総務DXを成功させる秘訣！効率化を実現するポイントを徹底解説

総務DXとは何か、なぜ重要なのか、成功事例も含めて詳しく紹介します。さらに、総務DXのメリットや具体的な推進手法、成功のポイント、失敗例とその対策など、総務DXに関するすべての情報が分かります。総務部門の効率化と成果向上を目指す方にとって必読の一文です。

総務DXとは

総務DX（Digital Transformation）とは、総務部門におけるデジタル技術の活用や業務プロセスの改革を通じて、効率化やコスト削減、従業員満足度の向上などを実現する取り組みのことです。

DXの基本理念は、デジタル技術と組織文化の融合によって新たな価値を創出し、持続的な成長を実現することです。単純にデジタル化を進めることがDXではありません。

また総務DXは、総務部門だけの範囲ではありません。総務部門の役割として組織を横断した業務が多いため、自部門だけで完結するのではなく全社のDXに関わることを理解する必要があります。

DXの基本理念

DXの基本理念は、デジタル技術の活用と組織文化の融合によって、新たな価値を創出し、持続的な成長を実現することです。デジタル技術は、業務の効率化や品質向上などさまざまな可能性を持っており、組織内の業務プロセスを見直し、改革することで新たなビジネスチャンスを生み出すことができます。

しかし、単に技術を導入するだけではなく、組織文化やマインドセットの変革も重要であり、全体最適が実現するためには社内外の関係者との協働も欠かせません。

総務部門でのDXの意義

総務部門の仕事を簡単に整理します。
庶務的な業務から会社全体に関わる業務まで非常に幅広いのが特徴です。

また企業によっては、人事や経理、情報システムの機能をもつ場合もあり、業務範囲は多岐にわたります。
各業務の詳しい解説は「総務の業務内容・スキルは？求められるファシリティマネジメントも考える」も一緒にお読みください。

総務部門におけるDXは、組織内の業務プロセスや情報の管理・共有の効率化、コスト削減、従業員の働きやすさや満足度の向上など、さまざまな意義を持ちます。

例えば、文書管理システムの導入によって業務の効率化や情報の迅速な共有が実現され、コミュニケーションの改善にもつながります。

また、会議支援ツールの活用によって会議の生産性を高めることができ、効率的な意思決定が行われるようになります。さらに、従業員の業務負荷を軽減し、ワークライフバランスの向上にも寄与します。

総務DXのメリット

総務DXに取り組むことには、さまざまなメリットがあります。

業務効率の向上

総務DXは、業務効率の向上に大きく貢献します。従来の総務業務は、多くが手作業や紙ベースの処理で行われていましたが、デジタルツールの導入により、自動化や効率化が可能となります。

例えば、文書管理システムの導入により、情報の一元管理が実現され、文書の作成や共有がスムーズに行えます。また、会議支援ツールの活用により、会議の準備や議事録作成も効率的に行うことができます。

コスト削減

総務DXは、コスト削減にもつながります。例えば、デジタルツールの導入により、紙の使用量や印刷コストを削減することができます。

また、業務効率の向上により、総務業務にかかる人件費や時間を削減することができます。
さらに、総務部門全体の業務改善により、他部門との連携を強化し、重複した業務や無駄なコストを削減することができます。

従業員満足度の向上

総務DXの推進により、従業員の満足度も向上します。例えば、紙で行っていた経費精算をデジタルツールに変更することで業務の効率化や負担軽減が実現されます。

従業員は、よりスムーズに業務を行うことができるため、ストレスや労力の軽減につながります。また、総務部門の業務改善により、従業員の声や要望を取り入れる機会が増えるため、働きやすい環境づくりにも寄与します。

総務DXを推進するための具体的な手法

総務DXを推進するためには、具体的な手法を適用する必要があります。以下にその具体的な手法をまとめました。

1．プロセスの見直しと標準化（理想と思われる姿）

まずは非効率と思われる業務の洗い出しを行います。総務部門という視点もあれば、全社の視点もあります。

次にプロセスの見直しと標準化（理想と思われる姿）も重要な手法です。総務部門の業務プロセスを見直し、効率的かつ標準化されたプロセスを確立することで、業務の効率化と品質の向上を実現することができます。

2．デジタルツールの選定と導入

次にデジタルツールの選定と導入が重要です。見直したプロセスと標準化したい姿に合わせて導入するデジタルツールを選定します。

例えば、総務DXには文書管理システムや会議支援ツールなどのツールの導入が不可欠です。
これらのツールは業務を効率化し、情報の共有やコミュニケーションの円滑化を図ることができます。

3．社内研修と意識改革の促進

さらに、社内研修や意識改革の促進も推進する必要があります。従業員に総務DXの重要性や具体的な手法を理解してもらうために、研修や意識改革プログラムを実施することが求められます。

従業員の参加意識を高め、総務DXが組織全体の活動として浸透するようにすることが重要です。

総務DXを成功させるためのポイント

トップダウンでの推進

総務DXを成功させるためには、トップダウンの推進が重要です。経営陣や上位管理職からDXへの積極的な関与が必要です。

具体的には、総務DXの目標やビジョンを示し、社内の関係者に対してその重要性を説明することが求められます。

さらに、経営陣や上位管理職自身がDXに積極的に参加し、自らの行動で総務DXの推進を示すことも重要です。

従業員への正しい理解と参加の促進

総務DXを成功させるためには、従業員への正しい理解と参加の促進が欠かせません。総務DXの目的やメリットを従業員に対して理解してもらうことが重要です。

具体的には、総務DXに関する情報を従業員に適切に共有し、説明会や研修などを通じて従業員の参加意欲を高めることが有効です。

従業員からの意見やフィードバックを積極的に受け付け、改善活動に取り組むことも重要です。

継続的な改善と評価の実施

総務DXを成功させるためには、継続的な改善と評価の実施が必要です。総務DXの導入後も定期的に進捗状況を評価し、必要な課題や改善点を把握します。

具体的には、定期的なミーティングや報告体制の整備、成果の可視化などを行い、総務DXの効果や課題の把握を行います。また、従業員からのフィードバックや市場動向などをもとに継続的な改善活動を行い、総務DXをより効果的に実施するための取り組みを進めます。

よくある失敗例とその対策

総務DXを進めると、よくあるのが２つの失敗です。
過去のやり方に固執して進まなくなることと、理想を追いすぎて過剰なシステム導入をしてしまうことです。

過去のやり方に固執

せっかく新しいことにチャレンジするにも関わらず、今までのやり方に固執して、いかにして現状のプロセスをデジタルツールで実現できるかという視点でDXを考えてしまいます。

そうではなく今までのプロセスをリセットする前提でDXを進めるべきです。

過剰なシステム導入

過剰なシステム導入は総務DXの失敗の一つです。あれもやりたい、これもやりたいと、機能を盛りすぎて結局投資対効果が見合わなくなることがあります。

その場合、主に以下の対策が有効です。

・具体的なニーズと目的を明確化する
議論をするなかで常にDXの目的を明確にしていきます。目的からそれる意見が出た場合は、あとで検討することとして論点がずれないようにしましょう。

・導入する技術の選定には慎重に検討を行う
DXを進める際は外部会社の意見を聞くこともあるでしょう。その場合、1社だけに聞くのではなく、自分たちの「判断基準」を作るためにも複数企業から情報収集することが重要です。

コミュニケーション不足

コミュニケーション不足も総務DXの失敗要因の一つです。
まずはコミュニケーションチームを設置し、適切なプロジェクト管理をします。さらにプロジェクトメンバーだけで進めず、経営者や全従業員に定期的かつ透明な情報共有の場を設けることが重要です。

継続的な管理とフォローアップの欠如

総務DXがある程度できたからといって継続的な管理とフォローアップが欠如すると結果失敗することになります。

プロジェクトの定期的な評価と振り返りを行い、改善点の特定と具体的なアクションプランの策定、成果の定量的・定性的な評価を行うことが重要です。

総務DXの具体的な施策例

総務DXの具体的な施策例を挙げます。チャットや会議システム、PBX（クラウド電話）などもよく挙がる例ですが、やはり全社レベルで効果があるのが以下２つです。

電子契約および文書管理

見積書、発注（請）書、納品書、請求書、秘密保持契約書、基本契約書、個別契約書を始め業種によってはさまざまな契約が日々大量に取り交わされているかと思います。

これらを紙で相手方分含めて2部出力し製本し、郵送することをすべて電子で行えれば、内容の修正の手間や郵送の手間が一気になくなります。かつ電子化された契約書をそのまま（電子帳簿保存法に適用した）文書管理システムに保存できれば、キャビネや倉庫代もかからなくなり、かつ監査の際にすぐに取り出すことができます。

このようなペーパーレス化は総務DXの一丁目一番地といっても過言ではないでしょう。

ワークフロー

稟議申請、支払申請、捺印・押印申請、住所変更など、申請関連も非常に大量に発生します。

すべての申請を例外なくデジタルツールでワークフローが組めれば、ペーパーレス化、かつ申請から受領、承認までの手間や管理が劇的に楽になります。また承認権限の管理も楽になるため総務DXの中でも優先度の高いテーマです。

また、テレワークが一般的になっているとはいえ、オフィスや工場、店舗などを構える企業は、設備や施設管理などのファシリティマネジメントのDX推進も非常に重要です。

まとめ

総務DXを成功させるには、効率化を実現するポイントを押さえることが重要です。総務DXの基本理念や意義を正しく理解し、成功事例から学ぶことで、具体的な手法を導入することができます。

デジタルツールの選定と導入、プロセスの見直しと標準化、社内研修と意識改革の促進などが有効な手法です。

さらに、トップダウンでの推進や従業員の参加を促すこと、継続的な改善と評価の実施も重要です。失敗例を避けるためには、技術導入の過剰に注意し、コミュニケーション不足や継続的な管理の欠如を防ぐ必要があります。

総務DXの成功には、これらのポイントを押さえながら取り組むことが求められます。