RPAのシナリオの作り方を解説。シナリオ作成の流れやポイント

RPAのシナリオとはどのようなものを指すのでしょうか。RPAのシナリオの概要や作成方法、作成する際に気を付けたいポイントについて詳しく解説します。RPAを活用していくために、良質なシナリオ設計を行いましょう。

 

RPAにおけるシナリオとは

 

RPA（Robotic Process Automation）を導入するに当たっては、シナリオを作る必要があります。シナリオはRPAの効果を明確にし、導入目的を明らかにするものだからです。また、シナリオがないと予定外の事態が起こった際に対応が難しくなってしまいます。

RPAのシナリオを作成するために、まずはRPAの概要と、シナリオとはどのようなものなのかを把握しましょう。

 

そもそもRPAとは

RPAとは、人間がこれまで行ってきたデータ入力やアウトプットといった単純なオフィス業務を、ロボットに行わせる自動化の技術を指します。

人間の代わりに業務を行うことから「仮想知的労働者」（デジタルレイバー）と呼ばれることもあります。

RPAは、近年問題となっている労働人口の減少やデジタル化に対応するために注目が集まっており、大企業を中心に導入が進んでいます。

 

AIとの違い

AI（人工知能）は蓄積されたデータを元にAI自身が判断を行うことができます。一方、RPAは業務を自動化するためのシステムそのもののことで、入力されたプログラムを忠実に実行するのが目的であり、自分で判断することは行いません。

ただし、両者はまったく異なる存在というわけでもなく、AIをRPAに組み込んで作業を実行することもあります。単純作業を行うRPAはクラス1のRPAと呼ばれますが、より高度なクラス2、クラス3と呼ばれるAIを搭載して自律して判断が下せる高度なRPAも存在します。

 

RPAを運用するための計画書

ではRPAのシナリオとは何かと言うと、「RPAを運用するための計画書」のことを指します。

RPAは上記のように単純業務を行うものですが、そもそも、どの業務を行うのか、例外が出た場合はどうするのか、担当者はどのようなことを行えば良いのかなど、RPAを導入する上で決めるべき事はたくさんあります。

RPAのシナリオは、RPAを運用する上で決定しておく規則や作業内容を明確にするために作成するためのもので、RPAの運用には欠かせません。

 

RPAの導入における課題

RPAの導入にはシナリオ面での大きな課題が伴います。それは「誰がどのようにシナリオを設計するのか」ということです。

業務を自動化するたびにシナリオの設計をエンジニアに依頼しては工数も時間もかかってしまいますし、作業が属人化してしまうことも考えられるでしょう。

こうした課題を解決するために、プログラムやエンジニアリングについての知識が乏しい人であってもシナリオを設計するための仕組みや研修を用意しているベンダーも増えてきています。

 

シナリオ作成のポイント

RPAのシナリオを作成する際は、次のポイントを押さえることが大切です。RPAの導入効果を高めるためにも参考にしてみてください。

 

シナリオの目的を明確にする

「何のためにRPAを導入するのか」を明確にするところから、シナリオ設計は始まります。顧客情報の管理や情報収集、営業のサポートなど、さまざまな目的が考えられますが、まずはRPA導入によって何をしたいのかを決定しましょう。

RPA導入の目的が明確でないと、いたずらにシナリオを拡張してしまい、本来有人対応すべきだった業務まで自動化してしまうといった無駄を生んでしまいます。

シナリオの設計や導入のための準備、運用にもコストはかかるため、できれば無駄な自動化は避けたいところです。そのためにもシナリオの導入目的を明確化し、それをゴールとしたシナリオ作成を行うことが重要です。

 

シナリオの実行環境が整っているか

シナリオを作成したとしても、そのシナリオ通りに実行できる環境が揃っていなければ意味がありません。

例えば、データベースの出入力を自動化しようとする際には、データベースの設計によってはRPAツールと連携がしにくいものがあります。データベースが旧式なため頻繁に処理落ちしてしまったり、高頻度でメンテナンスが必要になるようでは、効率的な自動化は行えません。

外部システムや他のアプリとの連携を必要としている業務を自動化する場合も、RPAによる自動化が難しい場合もあります。

いくらシナリオを設計しても、実行環境が整っていなければ無駄なシナリオになってしまうでしょう。

 

小さな業務のシナリオを作る

初回導入において、全社で用いるような大きなシナリオを設計することはリスキーです。シナリオに問題があった場合、社内全ての業務に影響してしまう可能性があります。

特に初めての導入を行う場合は、一部署や一業務の小さなシナリオを作るところから始めて、修正や改良を行ってアップデートするところから始めていきましょう。

そうして、RPAのシナリオ設計にある程度慣れてから、徐々に自動化の範囲を増やしていきましょう。

 

シナリオを設計する

シナリオ設計とは、シナリオを作成する前の準備を行う工程です。以下のポイントと手順を踏まえた上で、まずはシナリオ作成の前準備を整えましょう。

 

自動化の手順を可視化する

これから自動化する業務について、現在操作している手順を確認します。

その中で人がこれまで通りに行う作業と、これからは自動化する作業を明確に区分していきます。自動化する作業が決まったら、それをどのような手順で行うのかを可視化していきます。

使用するファイルのフォーマットに違いはあるのか、例外処理が発生するケースについてもピックアップし、その対処方法についても考えておく必要があります。

 

現状の作業手順の見直し

可視化と並行してやっていきたいのが、作業手順の見直しです。現在の作業の中で、余計な作業や非効率な作業も抽出して、手順自体を省くのか、それとも簡略化するのかといった改善を行った上で自動化しましょう。

自動化する業務そのものが非効率では、自動化の意味が薄れてしまいます。これまでの作業を見直して、非効率と思われる作業を省くなどして、より洗練された手順を踏むことでRPAのパフォーマンスを高めることができます。

 

シナリオの実装方針を決定

可視化した手順に基づいて、シナリオの実装方針を決めていきます。

例えばカスタマーサポート業務にRPAを実装する場合、どこまでを自動で対応し、どのような内容であればオペレーターにつなぐのかといった自動化の範囲と人との連携について検討します。

また、エラーやイレギュラーな問題が発生した場合に作業をいったん止めるのかどうか、その連絡を誰にするのかといったシナリオ全体のフローについて考えていきます。

 

シナリオを作成する

シナリオ設計が終わったら、次はいよいよシナリオを作成していきます。シナリオ作成時は、次のポイントを押さえておくようにしましょう。

 

ノードを並べて作成を行う

ノードとはフローを設計する上での処理単位のことです。処理内容や分岐点、アプリケーションの処理や担当者などの要素を並べつつ、作成を行っていきます。

作成はRPAツール上で行えるものもあり、ツールによってはドラッグ・アンド・ドロップで作成できるものもありますので、ツールごとの操作方法はあらかじめ確認しておきましょう。

操作する対象や要素によって、ノードは異なります。

 

人の操作との違いを把握する

シナリオを作成するに当たっては、ロボットと人の違いについても把握しておきましょう。

例えば、データの入力作業については、人であれば自分で考えて処理方法を変えたり、処理そのものをスキップしたりと言った操作を行いますが、機械はそうした判断ができないため、どのような内容で、どのボタンをクリックするか、保存方法や入力する項目など、厳密に設定する必要があります。

また、待機処理の設定や、エラーが出た場合に作業を中断するのかループ処理を行うのか、といった分岐についても詳しく設定することが求められます。

 

シナリオをテストする

シナリオが作成できたら、本導入の前にテストをしましょう。テスト方法としては、以下の紹介する4つのものがオーソドックスです。

 

単体テスト

まずは、処理内容の一つ一つを細かくテストしていきます。

「データを入力する」「データを保存する」「データを送信する」といった一つ一つのタスクが問題なく動くかを見ていきましょう。

問題が出てくる場合や改善箇所が出てきた場合には、速やかに修正を加えていきます。

 

結合テスト

単体項目のテストが終わったら、それを一連の流れとして動くかどうかをテストします。ループ処理や、分岐が正しく行われるかどうかを確認します。

例外処理についても正しく対応できるかどうか確認しましょう。想定される処理について、エラーを出さずに最後まで正常に稼働することを見届けます。

 

本番データテスト

テストデータではなく、実データを使ってテストを行います。

実際に使われているデータでテストを行うことで、テストでは想定していなかったパターンや処理が発生しないかどうかを洗い出します。

想定外の処理が発見された場合には、それに対して改めて処理するようにシナリオに追記・修正を重ねていきます。

 

耐久テスト

処理するデータ量を増やしたり、長時間にわたってテストをすることでエラーが出ないかどうかを確認します。

実データよりも大きいデータを使って、処理が遅くなったり停止したりしないかを確認しましょう。現在の実データには耐えられても、将来的にデータが膨らんだ際に問題が発生することを防ぐためです。

 

まとめ

RPAの導入に当たっては「どのように自動化し、導入していくのか」を設計したシナリオを作成する必要があります。シナリオ作成はエンジニアではなく、一般社員や情報部門で行えるツールも増えています。

適切なシナリオを作成し、業務を自動化できればRPAが発揮するパフォーマンスも向上します。RPAを社内に浸透させるためにも、良質なシナリオ作成を心がけましょう。