RPAの基本的な機能とは？RPAによって自動化できる業務についても解説

業務効率化やコスト削減に貢献するツールとして知られるRPAですが、具体的にどのような機能があるのかをご存じでしょうか。RPA全般に共通する基本的な機能や、RPAによって具体的にどのようなことが自動化できるのか解説します。

 

RPAを分かりやすく解説

 

RPAは業界や業種を問わずに利用可能で、ある程度の知識と技術は必要なものの高度な専門知識や技術を必ずしも必要としないために導入する企業は増加傾向にあります。AIやIoTという言葉とともに耳にする機会も増えているのではないでしょうか。

そもそもRPAとはどのようなものなのでしょうか。RPAの定義やAIとの違いについて、まずは解説します。

 

RPAは定型業務を効率化するロボ

職人や製造業の現場で働く人たちの業務は、産業ロボットによって今や多くが自動化されています。かつてはその道の職人にしか生み出せなかった精巧な仕事も、機械が担うことができています。

一方、パソコンによる事務作業や定型業務の自動化は、高齢化社会がもたらす労働人口の減少を補うための業務効率化として注目されてきました。この自動化を担っているのが、AIやRPAといったツールです。

RPAとは、人が行っているデータの入力や伝票作成などの事務作業を、ロボットによって自動化することを言います。

 

RPAは手足、AI（人工知能）は頭になり得る

RPAもAIも、人間の作業を効率化するという点においては同じです。しかし、両者は厳格に異なるものです。

RPAとは、一般的には定型化された業務を自動化する手段そのものを指します。ただし、RPAは自ら考えることができないため、あらかじめ設定された通りの仕事しかこなすことができません。

一方、AIは蓄積したデータを基に学習を繰り返し、自律した判断や思考を行えるようになります。しかし、AIはあくまで知能であり、AIのみに業務を行う力はありません。

RPAにAIを組み合わせることによってはじめて、複雑な業務でも自動化が可能になります。いわばRPAは手足、AIは頭（脳）と言えるでしょう。

 

似ているようで異なるExcelマクロとの違い

オフィスワークを自動化するという点において、RPAとExcelマクロは共通しています。定義的にはどちらも似た役割を持っていますが、どういった点が異なるのでしょうか。

1番の違いは、Excelマクロは、原則としてExcelの中だけでしか機能しないという点です。一方で、RPAはオフィスツールに限定せずに、パソコンで使えるさまざまなアプリケーションの業務を自動化することができます。

また、Excelマクロは使用しているパソコンのスペックに大きく依存しますが、RPAの場合は、サーバー型のものであれば依存しません。そのため、Excelマクロよりも大きなデータ量を扱うことができます。RPAはサーバー型のほか、クライアント型、クラウド型があります。

 

RPAの基本的な機能とは？

RPAはオフィスワークを自動化するために、さまざまな機能が備わっています。どのような機能があるのか、代表的なものを見ていきましょう。

 

記録機能

RPAには、以下のような記録機能が備わっています。

 

レコーディング

マウスやキーボードの操作など、パソコン上で人が行った操作を記録し、次からはRPAが自動で実行してくれる機能です。コーディングなどは必要ないので、エンジニアでなくても使うことができます。

 

スクレイピング

Web上のテキストや画像などのデータを大量に取り込む機能です。主に情報収集のための機能で、これまで人が集めなければならなかった他社の商品価格や株価、天気などの情報を、自動で集めてくれるようになります。

 

編集機能

レコーディングとは違い、RPAに行って欲しい業務を一つ一つ、あらかじめ用意されている部品をもとに順番を決めて実行してもらいます。この自動処理したい工程を編集できるのも、RPAの機能の一つです。

編集機能を使いこなせるようになると、さまざまな処理を自動化できるようになります。RPAツールを活用する上では、担当者が必ず覚えておきたい機能です。

 

実行機能

RPAでレコーディングした機能やプログラムした機能を実行するには、人の手で行う方法のほかに、RPAが条件を満たした工程を自動で実行するという機能もあります。

例えば、実行するスケジュールを決定しておき、毎日決まった時間に入力作業を行ったり、自動でメールを配信するといったスケジュールによる自動実行機能です。

ほかにはトリガー実行機能もあります。これは、メールを受信したり、Excelファイルの編集が行われたりなど、ある条件（トリガー）をきっかけに実行される機能です。

「Excelのファイルが編集されたら、その内容をメールで担当者に通知する」というような機能がこれに該当します。

 

RPAに備わっている一般的な操作機能

RPAを使ってどんなことが自動化できるのでしょうか。主なRPAツールに備わっている操作機能について紹介します。

 

自動入力機能

Excelやデータベースに、データを自動で入力する機能です。例えば、資料請求の申込時に入力された顧客の情報、売上日報、勤怠情報などを自動入力してくれます。

ミスも発生しませんし、膨大なデータであっても入力してくれるため、人の手で行うよりもはるかに効率的に作業を行うことが可能です。

 

問い合わせ対応

チャットボットでの問い合わせなどに対し、自動で対応してくれます。

たとえば、定型的な問い合わせであればその場で回答するといった処理も可能です。どのように回答するかは、あらかじめ処理内容を記載したシナリオを作成しておく必要があります。また、RPAでは判断が難しい場合は担当者につないだりすることも可能です。

AIと組み合わせることで、回答をよりスムーズにしたり、回答できる内容の幅を拡げるなども可能です。24時間対応できるので、業務外の問い合わせであってもスムーズに回答を送ることができます。

 

メールの自動送信

メールの自動送信機能も、RPAにはよくある一般的な機能です。同じ内容のメールを顧客に一斉送信するメルマガのような使い方はもちろん、顧客のセグメントにあわせて送るメールを選定するといったこともできます。

メールのタイトルや内容を送信対象者に合わせて変更することも可能です。送信された顧客に対しより求心力のあるメールとなり、成果を高めることにもつながります。

資料のダウンロードなどを行ったユーザーに対して、あらかじめ準備している複数のメールを一定期間配信するステップメールやユーザーの行動を追跡してアプローチするリターゲティングなども送ることができます。

 

請求書などの発行

請求書や納品書、受領書なども自動で作成することができます。こうしたデータの作成は業種によっては毎日行われ、そのためだけに担当者をつけなければならないほどに手間のかかる作業です。

しかし、RPAを導入すればこれらの文書を自動で発行し、取引先や顧客など、必要な相手に送信するといったこともできるようになります。

 

まとめ

RPAにはオフィスワークの定型業務を自動化するための機能が備わっています。紙書類のデジタル化やデータの入力、勤怠管理などの業務を自動化することができます。AIと連携した高度なものになれば、データを分析して必要なデータの抽出や例外処理なども可能となり、自動化できる業務の幅が広がります。

RPAの導入を検討する際には、まずRPAの基本機能を理解し、自動化できる業務を棚卸しする必要があります。自動化に適した業務をRPAに任せることができれば業務効率化が期待できるでしょう。