庶務の業務とは?総務・事務との違い、企業が抱える課題と解決策をご紹介

「庶務の仕事内容を知りたい」「庶務の配置・運用に困っている」といったお悩みを抱えてはいないでしょうか?庶務について詳しく理解することで、より効率的な運用を実現することができます。本記事では、庶務の業務内容と課題・解決策について解説します。

これまで庶務は、自社の社員や派遣社員などに庶務を担当させることが一般的とされてきました。しかし、業務の効率化が進むなかで、庶務業務を代行(アウトソーシング)する企業も増えています。

そこで本記事では、庶務の業務内容、事務・総務・労務との違い、企業における庶務業務の課題などをご紹介します。庶務の業務は、電話・来客対応からデータ入力まで、多岐にわたります。しかし、庶務業務にまつわる課題もいくつかあるのです。

本記事を読むことで、庶務についての正しい知識を持ち、業務内容や必要性をしっかりと理解したうえで、庶務の運用を見直すきっかけとなれば幸いです。

 

庶務とは?9つの業務内容・特徴

庶務とは、電話対応やデータ入力など、事務作業全般を行う職種です。オフィスでのあらゆる業務を引き受け、社員がそれぞれの仕事に集中できるよう、縁の下の力持ち的存在として活躍します。

では、具体的な庶務の仕事内容は、どのような内容なのでしょうか。庶務の仕事内容は多岐に渡り、業務範囲は企業や配属される部署によって異なる部分もあります。一般的に庶務と呼ばれる業務内容は、具体的に以下のとおりです。

◆電話対応

先方からの用件を的確に伺い、質問の応対や社員への電話取り次ぎを行います。2コール以内に電話をとるのが電話対応の基本です。

電話対応は社外の人と会社を繋ぐ「窓口」の役割となるため、会社全体の印象を左右する重要な業務であるといえます。

◆来客対応

来客時に受付で対応をしたり、応接室などへの部屋案内を行います。来客へお茶などの飲み物や、茶菓子を出すこともあります。

電話対応と同様に、社外の人と接するため、会社全体の印象へと繋がる仕事です。

◆備品・小口金管理

コピー用紙や文房具などといった備品の発注も庶務の仕事です。社員が外出するときにかかる交通費や、急に必要となった備品を買うために使う少額のお金(小口金)の管理・清算を担当することもあります。

◆伝票処理

営業が契約した契約書や申込書などの伝票処理を行います。専用のシステムに伝票の内容を打ち込んだり、ミスなく正確に伝票を処理する必要があります。

◆書類・資料作成

電話の内線表や会議資料など、職場で使用される各種書類の作成をします。他の社員が書類を見てスムーズに業務を進められるよう、わかりやすく作成することが大事です。

◆データ入力

各種データ入力を行う仕事です。パソコンを使って作業を行うため、基本的なパソコンスキルが必要となります。

◆ファイリング

営業部署や外部から持ち帰られた書類などをまとめる業務となります。書類をいつでも出せるよう、わかりやすく分類してファイリングする必要があります。

◆郵便物送付

会社の郵便物をまとめて郵送する仕事です。また、会社宛てに届く郵便物を仕分け、各部署に届けることも行います。

◆その他 清掃など

応接室や給湯室の清掃も庶務の仕事となっています。買い物を頼まれたり、簡単な外出を伴う業務を引き受けたりすることもあります。

 

「庶務」と「事務」「総務」「労務」の違い

庶務と一緒に考えられるのが、事務、総務、労務という言葉です。どういった違いがあるのか、ご紹介します。

「庶務」と「事務」の違いは?

一般的に、庶務と事務の意味は同じです。

企業や部署によって呼び方が違うだけで、電話対応やデータ入力など、配置先の部署のメイン活動(コア業務)以外の仕事を一手に引き受けます。

別の呼び方で一般事務と呼ばれることもありますが、こちらも庶務・事務との大きな違いはありません。

「庶務」と「総務」の違いは?

庶務と総務の大きな違いとして、所属先の違いがあります。総務は「総務課」「総務部」といった名称で会社に一つしか設置されませんが、庶務は各部署ごとに配置されることが多いです。

また、総務は社内制度の改善や社内イベントの企画、教育研修などを行ったりと「会社・組織全体のサポートをする職務」です。

一方で庶務は「各部署内での事務的な業務」を行うため、それぞれが対応する業務範囲にも大きな違いが見られます。

「庶務」と「労務」の違いは?

庶務は「部署内の事務的な業務」を行う仕事であることに対して、労務は「労働に関する事務」を管理する仕事です。

労務の具体的な仕事内容ですが、社会保険関係の手続きや勤怠管理、入退社手続きなどを行います。また、労務は給与計算や就業規則の作成も行うため、労働に関する法律への理解が必要となります。

 

企業における庶務業務の課題とは

続いて企業が抱える庶務業務の課題を解説します。

◆庶務担当者が退職してしまう

自社で庶務担当を抱える場合、庶務担当者が予期せず退職してしまうことがあります。

担当者が急に退職すると、人員の確保や引き継ぎで一気に業務が滞ってしまい、混乱を招く可能性が大いにあるのです。

庶務メンバーが退職するたびに採用や引き継ぎが発生してしまっては、業務の安定化を図ることができず、本来時間を割くべきコア業務がおろそかになってしまうことが懸念されます。

◆派遣社員は入れ替わりが激しい

企業が経営効率化のために庶務業務を社員ではなく、派遣社員に担当させている会社も少なくありません。

しかし、契約期間が決まっている派遣社員は、短期間で人が入れ替わることが多く、企業は入れ替わるたびにスタッフに一から業務説明を行う手間とコストが発生します。

入退社のたびに生じる採用・引き継ぎ・育成を行うことは、教育担当の大きな負担となるだけではなく、会社全体の経営効率化を阻む要因ともいえるでしょう。

◆人件費・コストがかかる

庶務を正社員で雇うとなると、人件費という大きな固定費がかかります。

また、採用や教育、入社してからの設備投資や社会保険などの費用を含めると、正社員を1人雇うことはおよそ給与の2〜3倍以上の費用がかかるといわれています。

コスト削減のため社員に庶務業務もカバーさせるという考え方もありますが、それでは本来の業務に支障が出てしまうため、効率的な策であるとはいえません。庶務は比較的単純な作業が多く、これらの作業を自社の担当者にやらせていることは、人件費の観点からいえば非常にもったいないです。

◆紙文化がなくならない

庶務の現場には、紙をベースとした業務がいまも多く存在しています。契約書などの書類を紙で管理していると、物理的に「書類はどこにあるのか」といった確認に多くの時間がかかるものです。

紙文化は申請・管理に手間がかかるだけでなく、会社全体の業務効率を下げてしまう要因であることに疑いの余地はありません。

◆オフィス機器などのメンテナンスができない

オフィス全般の事務業務を請け負うのが庶務の仕事だとお伝えしてきました。しかし、コピー機や大型シュレッダーといった、オフィス機器のメンテナンスまでをも庶務に任せるといったことは容易ではありません。

オフィス機器を維持・管理するためには、扱いの知識に長けたプロに任せる必要があり、担当者として自社で抱えることになると当然ながら大きなコストがかかります。

 

庶務業務をアウトソースすると?効果やメリットを解説

近年、政府が掲げる「働き方改革」によって、業務効率化を図るために庶務業務のアウトソース(代行)が注目されています。

また、少子高齢化が進むなか、人手不足により自社で庶務業務の品質を維持することが困難となり、アウトソーシング企業を活用する会社も増えています。

実際に庶務業務をアウトソースするとどのような効果やメリットがあるのでしょうか?庶務業務のアウトソースについて深掘りします。

◆人件費削減につながる

アウトソーシングを利用する大きなメリットとして、人件費の変動量によって柔軟にコスト最適化を図ることができます。

会社で社員を雇うと一定の固定費がかかりますし、繁忙期には人員増加などのフォローも必要です。業務量の変動に応じて適切に業務をアウトソーシングすることにより、人件費を抑えながら最小値のコストでの運営が可能となります。

◆社員の生産性が上がる

細かな庶務業務をアウトソーシングで一任させることにより、売上に直結しないノンコア業務から解放され、本来人員を割きたい部署へ集中的に人員を割くことができるようになります。

社員がコア業務により集中できる環境を整え、社員の生産性向上を高められる可能性に期待できます。

◆人員に左右されず業務が安定する

自社で庶務担当を抱える場合、採用・引き継ぎ・育成に対応しなくてはならず、その間は本来行うべき業務ができなくなってしまいます。

アウトソーシングを活用することで人員を安定的に確保し、引き継ぎ時の混乱を避け、業務の安定化を図ることができるのです。また、育成などにかかる手間とコスト削減が可能となります。

◆庶務業務の品質向上に期待できる

アウトソーシング企業は、様々な企業にアウトソーシングサービスを提供しているため、庶務業務についてのノウハウを持ち合わせています。

教育を受けたプロのスタッフに庶務業務を任せることで、自社の庶務のサービス品質向上に繋がります。

◆困っている業務ごとに委託できる

オフィス機器などの管理・メンテナンス、紙の文書のデジタル化など、困っている業務ごとにアウトソーシングを活用することが可能です。必要なときに必要なだけ、適切な外注を行うことでコスト削減を図ることができます。

 

まとめ|庶務業務は代行を利用し、業務効率化を図ろう

庶務は、事務員の仕事内容全般をオールラウンドにこなすマルチプレイヤーな職務です。

しかしながら課題も見受けられ、採用・引き継ぎ・育成にかかる手間であったり、人員に左右され社員の業務が安定しない、人件費などのコストがかかるといった問題があげられます。

庶務業務の代行をうまく活用することによって、社員がコア業務に集中できる環境を整え、会社全体の業務効率アップ、コスト削減を実現することが可能になります。一度見直してみることをおすすめします。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。