たまった書類を電子化しませんか？電子化する方法とメリット・デメリットを解説

平成17年4月1日に施行されたe-文書法によって、法律が規定するさまざまな「業種別文書」の電子化が可能になりました。
e-文書法で認められた電子化が可能な文書には会計帳簿や証憑書類など、数年間に渡って保管することが義務付けられている書類が多数あり、これらを紙媒体で保存しておくとなると、相応のコストがかかってしまいます。
この記事ではそれらの書類をペーパーレス化することでどのようなメリットがあるか、またその方法について解説していきます。
 

ペーパーレス化のメリット

ペーパーレス化には様々なメリットがあります。
コスト削減
紙媒体の取り扱いには様々なコストが発生します。
用紙として使われる紙そのもののコストや、印刷にかかるコスト、紙を移動する場合の郵送などにかかる通信費や保管スペースの確保も必要ですし、書類を管理する人件費もかかります。
データ化してしまえば場所を取らずに保管することができます。
業務の効率化
稟議や回覧などの業務フローをペーパーレス化することで、紙の書類では把握しづらかった申請業務の流れを可視化することができ、申請・承認・決裁という流れの停滞を軽減できます。
また、承認者が出張中であっても、モバイル機器などからのアクセスにより業務を進めることも可能になります。
検索性の向上
紙媒体の場合、必要な書類がどこに保管されているのかを全て把握する事は難しく、目的の書類を探し当てるのに時間がかかってしまいます。
しかし、書類を電子化して共有しておけば、検索をかけるだけで目的の書類を取り出すことが可能となります。
紛失・劣化の防止
書類を持ち出す必要がなくなるため、持ち出しやファイリングの不備による紛失や盗難を防止することができます。
また、電子媒体は経年劣化することがありませんので、この先何十年も保存しておくべき重要なファイルであっても、いつまでも見やすいまま保管しておくことができます。
災害に強い
紙媒体は火災・水害・地震などの災害で消失したり判読不可能になる恐れがありますが、電子媒体であればデータのバックアップは容易なので、データを外部に退避させておけば素早い復旧が可能となります。
 

ペーパーレス化のデメリット

次にデメリットを紹介します。
視認性の低下
書類をパソコンや電子機器の画面で見るよりも、プリントアウトして紙媒体で見た方が見やすいという事は往々にしてあります。
また会議の際には紙の資料にメモを書き込むことも多いので、別途印刷する必要がある場合もあります。
導入のコスト
ペーパーレス化を導入する際には、既存の書類の破棄を正しく行うことや、セキュリティ対策にかけるコストが必要となります。
また、ペーパーレス化に際しての運用方法を社内に周知徹底させる必要があります。
 

電子化の方法

既存の紙媒体の書類をペーパーレス化する方法は、専用のスキャナーなどを使って自分で電子化する方法、またはオフィスのペーパーレス化をサポートする業者に依頼する、などの選択肢があります。
 
自分で行うとき
書類の電子化を自分で行う場合、最も一般的な手段はスキャナーや複合機を使って書類をスキャンし、PDF形式などの電子媒体として保存する方法です。
近年では家庭用の小型複合機のスキャナー機能も充実しており、簡単に高画質の電子化が可能です。オフィス用の複合機のスキャン機能を使えば更に高速で電子化することが可能ですが、一から全ての書類を電子化するとなると膨大な時間と手間がかかってしまいますので、業者に依頼する方が現実的でしょう。
スキャナーアプリも誕生
最近ではスキャナーアプリといって、文書を電子化できるアプリも多く存在します。電子化したい書類が少ない場合や、複合機等がない場合などに良い方法と言えるでしょう。
 
ペーパーレスサービス業者へ依頼する場合
ペーパーレス化サービスを行っている業者に依頼する場合、電子化する書類を全て渡し、代行でスキャンをし、データ化してもらうという流れになります。その際、専門知識やセキュリティ対策の有無、機材・施設は揃っているか、e-文書法に対応しているかなどをチェックし、適切な業者を見つけるようにしましょう。
業者へ依頼する際も注意が必要で、見積を依頼したら想像以上に高かった、ということもあります。
以下の点を事前にチェックしておきましょう。
１．すべて同じ仕様か否か
A4とA3が混在している、二つ折り・三つ折りがある、クリップ留め、付箋付、冊子になっている、など、形状が違うものがそのまま同じファイルに入っていることも良くありますが、これらは全てコストに跳ね返ってきます。
２．冊子の処理
契約書などは冊子状になっている場合があります。これをバラして良いのか、冊子のままデータ化するのか、などでも大きくコストが違います。
３．輪ゴム・付箋・クリップの処理
輪ゴムや付箋・クリップを処理前に戻すことが条件になると、これもコストがかかります。
 

管理するときは名前の付け方やファイル整理がポイント

ペーパーレス化した書類を管理する際は、検索性を重視した名前を付けることが重要です。
部署・書類の分類・日付など、ファイルの名前を定型化してあらかじめルールを決めておくことで、スムーズな検索ができるようになり、検索性が向上します。
また、見落としがちなのがデータの質です。単純にスキャンして画像としてデータ化したが、実はデータ内の文字も検索対象にしたかった、ということもあります。ペーパーレス化してどのように書類を管理するか、きちんとイメージを持つことが重要です。
 

まとめ

ペーパーレス化には業務の効率化や検索性の向上、紛失、劣化の防止など、仕事を進める上での様々なメリットがあります。
しかし、その導入には少なくない手間とコストがかかってしまいます。
また、書類全てをデータ化をすることが良いわけではなく、データ化するもの、廃棄するものを整理する必要があります。
そのうえでペーパーレス化へ取り組むことが重要ですし、さらにメリット・デメリットを社内に周知させ、きちんと活用できる適切な方法で文書を電子化し、管理することが重要です。