経営者に捧ぐ! RPA導入を考える前に知っておいてほしいこと

RPA導入に早くから成功した事例として日本生命さんが浮かびます。「日生ロボ美」ちゃんの活躍は著しく、2018年頭の記事では25名分のお仕事をこなしているとのことです。
数字だけをきくと「ルーティン化している業務にRPAを導入したら、人がいらなくなる?」と考えてしまう方もいます。

RPA導入は人がいらなくなるのでしょうか。
RPA導入を本気で考えるなら、どう考えるべきかの視点と気をつけてほしいことをお伝えします。

参照情報:https://rpa-bank.com/interview/1995/?read_more=1

 

■RPA導入はコスト削減につながると思っている経営者へ

そもそもRPA導入の目的はなんでしょうか。
従業員の生産性向上?長時間労働の是正?コスト削減?
ルーティン業務が多い管理部門においては、RPA導入によって業務の簡素化、且つミスの極小化ができることは非常に魅力的な話であることは間違いありません。

では、ここでいう「コスト削減」の意味を考えてください。

が行っていた仕事をRPAで置き換えができるから、人件費と導入費用を比較して選べばいいんだよね?という考えではありませんか?

気持ちはわかりますが、RPAは導入してしまえばほっておいても人と同じようにルーティン業務を担ってくれるものではないのです。どこかで人が介在しなくてはならないことをまずは知っておきましょう。

次に、RPA導入という話題が出るときの現場の社員の気持ちです。
「自分の仕事を奪われるのではないか」「ロボットに代替できる仕事をしていると思われているのか」という不安にかられる可能性があるのです。

むやみやたらに経営層がRPAという言葉を振りかざすのは、現場の人たちの心が離れてしまうリスクもあるので慎重に行いたいものです。まずは自分自身が、RPAとはどのようなものかを理解し、どうすれば活用できるのかを考えることが重要です。管理部門の全体を把握している人(キーマン)に相談するのも良いでしょうし、他社の失敗事例などを調べるのも有効でしょう。その上で自社でも活用できると判断してから現場に発信していくのです。

それでは、RPAが真に成果を発揮するためにどのように考えていけば良いのでしょうか。他社の失敗事例をご紹介していきます。

 

■「ほったらかし(野良化)」にご注意!

企業内で活用するITで、管理が届かなくなってほったらかしにされることを「野良化」するといいます。

たとえば、「野良PC」「野良AP(アクセスポイント)」などがあげられます。特にRPAは管理部門の業務に入り込むため、情シス部門があったとしてもなかなか実運用の把握は難しく、エラーが起きたりしない限りは業務に影響はわかりにくいものです。

まさに、失敗事例として多いのが「野良RPA」なのです。RPAが野良化をするということはどういうことなのでしょうか。またそのリスクはどのようなものがあげられるのか、具体的な内容にそってお伝えしましょう。

 

野良化その1)RPAの効果ってこんなもの?

RPAを導入したけれど、効果を最大化できない失敗パターンです。
導入後の効果自体を把握しておらず、単に一業務を代替する仕組みとしてRPAを導入すると起こりがちなケースといえます。

この事態を引き起こす原因としては次のようなことが考えられます。

・導入目的が不明瞭、想定成果の試算が不十分であった
・目の前にある業務だけにフォーカスをして導入してしまった
・RPA導入から運用まで現場の人に任せてしまった

目的自体が曖昧だったこともあり、導入成果の振り返りに気づいてないことが多いでしょう。費用対効果を明確に測らなければ野良化してることにも気づかないかもしれません。ただ、ひとつの業務だけにフォーカスをして導入しても本来の良さを活かせず「RPAはうちにはダメだった」で終わり、今後にもつながりません。

また、そもそも現場の業務に近い人ほどRPAを理解している人は少なく、導入したいと思う人はほとんどいないでしょう。自分の仕事を取って変わられるものとして驚異に感じているのです。このようなスタンスでは成功は難しいといえます。

 

野良化その2)RPAって、いまなにしてる?

誰にも管理、統制されてないパターンです。導入までで社内のプロジェクトなども完了してしまい、該当する業務の現場担当者だけで属人化されていたり、使われずに放置されていたり、という場合です。このケースでは、本来の目的達成までの管理や、運用改善などのブラッシュアップなどがなされず、ひいては何がどうなっているかわからなくなってしまう状態が生じます。

ここで考えられる最大のリスクはRPAが組み込まれた業務の中で勝手に動いていることです。万が一、この仕組みにミスがあったとしても誰も気づかないので、会社に不利益が生じる危険性さえあります。

このケースが生じる原因としては、以下ようなことが想定されます。

・管理者が不明確で統制できていない
・管理者に適切なひとを配置できていない

「導入したら終わり」という典型的な例といえます。

この失敗パターンを鑑みて、RPA導入に大事なことはなんでしょうか。

 

■RPA導入が成功するたった2つの大事なこと

成功の鍵はたった2つと考えています。


「RPAに任せる仕事の選定」と「適切な舵取り役を置くこと」

1つめは、任せる業務を目の前にある一部にとらわれないでほしいということです。それでは本当に「だれかの代替業務」に変わるだけで、RPAの真価を発揮できず費用対効果が得られるとはいえません。プロセスをまたがる業務であるほどに最適化できるのがRPAなのです。

2つめは、RPAを適応した業務全体を統括、管理している人をRPA導入から運用の舵取り役においてください。個人の残業時間が数時間減った、という目先の話ではなく、ひとつ上の視野で仕事をしている人こそRPA導入と運用は最適化できるのです。導入後、運用をまわしていき改善を繰り返すことにより、社員一人ひとりが「考える」業務にフォーカスでき仕事がうまくまわっていくことでしょう。その結果、管理部門の生産性向上につながっていきます。

ひとつの作業単位での業務ではなく、管理部門全体の業務として見渡せる人が導入範囲の策定から運用までをすることが1つめのポイントとも通じます。

また、定性的な効果もあります。それは現場からの支援です。

冒頭でお話したとおり経営層自らが先頭に立つと実際に現場で働いている人たちの気持ちや業務と乖離があることは間違いないでしょう。そこでしっかりと現場を統括している責任者が舵をとることで、現場の仕事にそった内容で導入後の成果を期待できる可能性もあります。組織構造をふまえた適切な人材の見極めこそ経営者が行うべきことではないでしょうか。

現場の社員がいいと思ってもらえなければ、結果として不利益な活動にしかならないということ。これは特にRPA導入に関しては非常に重要だと考えています。

現場とのコミュニケーションを大事に、貴社で活かせる部分があれば幸いです。

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。