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2021.03.12 掲載 2022.04.13 更新

RPAで提供されるサービスとは?機能の特徴や選ぶ際の3つの要点を解説

間接部門にロボットを導入し業務効率化

NOC RPA導入・サポートサービス

政府の働き方改革の推進もあり、多くの企業で業務効率化を実現できるRPAの導入が進んでいる状況です。本記事では、RPAサービスを選択する際に押さえるべきポイントを解説します。RPAの機能やサービスについて知りたい人は参考にしてください。

 

RPAの基本的な機能

rpa サービス

RPA(Robotics Process Automation)とは、本来ルーティン作業の多いバックオフィスの仕事を中心に、ソフトウェアロボットを用いて自動化することを言います。

例えば、請求書の内容を会計ソフトに登録したり、取引先から送られてきた商品情報を基幹システムに転記したりする作業は、単純ではあるものの、人間の手で一つひとつ行うと時間や手間がかかってしまうでしょう。

そこでRPAを導入して一連の作業手順を自動化すれば、効率的に素早く業務の遂行が可能になります。これまで手作業で行っていた業務に人手を割く必要がなくなるため、社員はより付加価値の高い仕事に従事できるようになるのです。

 

RPAは作業効率化できるツール

もともとRPAはデスクトップ上の一連の作業を効率化するためのツールとして、2016年ごろから日本でも導入されはじめました。政府の働き方改革の推進もあり、IT系の企業を中心に定型業務を自動化して労働生産性を高めるための施策として、多くの企業で採用が拡がっています。

さらに、近年では高度なAI(人工知能)をRPAに組み込むことにより、もともと人間の判断が必要だった複雑な業務の自動化も徐々にできるようになってきました。

RPAが対象とするのは、構造化データを基にした定型的な業務ですが、AIは構造化されていない音声や画像などの非定型的なものも対象です。RPAの運用で課題となっていた複雑な業務がAIと組み合わせることによって可能となり、自動化の幅が広がります。

例えば、顧客からの問い合わせに対しては、社員が内容を確認して適切な回答をする必要がありましたが、最近では内容をAIが判断して回答するチャットシステムなどが登場しています。

 

Excelマクロとの違い

RPAは企業の業務効率を向上させ、社員の労働生産性を上げるために有用なツールとして認知されていますが、Excelのマクロ機能も同じような業務効率化ツールとして知られています。両者のもっとも大きな違いは次の2点です。

・自動化できる範囲の違い
・プログラミング知識の要否

Excelのマクロ機能も作業を自動化できますが、この場合では基本的に自動化できるのはExcelのアプリ内に限った話です。RPAの場合、Excelを含む各種アプリや基幹システム上の作業をまとめて自動化できます。

また、Excelのマクロ機能を利用するにはVBAなどのプログラミング言語の理解が必要ですが、RPAは自動化したい作業をツール上でロボットに記憶させればよいので、プログラミングの知識がなくても自動化は可能です。

ただし、プログラミングの知識が全くない場合、RPAのスムーズな導入は難しいでしょうし、その後の運用、保守やメンテナンスなどを考えると、ある程度のプログラミングの知識はあった方が良いと言えます。

 

 

RPAサービスの特徴

rpa サービス


では、RPAの特徴について、もう少し掘り下げてみましょう。

 

バックオフィス業務を自動化

RPAは主に、企業の総務や経理などのバックオフィス業務の自動化を実現できるツールとして活用されています。

例えば、販売管理システムからCSVファイルをダウンロードし、会計システムにインポートしたり、逆に会計システムから請求書を取り込み、メールに添付して送付したりする一連の作業の自動化は、すでに多くの企業で実現されています。

これまで人間がやっていたデータの取り込みや入力、チェック作業をRPAのソフトウェアロボットに代行させるようになったわけです。

 

24時間365日稼働する

RPAは24時間365日休みなく働き続けることができます。人間が事務作業を行う場合、一般的に平日の朝から夕方までが勤務時間ですが、RPAは土日や夜間も稼働し続け、成果を積み重ねることが可能です。

さらに、RPAに自動化させる作業内容さえ間違えなければ、人間のようにケアレスミスをすることがないため、確認作業やミスの再発防止策の検討も必要ありません。

 

コスト削減が可能

業務効率の改善や労働生産性の向上は企業のコスト削減にもつながります。RPAの導入によって、これまで10人の社員でやっていた作業が5人で済むようになるなど、人件費の大幅な削減が可能になります。

当然、RPAの導入・運用には相応のコストがかかりますが、長い目で見れば人件費の削減効果や企業全体の労働生産性の向上がもたらす効果の方が大きくなるでしょう。人的ミスの防止や業務品質の向上も、最終的には企業が負担する諸々のコスト削減に寄与します。

 

 

RPAサービスを選ぶ際に知っておくべきこと

rpa サービス

次に、RPAサービスを選択する際に知っておくべきことを解説します。RPAを導入する際には、少なくとも次の3つの要点は押さえておきましょう。

・RPAツールの種類について
・数万から数千万円まで幅がある価格帯
・継続的に運用できるか

それぞれ説明していきます。

 

RPAツールの種類について

RPAはソフトウェアロボットを駐在させる場所によって、「デスクトップ型」「サーバー型」「クラウド型」の3つに分類できます。自社の環境によって、どのRPAのタイプを導入すればよいかが変わってくるので、違いを知っておきましょう。

◆デスクトップ型RPA

現在、もっとも導入されているタイプで、主にパソコンのデスクトップ上の作業を自動化するためのRPAです。RDA(Robotic Desktop Automation)とも言います。

企業が日常業務で使っているパソコン1台につき、1体のソフトウェアロボットが駐在して作業を自動化します。そのパソコン内で完結する定型作業の効率化に使われるケースがほとんどです。

◆サーバー型RPA

企業のサーバー内にソフトウェアロボットを駐在させ、複数の業務を横断的に自動化するRPAです。サーバー内を自由に動けるため、企業の各部門が扱う膨大なデータの処理を自動化したり、部門間で連携が必要な業務を管理したりするのに活用されます。

なお、デスクトップ型とサーバー型のRPAをまとめて「オンプレミス型RPA」と呼ぶ場合があるので、これも覚えておきましょう。以下で説明するクラウド型RPAとの比較において用いられる呼称です。

◆クラウド型RPA

クラウド環境にソフトウェアロボットを駐在させるタイプです。インターネット経由でロボットを活用し、主にWebブラウザ上の作業を自動化するのに活用されます。

サーバーやクライアントパソコンにインストールせずに利用できるため、オンプレミス型RPAを大規模に導入するよりもコストが安く済むのがメリットです。さらにツールのアップデートで機能が自動的に追加されるので、常に最新の状態で利用できます。

ただし、あくまでもクラウド環境で運用するため、自社のローカル環境にインストールされているアプリやシステムの制御はできません。

 

数万から数千万円まで幅がある価格帯

このように、RPAには3つのタイプがありますが、通常はデスクトップ型あるいはクラウド型が比較的安価に導入でき、サーバー型はライセンス料が高くなる傾向にあります。

ただし、いずれのタイプも導入規模によって価格帯に幅があり、月々5〜10万円程度から利用できるデスクトップ型RPAやクラウド型RPAは数十万円で導入できますが、月々50〜120万円程度と規模の大きくなりがちなサーバー型RPAは導入に数千万円かかるケースもあります。

自社の予算適したRPAのタイプを選択することと、購入にあたってはライセンス料金だけでなく、導入費や運用保守費、さらには適切に導入するたのコンサルティング費用なども考慮する必要があります。

 

継続的に運用が可能か

RPAは導入すれば、半永久的に使えるというわけではありません。継続的な運用にあたっては定期的にメンテナンスが必要で、さらに問題が起こった際には、細かい修正や調整が求められることもあります。大規模なアップデートが必要になるケースもあるでしょう。

また、ソフトウェアの操作に慣れていない人でも使えるように、わかりやすいインターフェースのものにしたり、トラブルの際にベンダーによるサポートが充実している製品を選んだりすることも大事です。導入して終わりではなく、継続的な運用を前提として、自社に適したRPAを選択するようにしましょう。

 

 

RPAサービスの導入で補助金がもらえる可能性も

rpa サービス

「RPAを導入したいけれど、予算面で不安がある」という企業は、国が支援している補助金を利用する方法があります。一定の条件を満たせば、RPAの導入で補助金がもらえる可能性があるので、ここでチェックしておきましょう。

 

中小企業対象に導入費一部補助「IT導入補助金」

IT導入補助金とは、国からの援助を原資として、サービス等生産性向上IT導入支援事業として提供しているものです。条件を満たしている中小企業は、30~450万円の範囲で補助金を受け取れます。詳しい内容や条件については、経済産業省と独立行政法人中小企業基盤整備機構の監督で事務局を担っている「一般社団法人サービスデザイン推進協議会」のIT導入補助金サイトを確認してください。

IT導入補助金公式サイト

 

生産性向上を国が支援「ものづくり補助金」

ものづくり補助金とは、中小企業庁が実施している補助金政策で、企業の生産性を向上させる設備投資に対して上限1000万~3000万円(通常は1000万円)までの補助金が交付されます。補助率は1/2となっており、設備投資額の半分を補助金の対象とすることができます。

給付を受けるためには、企業の新製品・サービスの開発や生産プロセスの改善に必要な設備投資であることなど、一定の条件を満たさなければいけません。詳しくは、ものづくり給付金のサイトを確認してください。

ものづくり補助金総合サイト

 

 

まとめ

RPAの特徴と導入前に知っておくべきポイントについて解説しました。企業の業務効率を大幅に向上させ、社員の労働生産性を改善できるRPAは、すでに多くの企業に導入されており、今後さらに業界・業種を問わず導入が拡がっていくでしょう。

とても便利なツールではありますが、現場の社員が使いこなせるか、問題が起こった際にサポートしてもらえるかなど、さまざまな観点から自社に合ったRPAサービスは何か、慎重に判断することが重要です。

 

 

間接部門にロボットを導入し業務効率化

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ライタープロフィール

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。

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