DX推進に不可欠なRPA。成功と失敗を分ける考え方の違いは？

日本でも多くの企業が推進しているDXの概要と、その実現に役立つと言われているRPAのメリットおよび実際の導入事例を紹介します。働き方改革やコロナに合わせた職場環境づくりのため、DXが必要だと感じている企業の方は参考にしてください。

 

DXが企業にもたらすものとは

 

DX（デジタルトランスフォーメーション）とは、ITの導入や活用によって社会を変革・進化させることにより、人間の生活を向上させることを表した概念です。

もともとDXという言葉は2004年、スウェーデンのエリック・ストルターマン教授が提唱したもので、日本でも2018年頃から経済産業省を中心に国全体で企業のDX推進が推奨されるようになりました。

企業はクラウド技術やAI（人工知能）技術などを積極的に取り入れて活用することにより、日々の業務が高いレベルで効率化され、高付加価値の商品やサービスを社会に提供できるようになるといわれています。

 

DXの歴史と現状

上述のように、DXはもともとストルターマン教授が「デジタル技術が人間の生活をより良い方向に進化させる」と提唱したことに始まり、そこから有名コンサルティング会社やビジネススクールなどで発展的に引用されたことで広く知られるようになりました。

日本では2018年に経済産業省が「DXレポート」のなかで、企業が新しいデジタル技術を活かして新たなビジネスモデルを創出することの重要性について提言を行ったことを受け、多くの企業がDXの必要性を認識し、さまざまな取り組みを行うようになりました。RPAの導入もその一環と言えるでしょう。

 

迫る「2025年の崖」。重要な経営課題に

DXを考える上で、避けて通ることができないのが「2025年の崖」問題です。経産省は上記「DXレポート」の中で、このまま企業のDXが推進されなければ、2025年以降には12兆円もの経済損失が発生する可能性がある旨警告しています。

※出典：経済産業省「DXレポート ～ITシステム『2025年の崖』克服とDXの本格的な展開～」

 

既存システムの老朽化による競争力の低下

2025年には企業の基幹システムの多くが老朽化するため、できるだけ早く刷新しなければ、古いシステムに無駄な費用が使われ続けることになります。既存のシステムは構造が複雑になっており、企業が自ら調整できない状態に陥っているものも少なくありません。いわゆるシステムのブラックボックス化です。

老朽化したシステムは非効率なだけでなく多大な維持コストが掛かるため、刷新しなければ企業が本当に必要な投資が疎かになってしまい、結果として競争力が低下してしまうでしょう。成長の機会も失われるため、2025年から5年間で最大12兆円もの経済損失となる可能性があると経済産業省は指摘しているわけです。

 

DX推進に欠かせないRPA活用

このように、 日本企業は積極的にDXを推進し、新しい基幹システムのもとで積極的に成長戦略を描く必要があります。その一環として、近年注目を集めているのがRPAの活用です。

 

RPAの定義と期待される導入効果

RPA（Robotic Process Automation）とはソフトウェアロボットを用いて企業の定型業務を自動化する取り組みのことです。単純で繰り返しの多いパソコン作業を自動化することで業務効率を向上させ、企業全体の生産性を底上げできます。

特に総務や経理、人事などのバックオフィス業務は日々、大量のデータを扱っていますが、これまで人間の手で行ってきた単純作業をRPAで自動化できれば、単純作業をより正確かつスピーディーにこなせるようになるでしょう。その結果、社員をより付加価値の高い別の仕事に割り振ることも可能になります。

 

RPAの長所と短所を知っておく

ただし、RPAにも自動化できる業務とできない業務があり、決して万能な存在というわけではありません。

企業の業務効率を向上させ、人件費を含めた業務コストを削減できるメリットがある一方で、使いこなすには相応のITリテラシーが必要で、ネットワーク障害やシステム障害が起こった際には自動化業務すべてがストップしてしまうリスクもあります。こういった長所と短所を理解した上で導入することが重要です。

 

RPAを活用したDX推進事例

では、実際にRPAを活用したDXの推進事例を紹介します。

 

Excelへの膨大な転記作業に導入

RPAをExcelデータや基幹システムへの転記作業に活用している企業が多いです。Excel内のみの作業自動化であればマクロ機能でも対応できますが、Excelのデータを他のシステムに転記するにはRPAツールが適しています。

例えば、これまで取引先からExcelデータで送付されてくる大量の販売報告情報を手作業で自社のシステムに転記していた企業では、RPAを導入したことで手入力での作業を大幅に減らすことができ、4人の社員で約5日掛けて行っていた作業を完全に自動化することに成功しました。

 

DBから必要な情報を抽出し書類作成

企業DB（データベース）から必要な情報を抽出して必要な書類を作成している企業も多いです。

例えば、税務書類に記載する情報を、社員が一つひとつDBから検索していたある企業では、複数のDBから必要な情報を探す必要があったため社員の大きな負担となっていたようです。

そこでRPAを導入して、複数のデータベースから必要な情報を抽出して自動で書類に転記できるようにしたところ、年間で1万5000時間以上の作業時間の短縮に成功しました。社員もこれまで情報の検索と書類作成に掛かっていた時間を別の仕事に使えるようになったため、企業全体の生産性も向上しています。

 

RPAを便利ツールで終わらせないために

このように、RPAは正しく活用できれば企業の生産性を向上させてくれる強力なツールとなります。しかし、自社の課題に合ったツールを導入しなければ、うまく使いこなせないケースも少なくありません。

 

DXでRPA導入が失敗する理由

企業のDX推進の一環としてRPAを導入する場合、自社の課題や問題を正しく理解しないまま、盲目的にRPAを導入しても失敗する可能性が高いです。

他の企業での成功事例が必ずしも自社に当てはまるとは限らないため、まずは自社の業務上の課題を洗い出し、それが本当にRPAによる業務自動化で解決できるものか冷静に判断しましょう。

加えて、RPAツールにも得手・不得手となる分野があるので、自社のビジネス環境に合っているかどうかも確認する必要があります。

 

DX戦略を持ってRPAを活用しよう

DXの推進はRPAの導入に限った話ではありません。業務にデジタル技術を取り入れて業務効率を向上させ、結果として高付加価値の商品・サービスを提供できるようにするためには、より高い視点からDXを考える必要があるでしょう。

上述のように、多くの企業では古い基幹システム（レガシーシステム）の非効率性が業務の足を引っ張っている可能性があります。闇雲にRPAを導入する前に古いシステムの刷新を行い、全社的に業務フローの見直しを行った方が、結果的に業務効率が改善されるかもしれません。

まずは広い視点で自社の業務課題を洗い出し、本当に求められる改革は何かを判断することが重要です。

 

まとめ

DXの重要性と、企業がRPAを導入するメリットと注意点を解説しました。RPAを導入すればDXが推進できると考えるのは大きな誤解です。まずは自社の経営課題を明らかにして、それがRPAの導入で本当に解消できるか冷静に判断しましょう。

RPAはあくまでも業務効率化のツールなので、全社的なDX戦略の中で位置づけなければ、うまく活用できません。盲目的に導入するのではなく、明確な目的意識をもって導入する必要があります。