OCRとRPAの機能と用途の違い。組み合わせで何ができるかも解説

RPAとOCR、それぞれの機能と用途の違いを解説します。OCR技術と組み合わせることで、RPAの自動化範囲を拡げることが可能です。具体的に何ができるのか確認しましょう。名刺や資料の取り込み作業を効率化したい企業の方は参考にしてください。

 

OCRとRPAそれぞれの機能や役割

 

まずはOCRとRPAの概要と主な役割をそれぞれ解説します。

 

OCRは画像データの文字が像を読み取りデータ化する

OCR（Optical Character Recognition/Reader、光学文字認識）とは、光学装置を用いて紙に書いてある内容をテキストデータとして変換する技術、あるいはそれを実現するソフトウェアのことを指します。取り込んだ画像を、あらかじめ登録されているパターンに照らし合わせることで文字を認識し、データに変換する仕組みです。

日本では40年ほど前から企業に取り入れられるようになった技術で、ここ10年ほどでスマートフォンやタブレット端末が普及してからは、付属のカメラで文字認識を行う機能も普及しています。

また、最近ではOCRの文字認識にAI技術を活用したAI-OCRが注目されています。文字認識率が向上し、フォーマットが異なる帳票や手書きの資料にも対応可能です。

 

RPAはホワイトカラー業務の自動化

RPA（Robotic Process Automation）とは、ホワイトカラーの業務をソフトウェアロボットで自動化する取り組みを言います。

一連の作業手順を記憶し、正確に再現できるソフトウェアロボットを搭載したRPAツールは、主に定型業務の自動化に活用され、日本でも多くの企業が業務効率の向上や人件費の削減に成功しています。

 

OCRとRPAの連携でできる業務改善

次に、RPAとOCR技術の連携によって実現できる業務改善の事例をいくつか紹介します。

 

自動で経理処理を行う

RPAはデスクトップ上の一連の作業を自動化できます。OCRによって紙の情報をデータとして取り込むことができれば、その情報を表計算ソフトに入力したり、会計システムに登録したりといった作業の自動化が可能です。

特に、紙ベースの請求書などを目視で確認し、会計システムに登録する作業をしている経理業務に導入すれば、自動で経理処理を行えるようになります。結果として、業務効率の大幅な向上と社員の作業時間の削減ができます。

 

発注書や契約書の処理を自動化

日々、大量に発生する発注書や契約書の処理を自動化するのも可能です。経理業務の請求書の処理同様に、書類の内容をOCRでデータ化し、管理システムに登録する作業を完全に自動化できるため、企業の受注から商品・サービスの納品までの流れが早くなります。

社員は管理システムへのデータ入力の手間がなくなり、空いた時間をより付加価値の高い仕事に使うことができるでしょう。結果として、企業全体の生産性が向上します。

 

名刺や手書き資料の自動デジタル化

名刺の管理も社員にとっては時間をとられる作業の一つでしたが、OCRとRPAの組み合わせによって、名刺から顧客情報を抽出し、データベース化するまでの流れを自動化できます。さらに、そのデータを基に営業メールを送信するといった作業まで自動化が可能です。

またAI-OCRとRPAを組み合わせることでフォーマットが統一されていない手書き資料も同様にデータベース化しておくことが可能です。必要な時にスムーズに資料を閲覧できるようになります。

 

RPA×OCRの活用事例

続いて、OCRとRPAの特性を活かして、社員の業務負担を軽減した事例を紹介します。

 

経理業務の帳票処理負担の軽減

上述のように、OCRによって紙の資料をデータとして取り込み、必要なシステムへの登録作業はRPAによって自動化することで、経理業務における社員の帳票処理の負担を大幅に軽減できます。

特に月末や年度末は紙ベースの帳票処理に時間をとられる企業が多く、社員が連日の残業によって対応しているところも少なくありません。

そこでOCRとRPAを連携させることにより、大量の帳票もスムーズにデータ化できるようになり、システムへの転記作業も完全に自動化できます。結果として社員の残業時間をなくすことができ、人件費の削減になるでしょう。

出典元：https://www.usknet.com/useful/column/9546/

 

AI-OCR×RPAで手書きの賃貸住宅申込書の処理を自動化

手書きの不動産申込書の処理をAI-OCRとRPAの組み合わせによって自動化している不動産会社があります。毎月大量の管理帳票が発生していた不動産会社では、請求書をはじめとした帳票を月に7,000件近く処理しなくてはなりませんでした。

そのため、RPAとAI-OCRを活用した自動化処理サービスを試験導入したところ、平均で1件につき90秒ほどかかっていた帳票の処理時間が半減しました。社員の作業時間を大幅に削減できただけでなく、職場全体のモチベーションアップも実現したと言います。

不動産業界に限らず、日々大量の帳票処理が求められる会社にとって、OCRとRPAの組み合わせは、業務効率を大幅にアップさせる強力なツールとなるでしょう。

出典元：https://qeee.jp/magazine/articles/2002

 

まとめ

RPAとOCRの概要と役割について説明するとともに、両者の組み合わせによる企業の業務改善例を紹介しました。本来、OCRとRPAはまったく違うものであり、うまく組み合わせることで画像の取り込みを含む一連の業務を自動化できます。

名刺や画像のデジタル化に人手を割いている企業は多いですが、OCRとRPAを導入することで、マンパワーに頼らずスピーディーなデジタル化を実現できます。また、最近ではAI-OCRも注目されています。経理業務や名刺管理など、さまざまな業務に応用できるので、ぜひこの機会に導入を検討してみましょう。