機能や特徴が異なるERPとRPA。組み合わせて使うことで業務効率化も

ERPとRPAは似た用語ではありますがその機能や特徴はもちろん、それぞれのツールの導入目的も異なります。ただし両者を組み合わせて使うことによって業務効率化につながることが期待できます。ERPとRPAの違いを説明するとともに、両者を組み合わせるメリットや、具体的に実現できることを解説します。それぞれのツールを有効に活用したい方はぜひ参考にしてみてください。

 

ERP・RPAの仕組みや特徴

 

まずはERPとRPA、それぞれの用語の意味と特徴、導入目的を理解しましょう。

 

ERPは基幹システム

ERP（統合基幹業務システム）とは「Enterprise Resource Planning」の略語で、本来は企業の資源計画を意味する用語です。

もともと、ERPは経営リソース（ヒト・モノ・カネ・情報）を管理して最適な活用をするために必要な考え方です。しかし、企業の生産業務や販売業務、財務に関する業務を一元的に管理できるシステムが登場する中で、徐々に基幹業務をサポートする統合システムのことを指すようになりました。

 

代表的なERPシステム：SAP ERP

SAP ERPはSAP社が提供している世界シェアNo.1のERPシステムです。販売、生産、在庫、会計などといった幅広い業務をサポートしています。大きな特徴はデータをリアルタイムで収集し、常に最新の情報で管理ができることです。

各業務モジュールのデータベースが統合されていないERPシステムもありますが、SAP ERPは業務プロセスそのものの実現を重視しています。

 

ERPは全社的な業務最適化が目的

ERPを導入する目的はいくつかありますが、その一つに組織全体での業務効率化が挙げられます。

従来の統合されていないシステム環境では、二重のデータ入力が発生したり、他部門のデータ収集に手間がかかったりしていました。ERPはすべての業務を統合的に管理し、横断的なシステム環境を実現します。非効率なデータ入力作業を省くことができ、他部門のデータも素早く収集できるようになり、全社的な業務最適化につながります。

また、情報を一元管理することで、組織全体の状態をリアルタイムで把握することができ、的確な経営判断に役立てることができます。

 

RPAは自動化するロボット

RPAは「Robotic Process Automation」の略語で、管理部門の定型業務を自動化するための取り組み、あるいは自動化を実現するソフトウェアのことを指します。

RPAは、主に経理や総務など、バックオフィスと呼ばれる分野の定型業務を自動化するために導入されています。最近ではAI（人工知能）技術と組み合わせることで、より複雑な業務の自動化も実現し始めています。RPAも金融業界やIT業界を中心に、さまざまな企業で導入が進んでいる状況です。

 

代表的なRPAツール：WinActor

WinActorはNTTグループが開発した純国産RPAツールとして広く知られています。Windows上で動作するアプリケーション全般に対応し、人がPC上で行っている作業を自動化することが可能です。高度なプログラミング知識がなくても直感的な操作で使いやすいこともWinActorの強みです。

RPAは定型業務の自動化によるコスト削減が目的RPAの導入目的として一番大きなところが業務効率化によるコスト削減です。

RPAはデータ入力作業等の定型業務を一手に担うことができるため、作業時間やそれにともなう人件費の大幅な削減が期待できます。

 

ERPとRPAを組み合わせるメリット

ERPとRPAは別のものであり、目的や実現できることも異なりますが、実は両者を組み合わせることでさまざまなメリットがあります。ERPとRPAを組み合わせるメリットをみていきましょう。

 

ERPの課題をRPAで解決できる

ERPの抱える課題をRPAで解決できるケースは珍しくありません。ERPはさまざまな部門の情報を一元管理できますが、各部門の社員がERPシステムに情報を入力する必要があり、データ量が多くなると作業効率が悪くなってしまいます。

そこでRPAを導入すれば、部門に関わらずデータの入力作業を自動化できます。社員の作業時間を大幅に減らせるだけでなく、企業全体の業務効率を改善できるのです。

 

ERPの業務を効率化できる

RPAは主にパソコン上で行う定型業務全般を対象とするため、ERP上の一連の操作も自動化することが可能です。ERPは数多くの機能を備えており、膨大な量の情報を処理する必要から、どうしても作業が複雑になったり手間がかかったりすることが多くなります。

そこにRPAを導入すれば、どれほど冗長であっても定型業務である限り自動化できるため、圧倒的な業務効率化を実現できるでしょう。日々、大量のデータを処理する必要のある企業ほど、RPAによる作業自動化の恩恵は大きいと言えます。

 

ERPとRPAを組み合わせた使い方

それでは、ERPとRPAを組み合わせた使い方をいくつか紹介します。

 

メールで受領した注文情報の入力

顧客からメールで受け取った注文情報を確認し、それをERPに入力する作業は多くの企業にみられる光景でしょう。RPAを使えば、この一連の作業を自動化できます。

具体的には、届いた注文メールを確認し、顧客名や注文のあった品番号、数量などを受注処理用の表計算ソフトに入力して、さらにそれをERPの入力画面にコピーするといった流れになります。当然、企業によって作業フローは違いますが、概ねこういった手順になるはずです。

RPAはこれらの手順をすべて自動化できるため、日々の注文処理数の多い企業ほど、業務効率を向上させられます。

 

Excelで作成した予算ファイルの収集をする

RPAは、企業の各部門で管理されているExcel形式の予算情報を収集し、ERPの予算管理ソフトにまとめて登録する、といった作業も自動化できます。

Excel内の操作のみであればマクロ機能を使えば作業自動化が可能ですが、複数のファイルにある予算金額を集計用のExcelファイルに貼り付け、さらにERPに登録するといった一連の作業はRPAでなければ難しいでしょう。

複数のアプリケーションやシステムを操作しなければならない作業も、RPAならば問題なく自動化できます。

 

RPAによりERPのコストを削減

ERPを導入する場合、自社の業務がERPの機能とマッチするかどうか確認するのは当然の話です。しかし、すべての業務内容が、導入するERPに適合するケースは稀でしょう。場合によってはERPに合わせて業務プロセスを変更したり、既存システムの設定を変更したりする必要があるかもしれません。

そのようなとき、RPAを導入することで、業務プロセスの変更やカスタマイズを最小限に抑えられる可能性があります。また、ERPでカバーできない業務領域でも、RPAによって自動化できれば、全体の流れを変えずに理想的な作業フローを実現できる可能性があるでしょう。自社の業務プロセスに柔軟に組み込めるのもRPAの強みです。

 

まとめ

ERPとRPAの違いと、両者を組み合わせるメリットを解説しました。どちらも企業の生産性をアップできる便利なシステムですが、ERPでカバーできない部分をRPAで補うことで、さらに業務が効率的になり、社員の作業時間を削減できます。

すでに自社にERPを導入している企業は、ぜひこの機会にRPAの導入も検討してはいかがでしょうか？うまく組み合わせることで社員の使える時間が増え、より付加価値の高い仕事を任せられるようになるでしょう。