NOCのAI-OCR営業が語る!お客様先でよく聞かれるQ&A公開!

「AI-OCRを知りつくす」シリーズ2回目。今回はNOCのAI-OCR営業に、「お客様先でよく聞かれること」についてQ&Aをヒアリングしてみました。世間の方が不安、疑問に思ってることをプロの営業の回答を通じて、AI-OCRの理解を深めてみませんか。一問一答形式でお伝えしていきます。
1回目の記事はコチラ;前年比120%の成長を続ける「AI-OCR」とは?!バックオフィス電子化に向けて

Q、AIは何をするの?OCRは?違いは?

A、AIとは文字の読み取りを学習する機能であり、OCRは画像のテキストを文字化する技術のことです。

「AI-OCR」と言われると「AIでやることはなに?」と疑問に持たれることがあります。OCRとは光学文字認識のことで、画像のテキスト部分を認識して、文字データに変換する技術です。紙の文書に書かれた文字をデータとして活用するためには、人間が読み取り、文字データにする必要があります。この読み取り、文字データへの変換作業を代わりにやってくれるのがOCRです。

AI-OCRはAIが持つ機械学習や深層学習(ディープラーニング)を取り入れているOCRで、決められたルールで文字を読み取るのではなく、自ら学習した内容からルールを導き出して文字を読み取ります。

Q、AIやOCRは100%読み取りできますか?

A、100%を保証できるシステムはありません。

システムは100%の機能を求められることが多いです。ですが、残念ながら100%を保証できるシステムではありません。最終的には人の目によるチェックが必要になります。ちなみに弊社でご案内しているAI-OCRは、一定の条件下では96%の精度を誇っています。

本来、AI-OCR導入の目的としては紙が多い業務の効率化を図りたいということだと思います。たとえば、AI-OCRが6〜7割の精度だとして、100%手作業のうち6〜7割負担がなくなり、のこり3割だけ手作業で人がチェックするとしても業務負担は相当に軽減されます。当初は業務効率化が目的だったのに、システムの話になると急に機能の完璧さを求める流れになってしまうことは非常にもったいないことだと思っています。

Q、セキュリティは大丈夫ですか?

A、個人が特定されない仕組みと、クラウドじゃない選択も可能です。

セキュリティは非常に重要なポイントで気にされる方が多いです。クラウド型のAI-OCRでは、機密情報がサービス提供ベンダーのAIサーバに管理されます。あらゆる情報がAIの学習に役立つようになり性能アップが期待できますし、セキュリティに厳しいと言われる銀行や保険などの金融機関でも導入実績が多くあります。「自社の情報を他社のサーバで管理される」ということ自体がセキュリティポリシー上、難しいとおっしゃる企業さんは多いです。

その場合は、オンプレミスで自社サーバを立てることをおすすめします。

Q、どんな業務から使ったらいいですか?

A、紙が多く残っている業務から始めましょう。

AI-OCRは発注書や請求書、納品書など一度にたくさんの帳票をデータ化する作業に向いています。紙が多く残っている業務からまず考えましょう。その中でも、請求書などは取引先から送られてくるため、帳票のフォーマットがバラバラで集約しにくいということもあります。最初に始めるなら支払依頼書や稟議書などの社内書類が一番おすすめです。

社内書類でない場合は、識字率の高い帳票からスモールスタートしていくこともおすすめです。AIによるディープラーニングでどんどん性能があがっていくので、読みにくい帳票についてはある程度学習したのちに着手できるので精度高く実行できます。

現状の帳票様式のまま、または複数の様式がある帳票でもAI-OCRは読み込みができるのかということも合わせてよく聞かれますが、帳票の様式について見直しが必要な場合はご相談に乗れます。そして、紙をスキャンするプロセスだけAI-OCRに置き換えるというよりは、運用体制全般を見直すことで、導入の成果もさらに高まります。体制のご相談にも乗れるのは、アウトソーシングを提供しているNOCならではのサポートと言えます。

Q、どんな業界の導入が多いですか?

A、業界は問いませんが、バックオフィス周り、特に経理の方に評判が良いです。

やはり、経理をはじめとしたバックオフィス部門の導入が多いです。業種については特に傾向はありませんが、BtoCで紙で申込書や請求書を多くもらうビジネスの方には喜ばれます。

あとは導入する業務自体に対する課題感から、というよりは人手不足、自分の業務過多という理由から、「とにかく現状をどうにかしたい」と悩んでいる方の引き合いが多い印象を受けます。AI-OCRで読み込み、データ化するという作業は、人がやるより安価に済みます。また、AI-OCRは労働基準法の制限もありません。

全体的な世の中の流れとして、人がやらなくていいことはシステムやAI-OCRに頼ろうという動きが増えてきているのを感じます。

Q、自分の業務負荷が大きいのでどうにか負担を減らしたいです。AI-OCRで楽になりますか?

A、紙の多い業務があるなら確実に楽になります。

繰り返しになりますが、紙が多い業務があれば確実に楽になると言い切れます。該当の業務に携わる人が少なければ少ないほど、「自分の業務を楽にしたい」「大変だから安くていいツールはないか」という明朗な目的のもと導入できること、そして活用も早いためスピーディに結果が出やすいです。導入が早いのも、価格帯も年間36万円(月額3万円)とリーズナブルなこともあり、「失敗してもいいや」と思ってもらえるコスト感もありますね。

これが大所帯の部署になると少し話が変わります。なぜなら大きな部署である場合、関わる人全ての運用フローを変更する必要があるからです。わたしたちの強みとして、ツール売りだけでなく、バックオフィス全般のコンサルティングとアウトソーシングを請負い、実際に多くの業務に携わった経験があります。そのため、大所帯の部署になれば関わる人も多く、ひとつの業務が他の業務に紐づいていたりと運用の形態が煩雑であることが想定されます。そのため、「すぐ導入」というよりは、全体的に運用フローを見直す必要があることが往々にしてあるのです。

Q、すぐに始められますか?

A、可能です。ただし、ツールの導入によって運用フローの見直しが必要になることがあります。

ID、パスワードの付与は即時可能です。手続きのスピードにもよりますが1週間あれば十分に開始可能です。

ただし、単純に「この業務をAI-OCRで代替しよう」で置き換えるだけでは済まないこともあれば、代替する業務の全体像を見直してフローを見直すことで、より生産性が向上できることがあります。

スピードを重視するのも大切ですが、弊社にご相談いただけるなら業務全般の見直しから入ることができるのでより成果をお返しできるというメリットもあります。

Q、同じ業務を人がやるより安く済むのでしょうか?

A、最適な業務があれば確実に出ます。

人件費より安いかで言うと、最適な業務があれば確実にそうだと言えます。人件費と比較する場合、本社費や残業代、さらに労基を遵守した残業時間や健康管理などのマネジメント工数も鑑みて比較することが大事です。

最近ではAI-OCRとRPAと組み合わせて運用をご提案するというケースも増えてきました。AI-OCRで読み込んだデータを何かのシステムに入力するというケースが多いからです。RPAのセット運用は非常に好評です。RPAを組み合わせれば、AI-OCRで読み込んだデータをシステムに入力するまで一括で対応でき、且つ、どんなに量が多くても24時間稼働可能です。

では、AI-OCRとRPAで対応していた業務に当てていた人員が全員浮くかというと、必ず人のチェックが入ったりイレギュラー対応の可能性もあります。そのため、人が0になるとは断言できません。反対に、システムで効率的になり、この業務を行っていた5人中4人が浮いたものの「その人員を何の業務に充てよう」と対応する業務がなく、余剰人員となってしまうケースもあります。余剰になるならこのままシステムに置き換えないほうがいいのか、と言われるとそうではありません。一業務だけにフォーカスをするのではなく、運用の全体を見渡して最適な体制を構築すれば、より生産性を向上できます。このようなことがないよう導入後のことも見越して、新たな体制作りをしておく必要があります。

Q、電子帳簿保存法(以下、電帳法)の改正に対応できますか?

A、電帳法とAI-OCRは直結するお話ではありません。

とてもよく聞かれる質問です。実は、AI-OCRと電帳法は直接関係ありません。2022年1月に改正される法案で「スキャナー保存の要件が緩和される」という内容から、気にされる方が多いようです。詳しくは電帳法の内容になりますが、AI-OCRだけでは大きく変革できるということはありません。単体では難しいのですが、ワークフローシステムやタイムスタンプなどを絡めて仕組みを見直すことで大きく変革できると考えています。戦略をもって経理の道筋を整えることで、電帳法の対応に備えておくこともNOCなら可能です。

参考:
https://www.nta.go.jp/publication/pamph/sonota/03.pdf

 

いかがでしたでしょうか。皆様の疑問に近しいものはありましたか。

貴社の業務効率化に向けて参考になれば幸いです。

 

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ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。