“秘書”とどう違う? グループセクレタリーとは。具体的な仕事内容は?

秘書的な業務を行うグループセクレタリーという仕事があります。秘書は、社員から見れば、なかなか動きが見えないこともあり、ミステリアスな存在と思われがちですが、彼らは一体どのような業務を行っているのでしょうか。

 

■グループセレクタリーの意味

グループセクレタリーとは、直訳すると、「グループのための秘書」。いわゆる秘書と同様、担当する上司たちのスケジュール管理や出張手配、社内外との連絡・調整、電話応対、電子メール管理、文書や資料の作成・管理、会議の準備など、さまざまなサポート業務を行いますが、特定の上司などの個人付の秘書とは違い、グループ全体のサポート業務が多いのが特徴です。

秘書との違い
一般的な秘書と呼ばれる職種との違いを説明します。特定の上司などの個人付の秘書とは違い、複数の上司(もしくは役員)、あるいはグループ全体のサポート業務を行うのが、グループセクレタリーです。担当上司の業務を補助するだけでなく、担当組織全体が効率的に機能するよう、洞察力と想像力をもってアシストする役割を担っています。

 

■どんな業務内容?

※秘書・グループセクレタリーといっても企業によって役割に大きな差があります。ある程度役割を網羅して説明します。

基本的には複数の経営幹部の事務業務やスケジュール管理になります。または1名の経営幹部に対して複数の秘書が担当する場合もあります。どちらにしても業務遂行をサポートし、必要によっては担当経営幹部に対して提言・進言を行うことも求められる非常に高度な職種です。

具体的にどのような業務があるのか見ていきましょう。

1.スケジュール調整・管理
経営幹部が気持よく仕事をし、生産性を最大化するために、スケジュール調整を行います。そして、当日はスケジュールに従って動けるよう、遅滞なくナビゲートする役割を担います。特にグループセクレタリーは、複数の経営幹部の予定を効率的に調整し、きちんと把握しておく必要があります。

2.情報収集と経営幹部への効果的なインプット
経営幹部は多忙を極める中、さまざまな重要事象の意思決定の必要に迫られています。確かな意思決定を行うためには、確かな周辺情報の理解が欠かせません。この情報を収集し、短い時間で効率的に経営幹部に報告することも重要な業務です。

3.各種提言
年齢で言えば二桁の差が開くことも少なくない経営幹部と秘書。経営幹部は、豊富な経験を有していますが、一方で時代の最先端の情報や若者文化など、疎い分野もあるのが事実です。そういうとき、秘書の知識や経験、感性を頼りにしたい局面も生じます。経営幹部が求めたときのみならず、特に求められていなくても効果的な提言・進言を行うことも業務のひとつです。

4.社内根回し
重要案件の意思決定を行い、実行に移す際には経営幹部と言えど、社内の必要手続きやキーパーソンへの根回しが必要になります。こうした泥臭い根回し業務を率先して行うことも秘書には求められます。

5.社外活動への同道
グループセクレタリーの場合、複数の経営幹部に常時同道することは、体が複数ない限り不可能です。とはいえ、必要に応じて社外活動に同道し、あらゆる補助業務を行う場合もあります。多忙を極めるスケジュールが滞りなく回るよう、あるいはより重要性の高い予定をしっかりとこなせるよう、調整を行いながら、外回りに同道するのです。国内外への出張にも同道することもあります。

また、秘書という業務を通じて経営幹部の社外活動に直に触れ、将来自分が同じ立場になった場合のシミュレーションを行うことも暗に求められるケースもあります。経営幹部を補助するばかりでなく、将来、同じ立場になって活躍できるよう、準備しておくことまでも、会社は要求しているのです。一見、新入社員のカバン持ちと変わらない仕事に見えますが中身は全く異なります。

 

■求められるスキル

担当する上司の国籍やポジションによって業務内容や求められるスキルは異なりますが、基本的なビジネスマナーの知識はもちろん、文書作成や通訳などで英語力を求められることも多く、外資系企業では必須となります。また、資料や文書作成の機会も多く、Word、Excel、PowerPointの実務経験は必須です。秘書と同様、業務経験が重視される傾向にあります。
人間的特徴としては、コミュニケーション力や調整力、細かい目配りがポイントとなります。コミュニケーション能力は他の職種にも求められますが、担当上司が多忙を極める中、四六時中同道する場合もありますので、経営幹部が何を考えているのか、何を言いたいのか、1を聞いて10を知るくらいの高いコミュニケーション力が求められます。

また、経営幹部や管理職は、日々重要な意思決定に迫られており、インプットしなければならない情報量も膨大です。意思決定の材料として有効な情報を早く正確に収集する力は、秘書にとって必須の能力と言えます。

 

■まとめ

秘書はほかの社員から見ると、よくわからない、謎のベールに包まれた職種です。単純にスケジュール管理要員ではないのか?と勘違いしがちですが、実は多様なスキルが求められる高度な職種なのです。

最近ではIT化が進むことで自らスケジュール管理する幹部も増えてきています。また、仕事のボリューム的に、一人の幹部に一人の秘書をつけるほどでもない場合があります。とはいっても幹部の周辺事務やスケジュール管理は他の人間に任せたい場合、グループセクレタリー体制を敷き、複数の幹部の周辺事務を一括で管理することで解決することができます。

最後に、秘書とグループセクレタリーの差は携わる人数の違いではありますが、秘書は特定の幹部の影となりフォローアップするのがメイン業務で、グループセクレタリーは複数の幹部のフォローアップを効率的に行うことがメインになります。秘書を設置するのか、グループセクレタリーで良いのか、(そもそも幹部個人で管理するのか)、企業規模や組織体制、文化はともかく秘書に対する考え方も重要です。

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」