RPA導入後にはどんな課題がある？失敗の事例と課題解決の方法

多くの企業が業務効率化のためにRPAを導入していますが、導入後にもさまざまな課題が浮上するケースが少なくありません。RPAの導入失敗事例と、課題解決の方法を解説します。これからRPAを導入する予定の企業の方は参考にしてください。

 

RPA導入後のよくある課題

 

RPA（Robotic Process Automation）は企業のバックオフィス業務を中心に、大量のデータを取り扱う仕事や、繰り返しの多い作業の自動化を図る取り組みで、多くの企業がRPAによって業務効率化やコストの削減に成功しています。

しかし、RPAの活用に成功している企業がある一方で、導入後にさまざまな課題を抱える企業も少なくありません。RPAの導入・運用において、次のような課題に直面する企業が多いようです。

 

メンテナンスに回すリソースがない

RPAの導入には成功したものの、問題が起こった際の対応や、定期的にメンテナンスをする要員が不足している企業は珍しくありません。

Excelのマクロ機能など、他の自動化システムに比べてプログラミングの知識が不要なのがRPAの魅力ですが、トラブルの対応やメンテナンスには相応のITリテラシーとRPAの知識が求められます。

導入時の設定をベンダー（提供会社）に任せきりにしていたり、専任の担当者が異動や退職でいなくなってしまったりすると、問題が起こった際に誰も対応できなくなってしまいます。その結果、RPA自体が使われなくなってしまう可能性もあるでしょう。

 

効果が実感できない

数多くの企業がRPAによって定型作業の自動化に成功し、業務効率を向上させているため、RPAを導入すればすぐに効果が出ると考えている人が多いようです。しかし、実際は導入してもすぐに成果が出るわけではありません。自社の環境に合うように調整し、試行錯誤を繰り返さなければ結果が出ないのが実態です。

さらに、業務プロセスを可視化して自動化させる業務を明確にしておかなければ、RPAを導入しても的外れなところを自動化してしまい、かえって効率が悪くなってしまうかもしれません。準備不足のまま盲目的にRPAを導入し、効果を実感できずにいる企業は少なくありません。

 

活用範囲が狭い

RPAは狭い範囲にのみ導入しても、なかなか成果を感じることはできません。ごく少数の社員の担っていた業務がRPAによって自動化されたとしても、その部分の仕事が簡略化されただけで、業務全体にはさほどインパクトがないケースは多くあります。

導入の段階で、できるだけRPAの全社展開を視野に入れた運用を考えましょう。部署や部門にまたがる業務を横断的に自動化できれば、それだけ多くの社員の作業時間を削減でき、より高付加価値の仕事に振り分けることが可能になります。結果として、企業全体の生産性が向上するでしょう。

 

RPA導入で起きる失敗の原因は？

RPA導入で起こりがちな失敗の原因について、もう少し掘り下げてみましょう。

 

業務内容の整理ができていない

業務内容の整理をしないままRPAを導入してしまい、必要のない業務を無理に自動化してしまったり、自動化によって作業フローの分断が起こったりして、むしろ業務効率が悪くなってしまうケースが多くみられます。

それに加えて、業務フローを正確に理解していなければ、自社に合ったRPAが分からずに、現場で使いこなせないツールを導入してしまう可能性もあります。RPAを導入する前に、必ず対象となる分野の業務内容の整理を行いましょう。

業務整理により必要な業務を細分化してみることで、それぞれの業務がどう関連しているか理解できるため、各々の業務の問題点や課題がはっきりします。発見した問題点や無駄なポイントを、RPAによる自動化で解消できるか冷静に判断しましょう。

 

目的を組織全体で共有できていない

RPAを導入する目的を組織全体で共有しないまま導入されていることも多いです。企業のマネジメント層やIT部門など、一部の人々だけがRPAを導入する意義やメリットを理解していても、実際に活用する現場の社員たちが有効性を理解していなければ浸透しづらいでしょう。

導入目的はもちろん、RPAの活用が具体的にどういうメリットをもたらすのかを説明し、必要があれば事前研修を行うなどして、現場の理解を深めるように努める必要があります。

 

メンテナンスできる技術者がいない

サービスベンダーにRPAの導入から運用開始まで任せる企業は多いですが、RPAの設定変更やメンテナンスに関する知識・ノウハウが自社に蓄積されず、問題が起こった際に対応できなかったり、定期メンテナンスができる社員がいなかったりするケースは珍しくありません。

RPAの活用には相応のITリテラシーが求められますが、プログラミングの知識がなくても設定の変更やメンテナンスは可能です。問題が起こった場合に備えてサポートデスクを設けているベンダーも多いものの、簡単な更新作業やトラブル対応に関しては、自社スタッフでも対応できるように教育しておく必要があるでしょう。

 

導入後の課題を解決するには

では、こういったRPA導入後の課題を解決するにはどうすれば良いのでしょうか？企業によって起こりうる問題や課題は違いますが、少なくとも以下のポイントは押さえておきましょう。

 

スモールスタートから全社運用へ

繰り返しになりますが、RPAは導入してすぐに成果が出ることは稀です。導入後に一つひとつ効果を検証しながら、徐々に自社のビジネス環境に合うように調整する必要があります。

全社での運用を想定してRPAを導入したにもかかわらず思うように成果がでないことがあります。その場合、まずはとくに積極的に活用したい業務から運用していきましょう。そこで成果がでれば少しずつ自動化する業務の範囲を拡大していきます。

 

導入意義について現場で説明する

マネジメント層がトップダウンでRPAを導入する企業が多いですが、現場に導入意義の説明をしないまま一方的に進めてしまうと、現場の混乱を招いたり、社員に反発心を持たれる可能性があります。結果として、うまく活用されないまま導入コストが無駄になってしまうかもしれません。

事前に現場に対してヒアリングを行い、業務プロセスの理解や業務上の課題を把握するのに加えて、社員に導入意義をしっかりと説明することが重要です。導入によってどんなメリットがあるのか、現在の業務プロセスはどう変わるのかなど、現場の社員がRPAの活用を自分事として認識できるように説明を尽くしましょう。

 

最終目標を明確にする

RPAの導入によって、企業として何を達成したいのかも明確にしておく必要があります。単に業務効率を向上させる目的でRPAを活用している企業が多いですが、それ以外にも、業務コストの削減や社員の作業時間の短縮による従業員満足度の向上など、さまざまな目標があるはずです。

最終的な目標によって具体的な活用方法も変わってくるので、できるだけ分かりやすい目標を設定し、全社的に共有することが大事です。「作業時間を〇〇時間短縮する」といった具体的な数値目標を掲げると、より現場に理解してもらいやすいでしょう。

 

導入前から対策を実行しよう

ここまでRPA導入後の課題の解決方法を解説してきましたが、その多くは導入前からの準備が必要なものです。業務整理や導入意義の説明といった下準備に加えて、以下の対策も重要です。

 

ベンダーからの支援を受ける

初めてRPAを導入する企業は、できるだけベンダーからの導入支援を受けるようにしましょう。ソフトウェアロボットの開発・運用はプログラミングの知識は不要ではあるものの、システム開発の知識やノウハウが必要な場面が少なくありません。

ベンダーからのサポートを受けた方が社員のツールへの習熟が早くなり、結果として現場への浸透も早くなるでしょう。トラブルが起こった際の対応も教えてもらえるため、システムエラーが発生した際に、現場で素早く対応できるようになります。

 

ツール選定をしっかり行う

現在、RPAにはさまざまな種類があります。自動化できる業務範囲や得意分野がツールによって違っているため、自社の環境に合ったものを慎重に選択しなければいけません。

たとえ適用範囲が同じでも、操作性やソフトウェアロボットの開発のしやすさなど、さまざまな点でツールごとの差があります。可能であれば、複数のツールをトライアルとして導入してみて、実際の使い勝手を確かめてから正式に採用するのが良いでしょう。

 

まとめ

RPAの導入後に起こりがちな問題や課題を紹介しました。RPAによって業務効率の向上に成功している企業がある一方で、さまざまな課題を抱えてしまう企業も少なくありません。

企業によって起こりうる具体的な問題は変わってきますが、導入失敗のパターンはある程度決まっているので、本記事を参考にしっかりと対策をしておきましょう。