【ビジネス英語】電話応対を英語で!定番フレーズをおさえよう

ビジネス英語の定番フレーズとして、電話の受け方・かけ方・留守電を残すときに使える英語のフレーズを紹介します。合わせて、電話応対で様々なトラブルが起こった場合に活用できる英語表現も学びましょう。練習に使える電話応対マニュアルの英語版です。

グローバル化が進み、電話応対を英語で行う機会が増えています。適切な表現を知りたい方は多いのではないでしょうか?電話応対マニュアルを英語版で確認できると安心です。

本記事では、電話の受け方・かけ方・留守電を残すときに使える英語のフレーズを紹介します。合わせて、電話応対で様々なトラブルが起こった場合に活用できる英語表現も学びましょう。

なるべく落ち着いて対応できるように、繰り返し練習することをおすすめします。

 

【受電】電話を受ける応対フレーズ

まずは、電話を受ける際に使える電話応対の英語を確認します。電話に出て、相手の名前を確認し、担当者に取り次ぐまでをスムーズに対応できるようにしておきましょう。

電話に出る

電話に出た際に使うシンプルなフレーズを確認しましょう。

Thank you for calling 〜. How can I help you? お電話ありがとうございます。〜(企業名)でございます。どのようなご用件でしょうか?
Good morning, 〜, ◯◯ speaking. May I help you? おはようございます。〜(企業名)の◯◯(自身の名前)でございます。ご用件を承りましょうか?

相手の会社名や氏名を把握する

電話をかけてきた相手の情報を確認しましょう。聞き取れない場合は聞き返すことも大切です。

Who’s calling please? どちら様でしょうか?
May I have your name and company’s name, please? お名前と会社名をお伺いできるでしょうか?
Could you repeat your name? もう一度お名前をいただけますか?
Just a moment, please. Let me write that down. 少々お待ちください。書き留めさせていただきます。

担当者の確認をする

電話を誰に取り次げばよいか聞きます。確実に取り次ぐためには、所属部署まで特定しておくとよいでしょう。

Who are you calling, please? 誰におかけですか?
There are two Tanakas here. Do you know which department he/she belongs to? 田中はふたりおりますが、所属部署はご存知ですか?
Let me check if he/she is in his/her office. 担当者がオフィス内にいるか確認いたしますので、しばらくお待ちください。
That’ll be me.またはThis is ◯◯ speaking. (自身宛の電話だった場合)◯◯(自身の名前)は私です。

担当者に取り次ぐ

名前を確認できたら、担当者に取り次ぎます。一言、つなぐことを伝えた上で保留などに切り替えるようにしてください。

I’ll put you through now.またはI’ll transfer your call. ただいまおつなぎします。
I’ll put you through to the person in charge. Hold the line, please. 担当に代わりますので、少々お待ちください。
Let me transfer you to the Human Resources Department. 人事部におつなぎします。

相手に待ってもらう

担当者が不在だったり、該当する人が見つからなかったりと、相手に待ってもらう必要があれば、以下のような表現を使ってください。

Just a moment please. 少々お待ちください。
Would you mind holding while I will confirm that for you? 確認いたしますので、少々お待ちいただけるでしょうか?
Thank you for holding. お待たせいたしました。
Can I put you on hold for a moment? 少々お待ちいただけますか?

担当者が出られない場合

担当者が不在だったり、忙しくて電話に出られない場合は、次のように電話応対を英語で行います。

・担当者が不在

I’m afraid ◯◯ is out of the office at the moment. He/She will be back at around 2 o’clock. 申し訳ございませんが、◯◯(担当者)はただいま外出中です。午後2時頃に戻る予定です。
I’m afraid ◯◯ is taking a day off today. 申し訳ございませんが、◯◯は本日お休みをいただいています。

・担当者が忙しい

I’m afraid that she is not available. Can I take a message? 残念ながら、彼女は対応ができません。伝言を承りましょうか?
I’m afraid ◯◯ is on the other line. 申し訳ございませんが、◯◯(担当者)は電話中です。
I’m afraid ◯◯ is in a meeting. 申し訳ございませんが、◯◯はミーティング中です。

・電話番号を聞いておく

May I have your phone number, please? お電話番号をお伺いできますか?

電話を切る

対応が終われば、他に用件がないかを確認したあと、気持ちの良い挨拶をして電話を切ります。もし相手の名前を聞き逃している場合、最後に忘れずに確認しましょう。

Is there anything else I can assist you with? 他にご用件はございますか?
Sorry, could I have your name again, please? Just in case. すみません、もう一度お名前をよろしいですか?念の為。
Have a nice day. Good bye. 良い1日をお過ごしください。失礼いたします。
Thank you for calling. Good bye. お電話をいただき、ありがとうございました。失礼いたします。

 

 

【架電】電話をかける応対フレーズ

続いて、電話をかける時に使える電話応対の英語フレーズを紹介します。すべてのフレーズを覚えるつもりで、何度も練習をしてください。

会社名と氏名を名乗る

電話をかける場合でも、まず最初に名乗るようにしましょう。

Hello, this is ◯◯ from 〜. こんにちは、〜(企業名)の◯◯(自身の名前)です。

電話をかけている理由を伝える

次に、電話をかけた用件を端的に伝えます。短いフレーズで分かりやすく伝えるのがポイントです。

I’m calling to inquire about your products. 御社の製品についてお尋ねしたく、お電話させていただきました。
I’m calling on behalf of ◯◯. ◯◯の代理でご連絡を差し上げております。
I’m calling to arrange an appointment. アポイントの調整をご相談させていただきたく、ご連絡させていただきました。

取り次ぎを頼む

電話をかけた理由が、特定の誰かと話すことであれば、取り次いでほしい相手を明確にしましょう。担当者のフルネームや所属部署まで伝える方法がおすすめです。

Is ◯◯ there?またはIs ◯◯ available? ◯◯さんはいらっしゃいますか?
I would like to speak to ◯◯ please. ◯◯さんとお話をしたいのですが。
May I speak to ◯◯, please? ◯◯さんにおつなぎいただけるでしょうか?

担当者が不在の場合

担当者が不在だった場合、そのまま電話を切るのではなく、再度電話をかけると良い時間を確認したり、伝言を伝えたりするのがよいでしょう。

Do you know what time he/she will be back? 彼が何時にお戻りになるか、ご存知でしょうか?
Could you tell him/her that I called? 電話があった旨をお伝えいただけるでしょうか?
I’ll call back later. あとでかけ直します。

・伝言を頼む

Would you mind taking a message for me? 伝言をお願いできるでしょうか?
Would you mind asking him/her to call me back? 彼に折り返しの電話をくださるよう、お伝えいただけるでしょうか?

アポイントの都合を付ける

もしアポイントを取りたくて電話をした場合、日程調整も口頭で行う場合があります。便利なフレーズをご紹介します。

When would be convenient for you? いつであれば、ご都合がよろしいですか?
I’d like to see you some time next week, if you are available. もしお時間がよろしければ、来週お会いしたいのですが。
I can arrange my schedule around yours. そちらのご都合に合わせます。
Then, I`ll see you at 10:00 on Thursday. では、木曜日の午前10時にお会いしましょう。

・面会する場所を決める

Where would you like to meet? どちらでお会いしましょうか?
I’ll visit you there. そちらに伺います。

アポイントの変更を相談する

アポイントの日程変更を相談する場合、謝る表現も覚えておきましょう。

I’m sorry, but I’m unable to visit you on Wednesday at 1 o’clock. 申し訳ございませんが、水曜日の午後1時に伺えなくなりました。
Would it be possible to change the time? お時間を変更させていただいてもよろしいでしょうか?
Can we reschedule for next week? 来週に変更していただけるでしょうか?

電話を切る

国際的なビジネスの場では、電話を切る前に、次に行う事柄や次回会う日の確認などを行うケースが多々あります。

Well, then I guess I’ll see you next Tuesday. では、また次の火曜にお会いしましょう。
Well, I’ll send you the files by the end of the day. では、本日中に書類をお送りします。
Thank you for your time. Good bye. お時間を割いていただき、ありがとうございました。失礼いたします。
It was nice talking to you. Thank you. Good bye. お話しできて良かったです。ありがとうございました。
I’m looking forward to seeing you then. お会いするのを楽しみにしています。

 

 

【留守電】メッセージを残す電話応対フレーズ

相手が電話に出ない場合は、留守電にメッセージを残すこともあります。ここでは、留守電にメッセージを残す電話応対の英語フレーズを紹介します。

電話をかけたときと同じく、留守電でも会社名と氏名を名乗りましょう。

Hello, this is ◯◯ of 〜.  こんにちは、〜(企業名)の◯◯(自身の名前)です。
I’m calling regarding 〜. 〜の件でお電話をさせていただいています。
I’m so happy to hear from you about an appointment. アポイントに関して連絡をいただき、大変嬉しく思います。
You can give me a call back at 〜.  折り返しのお電話は〜(番号)までお願いします。
Please call me when it’s convenient for you. ご都合の良いときにお電話ください。
My phone number is 〜. 私の電話番号は〜です。
I’m looking forward to speaking with you. Thank you. お話できることを楽しみにしております。それでは失礼いたします。

 

 

【トラブル別】対応に困ったら使うフレーズ

最後に、トラブル別の電話応対で困ったときに使う英語フレーズを把握しましょう。

うまく聞き取れない場合

うまく聞き取れない場合は、日本語でも同じく、「聞き取れません」と言うよりも「お電話が遠いようです」などの表現を使います。

Excuse me?またはPardon me? すみません。
I’m sorry, but I can’t hear you very well. Could you repeat that, please? 申し訳ございませんが、お電話が遠いようです。もう一度おっしゃっていただけるでしょうか?
The reception isn’t very good. 電波状況があまり良くないようです。
Could you speak a little louder, please? もう少し大きな声でお話しいただけますか?
Could you speak more slowly, please? もう少しゆっくり話していただけますか?

間違い電話を受けた場合

間違い電話だった場合も、相手がかけた番号を確認するようにしましょう。

I’m afraid that you`ve reached the wrong number. 失礼ですが、番号をお間違えかと思います。
Excuse me, what number are you calling? 失礼ですが、何番におかけになられていますか?

間違い電話をかけてしまった場合

間違った番号に電話をかけてしまった場合は、以下のように謝ります。

I’m sorry. I have the wrong number. 申し訳ございません。間違った番号にかけてしまいました。

途中で電話が切れた場合

話の途中で電話が切れてしまった場合は、間違ってこちらが電話を切ってしまったと伝えるか、切れてしまいましたと伝えましょう。

I’m afraid I hung up the phone by mistake. 申し訳ございませんが、誤ってお電話を切ってしまいました。
I’m sorry, we got cut off. 申し訳ございません。電話が切れてしまいました。

電話が長引いた場合

もし電話が長引いてしまい切りたい場合は、以下のようなフレーズを使って切り上げてください。

I’m sorry, but I have to leave the office in 5 minutes. 申し訳ございませんが、あと5分でオフィスを出なければなりません。
I’m sorry, but I have to get back to work. 申し訳ございませんが、仕事に戻らなければなりません。

 

 

まとめ|何度も繰り返し練習して身につけましょう

トラブル対策も含めて、電話の受け方・かけ方を解説しました。最後に、ビジネス英語での電話応対に使える英語の用語集も紹介しましたので、ぜひ参考にしてください。

日本語でも慣れるまで緊張する方が多い電話応対は、英語ではさらに緊張するケースが一般的です。なるべく焦らずに応対できるように、繰り返し練習すると良いでしょう。

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。