ビジネス文書 電子化の基礎知識 「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の違いとは

 

2015年3月〜2016年4月にかけて「電子帳簿保存法」が改正されたことにより、従来紙媒体で保存されていた文書の電子保存の普及が進んでいます。2019年にはキャッシュレス決済による経費精算について新しい方針が発表されるなど、電子化の動きはさらに加速しています。
「電子化が進んでいることは知ってるよ」と思いつつも最新の情報を把握していない方へ、今回は電子化に関連する2つの法律、「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律(以下、電子帳簿保存法)」と「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律(以下、e-文書法)」をテーマに解説していきます。

 

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の概要

2つの法律の概要ですが、簡単に言うと次のようになります。

・「電子帳簿保存法」とは、紙保存が義務付けられたある特定の文書に対し、電子保存を認める法律
・「e-文書法」とは、紙保存が義務付けられたすべての文書に対し、電子保存を認める法律

どちらも紙保存が義務付けられた文書の電子保存を認める法律ですが、電子保存を認める対象が異なっており、「電子帳簿保存法」は請求書や領収書など国税に関する文書を対象とし、「e-文書法」は紙保存が必要なすべての文書を対象としています。細かくいえば、電子保存の具体的な方法など相違点はありますが、正直、文書の対象以外ほぼ同じような法律となっています。(それが大きな違いだとも言えますが)

この2つの法律のもう一つの大きな違いとしては、文書の電子化にあたり承認が必要か否かという点です。「電子帳簿保存法」では税務署長などに申請し、承認を受ける必要があります。

 

「電子帳簿保存法」と「e-文書法」の誕生背景

何故このような2つの法律が共存しているか解説します。

まず、最初に誕生したのが「電子帳簿保存法」です。
経団連を始めとする民間企業は政府に対して、“電子での保存(以下、電子保存)も可能にしてほしい”との要望を行い、その声を反映し、1998年「電子帳簿保存法」が誕生しました。
誕生当時の「電子帳簿保存法」は、紙文書をスキャナーなどで電子化した文書(電子化文書)の保存は認めず、最初からコンピュータで作成した文書(電子文書)のみを対象としていました。
そのため、法律が施行されたのにもかかわらず、依然として文書の紙保存が主流となっていました。また紙文書全体を網羅していた法律でもなかったこと、スキャニングした文書の電子保存も必要不可欠だという事情から、2005年、電子化文書の電子保存を認める「e-文書法」が誕生しました。

同じような法律がある理由の一つとして、「電子帳簿保存法」と「e-文書法」を管轄する省庁の違いがあります。「電子帳簿保存法」は国税庁、「e-文書法」は内閣官房と管轄する省庁が異なっています。これは推測ですが、主管となる省庁が違うため、「e-文書法」が誕生する前に「電子帳簿保存法」を改正する、もしくはひとつの法律で対応することが調整できなかったのだと思います。(念のため内閣官房の方に質問してみましたが、事実はわかりませんでした)

また、「電子帳簿保存法」のような法律が他にも複数(たとえば、「IT書面一括法」「商法等の一部を改正する法律」など)あり、全てをスキャナーによる保存等が可能となるように改正するのは非常に手間がかかるため、一旦、全ての法律を横串で対応できるように、全ての文書の電子保存を認める「e-文書法」が誕生したとも言われています。

「e-文書法」が施行されたことを受け、2015年に「電子帳簿保存法」の一部が改正されました。改正後は、今まで認められていなかった文書のスキャナーによる保存が許可されることとなり、ほとんどの契約書や領収書の電子保存ができるようになりました(決算関係書類は除く)。また、2016年には受け取った領収書に手書きの署名を記入することで、スマートフォンのカメラやデジタルカメラで保存したものでも電子保存として認められるようになりました。

 

キャッシュレス決済による経費精算について新方針

経理担当の方に嬉しいお知らせではないでしょうか。2019年12月政府・与党より、キャッシュレス決済による経費精算について一定の条件で領収書の原本保存を不要にする方針が発表されました。例えばクレジットカードやICカードの利用による経費精算は支払日や金額が表示された決済データを紙媒体の領収書と同等に扱えるようにすることで、紙の領収書をもらう必要がなくなります。今回の新方針は、事務作業の軽減を目的として2020年4月からの実施を目指しています。
経理業務のペーパーレス化が進んでいく傾向が伺えます。

 

今後の動きについて

同じような法律があり戸惑ってしまうこともあるでしょう。文書の電子化については「e-文書法」がもっとも網羅性があります。まずここから始めるという方は「e-文書法」をメインに理解を深めるのが良いでしょう。実務との関連性では、経理や請求書処理担当者は「電子帳簿保存法」について、総務担当者は「e-文書法」について優先的に情報収集するのが効率的です。

今後も、ビジネス文書だけではなく、さまざまな“紙のもの”のデータ化が進み、法律の規制緩和もさらに進んでいくことが予測されます。企業においてもさらなるコスト削減、業務効率化を推進するのであれば、「電子帳簿保存法」および「e-文書法」の改正の動きはきちんと把握していく必要があります。

このように改正によって日々の業務に変化が生じることがあります。改正される内容や最新動向をしっかりと収集して自社のコスト削減、効率化に貢献してみてはいかがでしょうか。

 

 

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」