RPAの仕組みとは？初心者向けに認識３パターンと提供形態を解説

労働生産性を向上させる目的で、RPAの導入が日本でも進んでいます。とはいえ、興味はあるものの、どんなサービスなのか分からないという人も少なくありません。RPAの初心者向けに具体的なRPAの仕組みや、サービスの提供形態について解説します。

 

RPAの仕組みとは？

 

RPA（Robotics Process Automation）とは、ロボットを用いて人間が行っていた定型業務を自動化する取り組みのことを指し、自動化を実現するRPAのシステムは一般的にRPAツールと呼ばれます。

「ロボット」といっても、工場などで使われている産業用の製品のことではなく、コンピューター内に駐在して操作を代行してくれるソフトウェア型の仮想ロボットのことです。

ソフトウェアロボットにパソコン上の操作を記憶・再現させることで、主に企業のバックオフィスの定型業務を自動化します。

 

RPAに期待できる役割と仕組み

RPAは、これまで人間の手で行っていた定型業務を代行（自動処理）することで、企業の労働生産性の向上に寄与します。

たとえば、大量の経理データを会計システムにコピー＆ペーストしたり、社員の勤怠データを入力したりといった作業は、パソコン上での操作は簡単ですが、人間が行うとどうしても時間が掛かってしまうものです。

こういった繰り返しの多い単純作業をRPAが代行することで、社員をより付加価値の高い仕事に振り分けることができ、結果として、人件費の削減や企業全体のパフォーマンス向上が実現できます。

 

RPAが注目されている理由とは？

RPAが日本で注目され始めたのは2016年の後半からです。当時からすでに少子高齢化の真っ只中にあった日本にとって、企業の人手不足の解消と、少ない労働力で生産性を維持・向上させることは喫緊の課題だったと言えます。政府も働き方改革によって、企業の業務効率の改善を推奨するようになりました。

そのような時代に登場したRPAは、多くの企業に定型業務の生産性向上を強力にサポートしてくれる存在として認知され、さまざまな業界・業種に受け入れられるようになったのです。

特に、日々大量の書類を扱う金融業界や保険業界、そして製造業界を中心に導入が広がっており、限りある労働力を変えずに業務効率を大幅に改善するツールとして注目されています。

 

Excelマクロとの違い

RPAは企業の定型業務を自動化するツールですが、Excelのマクロも一連の作業を効率化できる機能として知られています。両者の違いは対応できる範囲と、他のアプリケーションとの連携の可否にあります。

基本的にExcel内での作業のみ自動化できるExcelマクロに対して、RPAはパソコン上の作業であれば全般的に自動化でき、他のWindowsアプリケーションや基幹システムとの柔軟な連携が可能です。

さらにRPAは、Excelでは難しい負荷の掛かる複雑な作業の自動化も可能であるため、ほとんどの企業にとって、RPAを活用した方が業務効率の改善が期待できます。

 

AIとの違い

RPAとAI（人工知能）との違いについて知りたい人も多いでしょう。どちらも同じようなシステムとして認識されている場合もありますが、まったく異なるものです。大きく以下のような違いがあります。

まず、RPAは業務効率化のための取り組みや技術全般のことを言い、狭義には作業を自動化するためのソフトウェアを指します。言い換えれば、人間の行っていた作業を一定のルールにしたがって代行させるツールです。

一方、AIは物事の記録や学習、判断など、コンピューターが人間の頭脳と同じような働きをするソフトウェアを指すのが一般的になっています。

両者は競合するものではなく、RPAはAIの技術を組み込むことで、これまで困難だった複雑な業務の自動化を実現し始めています。

 

クリックする場所を特定させる認識方法3パターン

 

次に、RPAによる作業自動化の具体的な仕組みについて、少し掘り下げて解説します。パソコン作業をRPAに代行させるためには、人間がマウスやキーボードで行う作業をRPAに認識させなければいけません。

たとえば、画面上のどこをクリックしたか、どのタイミングでキーボードを操作したかなどをRPAに記録させる必要があるわけです。そのための方法として、以下の3つのアプローチが考えられています。

 

ディスプレイ表示から特定「座標指定型」

 

スクリーン上の場所を「座標」として指定することで、RPAにマウスが画面上のどこを動いたか、どのポイントでキーボード操作が行われたかを記録させる標準的な方法です。

たとえば、画面の左上を基点座標（0,0）と定義し、そこから右・下にそれぞれ何ピクセルの場所がクリックされたかを覚えさせることで、一連の操作の自動化ができます。これはRPAのみならず、Microsoft製品を中心に多くのアプリケーションで使われている方法です。

ただし、パソコンのウィンドウサイズが変わったり、画面が作業の途中で変化したりする場合はうまく対応できないケースがあるので、最近のRPAではあまり使われない傾向にあります。

 

ボタンや文字列から探す「画像認識型」

 

あらかじめ「クリック」や「検索」などを行う画像をロボットに記憶させておき、その画像がスクリーン上に表示されたタイミングで自動的に処理を行う方法です。

画像を光学文字認識（OCR）や画像認識によって識別して、読み取りやクリック処理、あるいは画面に対して特定のキーボード操作にあたる信号をコンピューターに送ります。現在、ほとんどのRPAツールで採用されている技術です。

※光学文字認識（Optical Character Recognition/Reader）とは、文書の画像をコンピューターが利用可能な文字コードの列に変換する技術、あるいはそれを実現するソフトウェアのこと。

 

対象物を構造から検出する「オブジェクト認識型」

 

操作の対象となるアプリケーションやWEBページの構造をRPAに検出させることで、処理を実行させる対象（オブジェクト）を具体的に指定する方法です。アプリケーションをそれぞれの役割ごとの部品に分けてRPAに理解させ、特定の処理を行う部品を見つけさせることで、指定した操作を実行させます。

画像認識は対象の色や形を認識させる方法ですが、オブジェクト認識は操作対象のある場所をRPAに把握させるわけです。郵便物の配達員が「〇県〇町の〇番地にある家」といったように、届け先の住所を具体的に絞り込むイメージで捉えると分かりやすいでしょう。

上記2つの方法に比べて操作対象を的確に指定できるメリットがあるため、多くのRPAで導入され始めています。

 

RPAサービスの提供形態3タイプ

 

続いて、各ベンダー（販売元）が提供するRPAサービスの形態について説明します。RPAは作業の自動化を担うソフトウェアロボットを駐在させる場所によって、以下のように3つのタイプに分類できます。それぞれの特性を理解して、自社に適したタイプのRPAを導入するようにしましょう。

 

大量データを一括管理「サーバー型RPAツール」

ソフトウェアロボットを企業のサーバーに駐在させ、複数のシステムやクライアントパソコンの作業を横断的に自動化できるタイプです。サーバー上で多くのロボットを一度に制御できるので大量のデータ処理に向いており、各部署で同時進行している業務の効率化にも活用できます。

他の提供形態に比べて高額で運用環境の構築に時間が必要ですが、ロボットがサーバー上で稼働するため、社員が普段使っているパソコンには負荷が掛かりません。日常的に大量のデータ処理が必要な大企業向けのツールと言えるでしょう。

 

小規模で導入しやすい「デスクトップ型RPAツール」

現在、もっとも多くの企業に導入されているのがデスクトップ型RPAで、RDA（Robotics Desktop Automation）とも呼ばれています。社内のパソコンに直接インストールするだけで利用でき、そのパソコン内で完結する作業の自動化が可能です。

サーバー型に比べて導入費用が安く、1台のパソコンから試験的に運用してみて、徐々に導入を拡げていくのに適しています。組織的な管理を必要としないため、システム担当者やIT技術者がいない中小企業でも十分運用が可能です。

一方、ロボットの動作速度や安定性が、インストールしているパソコンのスペックに依存してしまうデメリットがあります。

 

第3の選択肢として急拡大「クラウド型RPAツール」

企業の管理するクラウド環境にソフトウェアロボットを駐在させるタイプのRPAです。インターネット経由でロボットを制御し、主にブラウザ上の操作を自動化するのに使われています。

たとえば、インターネットを使った競合分析や商品価格のリストアップ、ブラウザ上で動作する会計ソフトの転記作業などを自動化するのに最適です。

ソフトウェアをインストールする手間が掛からず、サーバーを用意する必要もないため低コストで導入できるのがメリットで、新しい機能も自動的に追加されるので常に最新版を使うことができます。

ただし、社内のパソコンに保存されているファイルや、インストールされているアプリケーションの操作などはクラウドタイプのRPAでは対応できません。

 

どのような仕組みで自動化していくべき？

 

RPAの仕組みと提供形態について説明してきましたが、企業が実際にRPAを導入する場合には、具体的にどういった点に留意すべきでしょうか？企業によって適した運用体制は変わってきますが、導入にあたっては以下のポイントを押さえておきましょう。

 

導入前のシナリオ設計は大切

RPAの運用における「シナリオ」とは、RPAに自動化させるパソコンの作業手順のことを言います。導入前にどんな業務を効率化したいのか、具体的にどの作業フローを自動化するのかを明らかにしておきましょう。

多くの企業では、各々の社員が作業手順を記憶して業務を行っていますが、人によって手順が微妙に違ったり、抜けや漏れがあったりする可能性があります。RPAによる自動化を行う際には、事前に作業をリストアップして可視化しておくことが重要です。しっかりとシナリオ設計をした上でRPAを導入しましょう。

 

運用ルールを決める

どのタイプのRPAを導入するにせよ、事前に運用上のルールを全社的に決めておきましょう。

特にデスクトップ型RPAは、企業のそれぞれの部署が個別に導入するケースが珍しくありません。各々の部署が勝手に運用している状態だと、担当者が異動や退職をした場合に、管理できる者がいなくなってしまう可能性があります。

また、将来的に各部署の業務を横断的に自動化したい場合にも混乱が生じてしまうでしょう。導入前に企業全体で運用のガイドラインを設定するなど、統一された運用ルールのもとでRPAを管理することが重要です。

 

実装後はPDCAを回す

RPAは企業の定型業務を効率化できますが、導入してすぐに効果が出るケースはそれほど多くないのが実態です。場合によっては、自動化によって思わぬ弊害が出てしまうかもしれません。

導入前に定めた運用ルールにしたがって、継続的にPDCAを回して改善を繰り返す必要があります。業務自動化による変化を計測しながら、徐々に自社に適した業務体制に変えていくようにしましょう。

 

まとめ

RPAは運用次第で企業の業務効率を向上させ、働き方改革を実現できる有用なツールですが、盲目的に導入しても効果を上げるのは難しいでしょう。しっかりとした運用ルールを定めるとともに、具体的にどういう業務を自動化するのか、事前にシナリオに落とし込んでおくことが重要です。

しっかりした計画の上で導入を行い、導入後は費用対効果の測定を行うようにしましょう。