある度に更新の負担がかかります。

社内登録CSV機能があれば、一括登録・削除が簡単にできます。受付業務を効率化するだけでなく、その準備や管理もスムーズにできるものを選ぶのがポイントです。

4. 機能面とコスト面が見合うか

受付システムにはさまざまな機能がありますが、利用できる機能によって料金プランが細かく設定されているものが多いです。

たとえば、来訪時の内線電話を廃止したいだけの場合、来訪予約機能や来訪者の記録管理の機能は必要ありません。そのため、低コストで必要最小限の機能で、受付システムを選ぶとより効果的に導入できます。

便利な機能として、カレンダーに来訪者情報を記入すると連動している受付システムにも登録され、来訪予定者には自動で受付メールが届くという機能もあります。

どのように受付業務を改善していきたいのかを考え、必要な機能を洗い出し、料金プランを見て考えていきましょう。

5. セキュリティ対策はどうか

受付システムは個人情報を扱うため、情報漏えいやウイルス対策など、セキュリティ対策がなされているか確認しておきましょう。万が一のトラブル発生時に、受付システム提供会社からサポートを受けることができるのか、体制もチェックしておくと安心です。

 

おすすめの受付システム(iPad対応)

ではここからは、タイプ別におすすめの受付システムをご紹介していきます。まずはiPad対応の受付システムです。

◆RECEPTIONIST

RECEPTIONISTは、東京ガスやNTT DATAなど、8,000社以上の導入実績があり、シェアNo.1の受付システムです。ビジネスチャット連携や来訪者記録管理、受付コードの発行ができるのが特徴です。IPアドレス制限などのセキュリティに関する機能も豊富です。

料金
・スタンダードプラン:月額5,000円/50人毎(10名以下無料)
・エンタープライズプラン:月額10,000円/50人毎
・プレミアムプラン:要問い合わせ

 

◆ACALL RECEPTION

ACALL RECEPTIONは、二次元コードや顔認証といった多様な認証機能を備えている受付システムです。iPadを利用し入退館や受付の管理ができ、ビジネスチャットや通話アプリとの連携も可能です。

料金
・Basic:0円
・Pro:要問い合わせ
・Enterprise:要問い合わせ

 

◆ラクネコ

ラクネコは、QRコードで受付ができる受付システムです。来訪予定をカレンダーで登録すると、自動で受付用QRコードがメールで送られます。来訪者の情報入力は、手書き以外に名刺読み取りもできるのが特徴です。

料金
・月額10,000円〜(100名毎)
https://raku-neko.jp/

 

◆iPult

iPultは、ipadを利用した無人受付システムです。日本語と英語をボタンひとつで切り替えることができ、外国人の来訪者でも受付対応が可能です。終業時刻に合わせたカレンダータイマー設定などの機能も充実しています。接続にはアナログ電話回線が必要です。

料金
・要問い合わせ
http://www.meidentsu.co.jp/business-phone/phone/receipt/ipult.html

 

◆Envoy

Envoyはアメリカのサービスで、英語表記ですが簡単に操作ができる受付システムです。内線電話を使わず、Slackやメールで来訪者を確認できます。秘密保持契約(NDA)にiPadでサインしてもらうこともできます。

料金
・Basic:0円
・Standard:月額99ドル
・Premium:月額299ドル
・Enterprise:要問い合わせ

 

◆bitreception

bitreceptionは、非対面でスムーズに受付ができる受付システムです。bitlockシリーズと合わせてゲートや会議室の自動解錠もできます。QRコードでチェックインし、担当者には通知が届きます。OutlookやGoogleカレンダーから予定登録ができます。

料金
・月額3,000円/台〜

 
 
 

おすすめの受付システム(内線電話対応)

次は内線電話に対応している受付システムをご紹介します。

◆more Reception

more Receptionは、来客情報を登録すると自動でQRコードがお客様に届き、お客様はQRコードを端末にかざしてシンプルに受付ができるシステムです。内線やメール、ビジネスチャットにリアルタイムに通知が届きます。

料金
・要問い合わせ

 

◆I-Face

I-FACEは、導入企業700社、1,000台の実績がある受付システムです。2012年からPBX(内線電話)の受付システムを提供しており、最近ではiPadにも対応しています。国内外すべてのPBX(内線電話)に対応しており、機種問わず利用可能です。シンプルな操作性で、無駄な機能がなく運用ハードルが低いのが特徴です。

料金
・要問い合わせ

 

◆VisitView

VisitViewは、電話受付、ICカード受付、QRコード受付の3種類に対応している受付システムです。複数オフィス、テナントでも利用できるのが特徴です。セキュリティゲートとの連携も可能です。

料金
・要問い合わせ

 

◆Smart at reception

Smart at receptionは、既存PBX(内線電話)対応のiPad無人受付システムです。AI受付機能がついており、様々な通知方法にも対応しています。

料金
・Basic:月額20,000円
・Premium:月額30,000円
・Enterprise:月額50,000円
・HD Group:月額100,000円〜

 

◆MOT/Phone受付システム

MOT/Phone受付システムは、受付に設置されたシステムから担当者のスマートフォンや内線に繋がる受付システムです。日本語と英語に対応しており、施設予約管理もできます。

料金
・クラウド型(10外線・20内線〜):月額5,980円+初期費用29,800円
・オンプレミス型:要問い合わせ

 
 
 

おすすめの受付システム(その他)

ロボットや新しい受付体験を提供できる受付システムをご紹介します。

◆FaceTouch

FaceTouchは、チームラボが提供する受付システムで、名前からではなく顔写真から担当者を探すことができます。来訪者は担当者のプロフィール情報を見ることもでき、初対面でも話しやすくなります。音声応答機能をオプションでつけることもできます。

料金
・要問い合わせ

 

◆企業受付 for Sota

企業受付 for Sotaは、ロボットのSotaが受付をする受付システムです。顔認証システムが搭載されており、来訪が二度目以降の場合、受付対応が簡略化されるのが特徴です。顔認証との連携で、電子錠の解錠にも対応しています。

料金
・要問い合わせ

 

◆Alplay-Info

Alplay-Infoは、非接触インターフェースで、映像を空中に映し出し受付ができるシステムです。触覚を与える装置も搭載されており、空中を押しているのに、ボタンを押している感覚があります。空中に浮かんでいる映像は正面からしか見ることができないため、個人情報が見られる心配もありません。

料金
・要問い合わせ

 
 
 

受付システムの導入メリット

最後に受付システムの導入メリットをご紹介します。検討する上で、以下の項目で効果を感じられるか、を指標に受付システムを選定してください。

◆受付にかかる人件費などコスト削減ができる

受付システムを導入すれば、内線電話の対応者を配置する必要がありませんし、内線電話を設置する工事も必要ありません。それにより、人件費や工事費などのコスト削減ができます。

◆電話対応業務の削減

人件費という考え方以外にも、電話対応の度に業務を進める手を止めざるを得ず、集中力が途切れ効率が悪くなっていたところを改善できます。電話対応業務がなくなることで、電話対応をしていた担当者の、コア業務の生産性が上がると考えられます。

◆来訪者をスムーズに対応できる

受付担当者と口頭で来訪目的などを話したり、内線電話で直接社員に伝えたりするこれまでの受付では、受付用紙に手書きで情報を記入し、電話で連絡する手間がかかる分、時間もかかっていました。来訪が立て続く時間帯では、受付のために並ぶという現象も起こっていると思います。

受付システムでは、来訪者を担当者にシステム経由でつなぐことができるので、スムーズに対応ができます。入力もタッチパネルなどで簡単にでき、そこまで時間がかかりません。並ぶようなことも減るので、来訪者の印象もよくなるでしょう。

◆来客者情報を管理できる

セキュリティ対策の観点で、来訪者の情報を管理する必要があります。受付システムであれば、クラウド上に来訪者情報や予約内容を管理でき、簡単に閲覧や情報管理ができるようになります。

これまで紙に入力してもらっていた場合、そのデータを結局あとから担当者がPCに打ち込んで管理していると思います。受付システムであれば、来訪者が自身で入力するので、手間がかかりません。

また、受付予約の管理や来訪者情報を一括管理できると、予約の重複チェックや予約忘れといったミスを減らすこともできます。社員にとって受付対応の負担が減ります。

 

まとめ|受付業務はシステムでスマートに進めよう

さて今回は、受付業務をスムーズにできる受付システムをご紹介しました。

人の温かみがなくなるのではないか、と思って避けてきた方もいるかもしれませんが、これからは働き方改革の流れに乗り、業務効率化を進めていくことが求められます。たとえ受付システムになったとしても、その後担当者が出てきて商談や面談をするので、おもてなしの心がなくなるわけではありません。

それよりも、受付担当者の業務負担が減り、コア業務に集中できるようになることと、受付に時間がかかって来訪者のストレスになることがなくなることのほうが、メリットが大きいといえます。

どのような受付をつくっていきたいか、一度考えて最適な受付システムを選んでください。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。