RPA導入・運用する上での課題解決方法。RPA活用のための注意点

RPAを導入・運用する際に起こりがちな問題の解決方法を紹介します。他社の失敗事例やよくあるトラブルを把握し、運用ルールをしっかりと定めて社員が順守できる環境を整えましょう。スムーズにRPAを導入するためのポイントも解説します。

 

RPAの定義とできること・できないこと

 

RPAとは「Robotic Process Automation」の略語で、ソフトウェアロボットを利用して企業の定型業務を自動化する取り組みであり、2016年ごろから日本でも本格的に導入され始めました。

 

RPAはロボによる定型業務自動化

多くの企業は日常業務として、請求書のデータ化やExcelファイル内の商品情報を基幹システムに移行するといった定型作業を、毎日のように繰り返しています。こういった業務は単純作業の繰り返しではあるものの、人間の手では時間が掛かり、ケアレスミスによって作業をやり直さなければならない場合も珍しくありません。

RPAはそのような企業の定型業務を自動化する取り組みであり、デスクトップ上の一連の作業をソフトウェアロボットに記録させ、正確に再現させることで作業を自動化させることが可能です。

作業のたびに人間の判断が必要となる非定型業務に関しては自動化できないものも多いですが、最近ではAI（人工知能）技術を組み込むことによって、複雑な作業の自動化も可能になり始めています。

 

RPA導入・運用する上で浮上する諸課題

RPAの採用によって業務効率化を実現した企業は多いですが、RPAを導入・運用する上で、次のような課題を抱えている企業も少なくありません。

・RPA導入の目的が共有できず浸透しない

・RPAがよく止まりトラブルが多い

・RPAを担当する適切な人材がいない

・結果を求めるのが性急すぎる

それぞれみていきましょう。

 

RPA導入の目的が共有できず浸透しない

RPAの導入目的が曖昧だったり、現場とうまく共有できていなかったりして、利用がなかなか浸透しないケースは多いです。全社的にRPAを導入しても、積極的に作業を自動化する部署がある一方で、まったく普及が進まない部署がある企業は珍しくありません。

上長の指示で導入したものの、そもそもRPAで具体的に何ができるのか、どのように使えるのかが分からないと感じている社員も多いのが実態です。まず何を目的として導入するのか明確にして、具体的にどういう業務が自動化できるのか、自動化することによってどんなメリットがあるのかを現場の社員に理解してもらう必要があります。

 

RPAツールがよく止まりトラブルが多い

導入後にRPAツールのトラブルが頻発してしまい、業務自動化が進まないケースも多いです。RPAはただ導入すれば良いわけではなく、自動化したい一連の作業をRPAツールに設定する必要があります。

設定を間違えると正しく動かないのはもちろん、自動化処理中に予期せぬエラーが発生する可能性もあります。問題が起こった際に現場で対応するためのマニュアルは作成しておきましょう。

また、そもそも自動化させる業務内容を社員が把握していなければ自動化設定もできないため、担当者は具体的にどんな作業を自動化させるのかを正しく理解しておく必要があります。

 

RPAを担当する適切な人材がいない

RPAの運用には相応のITリテラシーをもった人材が必要になります。プログラム言語の理解は必須ではありませんが、RPAの特性を知っており、定期的にメンテナンスできる人材がいるのが望ましいです。

適切な人材がいなければトラブルが起こった際に対応できず、その都度サービスベンダー（サービス提供会社）に頼ることになるため、効率的な業務自動化が阻害される可能性があります。

 

結果を求めるのが性急すぎる

多くの企業がRPAを活用して業務自動化を実現しているため、新たに導入を検討する企業も増えています。しかし、RPAを導入すれば、すぐに業務が効率化されて仕事の生産性が向上するかといえば、必ずしもそうではありません。

RPAツールはあくまでもソフトウェアなので、正しく活用できなければ定型業務を自動化できず、結果として業務効率も上がらないでしょう。

成功事例だけを確認して「導入さえすれば業務が自動化できる」と考えてしまう人も多いですが、導入後も自社の業務環境に合うように調整が必要になります。短期間ですぐ成果が出るという思い込みは捨てましょう。

 

RPA導入・運用にともなう課題解決の方法

上記のようなRPAの導入・運用にともなう課題を解決するための、具体的な方法を解説します。

 

RPAを導入する目的を共有する

まず、そもそも何のためにRPAを導入するのか、導入することによって具体的に何を実現したいのかを明確にしなければいけません。目的を明らかにして、全社的に共有する必要があります。さらに業務上の課題を洗い出し、自動化したい業務プロセスを事前にまとめておきましょう。各部署ごとにRPAで自動化させたい具体的な業務を申請してもらったり、業務上の課題をヒアリングしたりして、ニーズの把握に努めましょう。

特に複数の部署や部門に係る業務を横断的に自動化したい場合は、まず導入するRPAツールで実現可能かを判断する必要があります。自動化できるならば、それぞれの部門の担当者が話し合うなどして、フローチャートなどで一連の業務の流れを可視化しておきましょう。

 

ベンダーや専門家のアドバイスを受ける

初めてRPAを導入する企業は、サービスベンダーや専門家のアドバイスを受けながら導入することで、不要なトラブルを避けてスムーズにRPAを活用できるようになります。導入の際にスタッフを派遣してサポートしてくれたり、コンサルティングをしてくれたりするベンダーも多いので、積極的に活用しましょう。

自社にシステム担当者がいる場合でも、ベンダーに初期設定や定期メンテナンスを依頼することで、担当者自身も運用ノウハウを学べるため、より効率的にRPAを活用できるようになるはずです。

 

RPAの運用ルールを定め社員教育する

RPAの運用ルールを定めて、現場で順守するように社員教育を行うことも重要です。

自動化に必要なRPAの設定や作業プロセスについて、マニュアルやガイドラインに落とし込むとスムーズです。また、運用ルールを守らない場合に起こりうるトラブルや弊害に関しても説明し、各々の社員が必ずルールを守って安全にRPAを活用できるように働き掛けることが大事です。

 

RPAを活用する社内環境を整備する

RPAツールはソフトウェアとしては新しい部類のため、運用ノウハウが未整備だったり導入事例が少なかったりするサービスも多いです。さらにRPAの性質上、企業によってさまざまな活用ができるため、他社の事例が必ず自社にも当てはまるとは限りません。そのため、導入後に試行錯誤するための環境整備が重要です。

導入してもすぐに社員が活用できないことが多いため、専任の担当者を任命したり問題が発生した場合に解決を請け負う部門を創設したりなど、現場にRPAが浸透しやすい体制を整えましょう。

 

RPA導入・運用をスムーズに進めるには

最後に、RPAの導入と運用をスムーズに進めるためのコツを紹介しておきます。

 

小規模なプロジェクトから展開する

上述のように、RPAは導入してすぐに効果が出ることは少なく、試行錯誤をしながら徐々に自社の業務環境に適応させていくものです。はじめから大規模に導入するのではなく、小規模なプロジェクトから展開して調整を繰り返した方が成果が出やすいでしょう。

まず特定の部署に導入して、成功体験を積み重ねながら徐々に他の部署にも横断的に展開する方が、結果的に全社に浸透しやすくなります。

 

課題が解決できるRPAツールを選ぶ

できるだけコストパフォーマンスの高いRPAを導入するために、事前に費用対効果をできるだけ詳細に試算し、自社の環境に合ったベンダーのサービスを導入しましょう。単純に導入コストの安いサービスを選択すれば良いわけではありません。

コスト削減だけを考えるのではなく、多少割高でもサポート体制のしっかりしたベンダーを選んだ方が、保守運用のコストを考えると長期的には割安になる可能性もあります。ベンダーとサービスの選定は慎重に行いましょう。

 

まとめ

業界・業種を問わず、さまざまな企業に導入され始めているRPAですが、導入してすぐに成果が出るような万能ツールというわけではありません。試行錯誤を重ねながら、徐々に自社に合うように育てていく必要があります。他社の失敗例などから課題解決方法を学んでおきましょう。

また、導入するサービスを選ぶ際には、コスト重視やブランド重視で安易に選択するのは避けた方が無難です。まず導入目的を明らかにして、具体的にどんな業務を自動化するのか、それによって何を実現したいのかを明確にしましょう。その上で自社のニーズにマッチしたサービスを慎重に選択することが重要です。