新しいオフィス内外の働き方。利用企業が増えているリモートワーク、フリーアドレス制度とは？

最近、ベンチャー企業を中心として新しい働き方が増えてきました。その代表例がリモートワークとオフィス内のフリーアドレス制度です。両者はいってしまえば「オフィスの固定席に縛られない働き方」といえるでしょう。
なぜ、これらの制度を取り入れている企業が増えているのでしょうか。今回はそのメリット・デメリットを説明しながら今後の働き方について考えていきます。
 

■リモートワークとは

リモートワークとは、いわゆる「職場以外の場所で働く」のことを指します。
勤務先のオフィスではなく、自宅や外出先で働くことであり、インターネットの普及やクラウドサービスの台頭により、職場以外の場所で仕事を行うことが現実的になってきています。
近年では「テレワーク」という呼び方が用いられるようになり、総務省がテレワーク推進企業ネットワークを立ち上げるなど、一般的な呼び方となって来ました。
在宅勤務、テレワーク、リモートワークと呼び方に違いはありますが、勤務先のオフィス以外の場所で働くことという意味についてはどれも同じです。
 

■リモートワークのメリット・デメリット

それでは、メリットとデメリットを見ていきましょう。
メリット
1.通勤時間を短縮できる
会社員の通勤時間は平均1時間とも言われています。
（参考：アットホーム株式会社Webサイト　AT-Research vol.033 「通勤」の実態調査2014より）
つまり、リモートワークを活用することによって従業員は往復で2時間もかかってしまう時間を節減し、時間を有効に使うことができます。また、企業側から見ても従業員にオフィスまで来てもらう必要がなくなるので、交通費の削減となります。
2.人間関係でのトラブルが減る・業務の効率化に繋がる
職場内での人間関係が原因で休職や退職に追い込まれたりするということは往々にしてあります。
リモートワークを導入することで優秀なスキルを持つ人が人間関係で悩まずに仕事を続けてもらえるようになるならば、その人にとっても会社にとってもプラスとなります。
また、人によっては、他人と関わらずに一人で黙々と仕事に打ち込んだ方が効率が上がる人もいます。そういう人にとっては、他人からの介入を受けずに取り組めるリモートワークは適正にマッチしているといえます。
デメリット
1.ネットワークに対するリテラシーの格差
会社の中にはネットワークに精通した人もいれば、パソコンを扱うだけで精一杯という人もいます。また、自宅にパソコンやネットワークがないという人もいますので、それらの格差をどう埋めるかが課題となってきます（PCとWi-fiの貸し出しなどが解決策ですが、その分コストがかかります）。
2.勤怠管理のしづらさ
オフィスでの勤務ならば、何時に出社して何時に退社し、何時間残業したという勤務時間は管理できますが、リモートワークの場合は管理が非常にしづらい事が問題となります。
現在の労働基準法ではリモートワークは想定しないものとなっており、労災についても非常に判断のしづらいものとなっています。プライベートと仕事の境界線をキッチリと分けて管理することが重要となってきます。
3.社員同士の交流が生まれない
スタッフ同士が顔を合わせる機会は必然的に減るため、交流が減ります。1人だけで仕事を進めると自由なアイデアや発想が生まれづらいことがあります。結果的にコミュニケーションに溝ができてしまい、社内で情報交通量が減ってしまいます。
4.情報漏えいのリスク
「自宅のPCに機密情報を保存していたら、ウイルスに感染して漏えいしてしまった」「家族にのぞき見されてしまった」など、会社で管理できない範囲で情報漏えいのリスクが発生します。
 

■リモートワークに向いている職種は？

前提として、ネットワーク環境が整っており、働き方の多様性に理解のある会社でないと難しいでしょう。
例えば、クリエイティブな職種がリモートワークに向いていると言われています。ソフトウェア開発者、デザイナー、ライターなどはリモートワーク向けの職種とされています。いわゆるPCと使用するソフトがあれば働ける職種です。
 

■フリーアドレスとは

いっぽうでフリーアドレスとは、社員一人ひとりに個別に席を割り当てず、空いている席やオープンスペースで仕事をするオフィススタイルです。個人の持ち物や書類は席には置かず、個人用のロッカーやキャビネットに全て保管します。
フリーアドレスは日本での表現で、海外ではノンテリトリアルオフィスと呼ばれています。当初はコスト削減の一環として導入されたフリーアドレスですが、現在では以下のようなメリットを得るために導入している企業が増えてきています。
 

■フリーアドレス制のメリット・デメリット

メリット
1.部署を超えて、業務に応じたグループワークが可能になる
異なる部署間でのプロジェクトを進めるにあたって、他部署との交流がすでにあるためスピード感のある業務を進めることができます。
2.机回りを整頓する癖がつく
自分の荷物は必ず持ち運ぶようになるので、自動的に荷物は少なくなり、またオフィスの机回りも綺麗になります。
3.コミュニケーションの活発化
固定されたメンバー以外の社員とも話す機会が増えるので、会社内でのコミュニケーションが増え、新たな仕事のアイデアに繋がりやすくなります。
いっぽうでデメリットは
デメリット
1.外線や来客の取次ぎが難しくなる
決まった席に人がいないため、外線や来客があった際、その人がどこにいるのかが分からなくなるため、取次ぎが難しくなり時間的コストがかかります
2.勤怠管理がしづらくなる
席が固定されていれば、長時間離席している人は分かりますが、フリーアドレスの場合は把握ができません。社員の遅刻や欠席に対する罪悪感が薄れてしまう可能性もあります。
3.結果的に固定席になる可能性がある
席が自由のため、結果的に仲がいいメンバーや同じ部のメンバーのグループができている可能性があります。この場合フリーアドレス制のメリットが活かせません。
このほかにも、「毎日席を選ぶのがストレス」と感じる社員がいれば、フリーアドレス制は非効率なものになってしまうでしょう。よって、「導入する理由と活用方法」をしっかりと社員に説明して納得してもらうことが求められます。
 

■フリーアドレス制の導入が向いている企業

フリーアドレスを導入して成功しやすい企業には、社員に営業が多く在席率が常に半分以下の企業や、どの席でもワークができるように十分なインフラ環境（PC、電源、ディスプレイなど）が整っている企業、そしてフレックスタイム制を導入しているなど働き方に自由度に理解がある企業などが向いています。
 

■今後も自由な働き方は推進されるか？

現在、総務省は国家公務員向けの働き方改革推進を進めており、「テレワーク先駆者百選　総務大臣賞」の公表および「テレワーク推進企業ネットワーク」の立ち上げもその一環となっています。
現在は公務員向けの取り組みとなっていますが、リモートワークが官公庁での働き方の一つとして浸透すれば、一般企業の中でもリモートワークを推進し、新しい自由な働き方を作っていこうとする動きも増える可能性もあります。
（参考：総務省Webサイト　報道資料　平成28年11月25日
　http://www.soumu.go.jp/menu_news/s-news/01ryutsu02_02000151.html）
官公庁の取り組みはともかく、まず重要なのは、リモートワークやフリーアドレス制を導入すると「職場環境が良くなる」「生産性が上がる」と考えてしまうのではなく、「職場環境が良くする」「生産性を上げる」ために、これらの働き方が最適（もしくはベター）なのかと考えることです。目新しさにつられ、自社に全く合わない制度を導入してしまったら逆効果になってしまうかもしれません。特に組織や働き方が整っている企業は、テスト的にスモールスタートして効果検証をしていくことをお勧めします。