RPAツール導入に必要な人材と役割とは？社内での育成方法も解説

RPAツールを使いこなすには専門の人材が必要です。RPA人材は具体的にどのような役割を担うのでしょうか？具体的な役割を見ていきましょう。社内で人材を育成する方法についても紹介します。適切な教育により、RPAを定着させやすくなるでしょう。

 

まずはRPAの基本を把握しよう

 

『Robotic Process Automation』の略であるRPAは、ロボットによる業務自動化のことです。マニュアル化できる単純な反復作業をロボットに代行させるRPAについて、基本的な知識を解説します。

 

業務効率化で注目されるRPAとは？

RPAはデジタルレイバーや仮想知的労働者ともいわれます。パソコンやサーバー上でソフトウエア型の『ロボットが仕事をする仕組み』です。

単純作業を代行するロボットにより、ホワイトカラーの業務負担軽減につながります。例えば、Excelファイルから特定の情報を抽出してシートにまとめることや、Webサイトから画像抽出する作業などを実行可能です。

設計次第では、複数のアプリケーションを使う作業や、部門の垣根を超えた作業もできます。さまざまな作業を自動化することで、社員の業務負担を減らせるでしょう。

労働人口減少による人材不足を補うことにもつながります。また、これまで取り組めていなかった新しいアイデアを実行に移すことも可能です。

 

RPA導入の目的をできるだけ明確にする

自動化により、業務効率化やコスト削減につながるRPAは、多くの企業が導入しています。導入に成功しているケースでは「目的を明確」にしているのが特徴です。

はっきりとした目的がない状態で、なんとなく導入すると、失敗につながりやすくなります。そのため、働き方改革のための導入であれば、残業時間を1カ月に〇時間減らす、というように具体的に設定しましょう。

数値で設定することで、効果の測定がしやすくなります。また、目的を自社の事情に合わせて設定することも大切です。

例えば、そこまで難しくはないのに時間がかかっていたデータの入力作業などがあるなら、その業務を自動化することで残業時間が減り、働きやすさアップにつながる可能性があります。

 

RPA人材に期待される5つの役割

RPAを社内に導入し、上手く活用するためには、RPAに詳しい人材が必要になります。ここでは、RPA人材が社内で担う役割について見ていきましょう。

 

1：社内体制の構築

まず挙げられる役割は「RPAについて分かりやすく伝える」ことです。RPAをスムーズに社内に根付かせ生かすには、社内体制の構築が欠かせません。そのためには、RPA人材による社内理解の促進が必要です。

導入の意義やRPAでできることについて、正しい理解があるからこそ、社員全体の協力を得られます。理解を得られないまま導入を進めると、業務担当者との協力体制が作れず、導入の失敗につながることもあるでしょう。

一丸となり目的達成を実現するために重要な役割です。

 

2：業務候補の選定

RPAで自動化する「業務の選定」も重要な役割です。さまざまな業務のフローを確認し、自動化の向き不向き・時間やコストの削減可能性・開発難易度などを評価し、高い効果の得られる業務を選定します。

まずは、定期的に行っている業務から洗い出すと分かりやすいでしょう。日次・週次・月次・年次といったタイミングや、特定のイベント時に発生する業務をピックアップします。

そして、洗い出した中からRPAと相性の良い業務を選ぶのです。このとき、現場と協力しながら選定を進めることがポイントと言えます。

現場の声をボトムアップで拾い上げると同時に、RPA人材が社内全体の目的と合致するよう選定することで、最適な自動化ができるでしょう。

 

3：効果の予測および検証

自動化する業務の選定ができたら、RPAを導入したときに得られる効果の『予測や検証』を行います。目的に対して、どのくらいの成果を出せるのかをはっきりさせるのです。

例えば、自動化で業務効率化し残業時間を減らしたいという目的がある場合、現在社員が担っている業務を何時間削減できるのか試算します。予測することで、実際に導入したときの実績と比較可能です。

すると、当初の期待や見込みに対し、出た効果が明らかになります。RPA導入プロジェクトの、管理や報告義務といった点においても重要です。

 

4：RPAツールの実装

次に行うのはRPAツールの実装です。最初から最終的な規模で実装するのではなく、『初期導入』と『本格導入』という段階に分けて実装します。それぞれの段階で行うことや、心掛けるべきことを押さえていきましょう。

 

テスト導入

テスト導入の段階では、自動化する対象業務のうち一部に限定し、『小規模な運用』を実施します。今後の運用を見越し、この段階でガイドラインを作成することも大切です。

RPAの実行環境・変数やシナリオの命名ルール・共通する操作の部品化についての開発方針などをまとめます。

作成したガイドラインに沿って導入を進めることは、RPAの行う作業を把握できないブラックボックス化の予防にもつながるでしょう。初期導入の手順は下記の通りです。

・開発計画の策定

・要件定義

・RPA設計

・RPAツールでシナリオ開発

・業務担当者への操作説明

ガイドラインを作成し、手順に沿った導入を行った場合、運用が定着するまで一般的な例ではおよそ3カ月かかります。

 

本格導入

初期導入でRPAが定着し、実際の効果を測定すると、自社におけるRPA導入の課題が明らかになります。課題解決の方針がはっきりしたら、『導入範囲や業務の割合を増やす』本格導入の段階です。

初期導入で自動化した部門や業務と隣接した部分から、当初予定していた範囲に広がるまで、自動化を進めていきましょう。このとき、改めてRPAへの理解を促す機会を設けることもポイントと言えます。

手順は初期導入と同じように進めれば良いでしょう。本格導入を開始してから拡大が完了するまでの期間も、3カ月ほどが目安とされます。

 

5：保守運用

RPAツールが実装されたら、保守運用のフェーズに入ります。導入後にRPAが失敗する事例の多くは、保守運用の段階で発生するケースが多いため、実装がうまくいったとしても油断できません。

運用はRPAツールを『定着させるための仕組み作り』をする仕事です。例えば、業務担当者からの問い合わせ管理や、問い合わせ・回答の内容を社内ノウハウとして蓄積する仕組みを構築します。

業務担当者が負担なく利用できるフォロー体制を整えることも、RPAの定着につながるでしょう。一方、保守は『不具合への対応や新しいロボットの開発・品質管理』などを行います。

RPAツールに問題が起こったときに対応できるだけの、十分な専門知識と技術が必要な仕事です。

 

RPA人材を社内で育成する方法

社内でRPA人材を育成すると、既存の業務フローや現場の雰囲気をよく知っているため、RPA導入に関わる仕事をすぐに任せられます。自動化する業務を広げていく場合にも、スムーズに進みやすいでしょう。

RPA人材を社内で育成する方法として、RPAツールのベンダーが用意している『研修』があります。まずは社内のRPA人材に研修を受ける機会を設けましょう。

初心者向けの研修やシナリオ作成の研修など、必要に応じて受講し知識を身に付けてもらうのです。研修以外にも、eラーニングや個別のサポートを用意しているところもあります。

RPAツール選びの際には、これらのサポートやフォローが充実しているベンダーを選ぶのも一つの選択肢です。RPAに関する研修やセミナーは、ベンダー提供のもの以外にもあります。

こうした外部の研修への参加や、役立つ資料・書籍の提供なども行いましょう。

 

RPA人材を確保するには？

企業の規模や部門の構成によっては、RPA人材を社内で確保することが難しいかもしれません。そのようなケースでは、どのように人材確保をすると良いのでしょうか？

 

キャリア採用

長期スパンでRPAの活用を考えている場合、RPA経験者を新規に採用するのも1つの方法です。 新規でキャリア採用を行うメリッとして、既存業務がないため開発時間をしっかり確保できるというのが挙げられます。

また、必要なスキルを持った人材を即戦力として採用できるので、研修などの時間やそれにかかるコストもカットすることができます。

ただし、基本的には長期雇用が前提になるため、RPA導入後の仕事の割り振りなどについても考えておく必要があります。

 

派遣で雇用する

開発スキルのあるRPA人材を確保したいなら、『派遣』を利用する方法があります。社員として雇用するのと異なり、RPAの展開に合わせ、その時々に必要なだけの人材を確保できるという点がメリットです。

派遣による雇用では、あらかじめ契約期間が定められています。特定の派遣スタッフがいないと仕事にならない、といった状況に陥ることがないよう、マニュアルや手順書を完備し、引き継ぎに備えましょう。

 

アウトソーシング

これからRPAを導入していくという場合は、アウトソーシング（外部委託）を利用するのも1つの方法です。 RPAの専門家に導入の検討から開発・保守までを一貫して任せることができるので、初めてのRPA導入でも失敗のリスクを大幅に減らすことができます。

また、社内のRPA人材の育成を合わせて行ってくれる場合もあるため、自社が必要なサービスを提供している委託先を選ぶことが重要です。

 

まとめ

RPA人材は企業にRPAを導入する際に中心となるポジションです。自動化する業務の選定や効果予測・実装・保守管理といった業務はもちろん、RPAに対する社内理解の促進も担います。

自社の人材を育成しRPA人材として仕事を任せるなら、研修の実施はもちろん、部門を超えた全社的な協力体制を作り、取り組みやすい環境を整えましょう。

最初から自社の業務に精通している人材がいることで、スムーズなRPAの運営が期待できます。社内で人材の確保が難しいときには、派遣を利用するのも一つの方法です。

自社に合うRPA人材を育成・確保し、RPAによる自動化を成功へ導きましょう。