他人に報告・意見をしっかり伝えたいと悩んでいる人必見　ビジネスシーンで使えるノウハウあれこれ

情報を的確に伝えなくてはいけないのに、結局「何が言いたいのかわからない」と言われてしまう人が少なからずいます。
日々の報告・連絡は当然のこと、営業やプレゼンテーションなどでも、きちんと相手に伝えることはビジネスの基本であり、とても重要なことです。
 

■相手に“伝える”のが下手な人の特徴

“伝えるのが下手な人”は、主に以下のような行動特徴があります。
・考えながら話す
・時系列で話す
・急いで話す
・考えながら話す
考えながら話す人は、「何を伝えるか」を頭の中で整理しないで話し始めています。話の道筋を考えながら作るので途中で質問や報告すべきことを忘れ、最初の話題と関係ない話をしてしまいがちです。
また、話をしながら思いついたことをどんどん足していく人、相手に伝わっていない恐れから「つまり」を多用する人も同じ系統といえます。
・時系列で話す
子供の頃の「遠足の作文」のように時間の経過順に話す人がいます。話にメリハリがない場合が多く、聞き手にとっては答えが出るまでなかなかの辛抱を強いられます。
報告というよりは、日常の会話レベルになってしまいがちです。
・急いで話す
「早く伝えなくては」と焦り、早口になってしまう、唐突に結論だけを話してしまう人がいます。「伝える」という行為が目的になり、相手がどう思おうが、とりあえず伝えたから安心となってしまいます。
その他の行動特徴として、緊張でパニックになってしまい、何も話せなくなるか、支離滅裂になる人がいます。会話が苦手な人や失敗を過度に恐れる人に多い傾向です。
しかし、どんなに伝えるのが下手な人でも、基本的な考え方やメソッドを身につけるだけでかなり改善ができます。過去、論文を書けば「随筆、独善的」と評価され、「言葉より手が動くタイプ」だと、まわりから言われていた筆者も伝え方を身につけることでちょっとずつですが改善しています。
 

■基本的な4つの考え方

では、考え方やメソッドを身につけたら、すぐ改善するかというとそうではなく、場数を踏み、さらに“成功体験”を積むことが重要になります。ただ、場数を踏んでも成長は難しいので、いくつかの考え方やメソッドを知り、基礎力を身につけて成功体験を積んでいく必要があります。
以下、4つほど挙げます。
・ひと呼吸する
基本中の基本です。急いて話す前にひと呼吸するだけでも無駄な力が抜けますし、短い時間ですが考えを整理することができます。特に考えながら話す人、急いで話す人、緊張しやすい人はまずは息を吸って話し始めましょう。人間は緊張すると早口になるので、ひと呼吸することは効果的です。
・結論を先に考える
状況説明や言い訳、“断り”から始めたい気持ちを抑えて、まずは結論、伝えたいことを先に話すことを心がけます。
エレベータートークの基本ですね。エレベータートークとは30秒もしくは1分で自分の言いたいことを相手に伝える技術です。投資家と一緒にエレベーターに乗った起業家が、降りるまでの間にプレゼンし融資してもらったことがゆえんだと言われています。
・概要から詳細へ
概要（大きな視点）から話し、詳細（小さな視点）を話すようにします。細かいことをいきなり話されても、相手は「なんのこっちゃ」です。まずは概要から話すことで同じイメージを持ってもらい、そのうえで細かい話をすることで、伝えたいことがスムーズに相手に伝わります。
「結論を先に話す」こととの違いは、“話し始める状況によって変える”ということです。
ざっくり言うと以下のような状況です。
答えを求められている場合　→　結論から先に話す
何かを説明する場合　→　概要から話す
・5W1H
「When」「where」「Who」「What」「why」「How」のことです。もう1つ「How much」を入れて5W2Hという場合もあります。新聞記者が記事を書くときの基本です。「いつ」「どこで」「だれが」「何を」「どうして」「どのようにして」「いくらで」を伝えることができれば基本的には過不足なく情報を伝えることができます。
しかし、慣れていないと意外に難しく、「5つのWってなんだっけかな？」と考えてしまいます。的確に伝えるために5W1Hの原則に則っているのに「考えながら話す人」になってしまいます。慣れないうちは口頭で伝えるときではなく、報告書などの記載で活用するとよいでしょう。
（注5W1Hはメソッドでもありますが、考え方でご紹介しました）
 

■伝えるためのメソッド（方法）

これらの考え方をもとに、覚えておきたい便利なメソッドがあります。
・SDS法
Summary（概要）、Details（詳細）、Summary（概要）という流れで説明をするオーソドックスな方法です。大枠から詳細を話しつつ、最後にまとめるという流れです。

 
伝えるのが下手な人はDetailsからいきなり始めがちです。突然、スマートフォンの細かい仕様や操作感を話されても聞いている方は戸惑いませんか？前段（概要）を追加するだけでも伝わり方はがらっと変わります。
・PREP法
Point（結論）、Reason（理由）、Example（例え）、Point（結論）という流れで説明する方法です。結論を先に話し、理由や例え話しをすることで合理性を持たし、最後に結論で締めるため、とても論理的な話を構築することができます。

 
ちなみに筆者が一番好きな方法です。
・DESC法
Discribe（描写する）、Explain（説明する）、Specify/Suggest（具体案を挙げる/提案する）、Choose（選択する）という流れで説明する方法です。「大枠から詳細へ」に繋がるところがありますね。

 
DESC法が効果的に使えるシーンは、反対者や対立者に対して自分の意見を伝えるときです。
自分と違う意見を持っている相手に対して、いきなり結論を伝えるPREP法で話してしまうと怒り始めるかもしれません。このような事態を避けるためにも、まずは現状を説明し、「そういう意見もあるよね」という共有共感をつくりだします。そして相手の立場も考えつつ、提案、候補を提示し、選択してもらいます。あくまでもソフトに話を進めることがポイントです。
いくら関係の良い取引先でも、いきなり「販売価格を10％ほど上げてください」といえば、「No」と言われてしまい、交渉が終わってしまいますね。
以上、3つのメソッドを説明しましたが、最初に1つだけ覚えておくだけでも、論理的にわかりやすく相手に伝えることができるようになります。
 

■そのほか、気にしておきたいポイント

先述した基本的な4つの考え方に補足して、さらにレベルアップするための3つの考え方をご紹介します。
・シンプルに伝える
「シンプル イズ ベスト」。緊張や自信のなさから、無意識の保身で自分の立場や恐縮していることを最初に説明したくなりますが、事実をもとに「わたしは～です」のようなシンプルな文章で話すようにしましょう。
何を言っているかわからない人は、伝える文章が基本的に長いのが特徴で、かつ主語と述語が曖昧なことが多いです。
・装飾、主観は控えめに
「大げさな表現」「根拠のない推測」「持論」を多用してしまうと、本来伝えたい情報が“埋もれて”しまいます。演出を意図としない装飾、主観的な言葉は控え、事実を伝えることを気にしましょう。
装飾例　「世界一の」「まるでゴジラが襲ってきたように」
根拠のない推測例　「国民全員が考えていることです」
持論例　「私的には必要のないことですが」
・相手のことを考える
賛成派か反対派か、不安か期待があるのか、背中を押してほしいのか、上司か部下、同僚かなど、相手の立場や状況を考えて、伝え方を変え、トーンや口調、表現を変えていく気遣いができるとかなり良いです。
ちなみに説明をするときのスピードは、1分間300文字程度が良いと言われています。NHKのアナウンサーの話すスピードをイメージしてみてください。
また、専門用語を使わない、偏見などをもって話さないことも重要です。つい先日、某フリーアナウンサーが自分のブログでの独善的な考えに対して、ネットを中心に批判が相次ぎ、担当している番組を降板したニュースがありました。まさにこれは、ブログ内容が正しいのかどうかはともかく、受け手がどう反応するか考えなかった（もしくは甘く見ていた）「伝え方」であると言えます。
 

■次のステップへの考え方

人と人とのコミュニケーションであるため、今までご紹介した考え方やメソッドが有効でない予想外の話の流れになることもあります。
そんな状況でも、しっかりと基本を身につけていれば、焦らず落ち着いて自分の意見を伝えられるようになります。また、もっともっと上達していくと、相手がどんな特徴で、どんな交渉術で来るのかも冷静に見ることができるので、単純な報告やプレゼンがチェスや将棋のように思えてきて楽しくなってきます。