業務の棚卸って具体的にどんなことをする?

 

 ■業務の棚卸の必要性

日本人の労働生産性が他国に比べて低いというニュースであったり、働き方改革が注目されたり、今まで現場任せ、社員任せだった「日本の仕事のやり方」が見直され始めています。

「在宅ワーク」「チャットツール」「RPA(ロボティックプロセスオートメーション)・AI」「Web会議」「オフィスデザイン」など、様々なソリューションが世の中にありますが、自社にとってどんな手段を講じれば効果が出るのか悩んでしまいます。

これらを導入するために最初に行う必要があるが、「現状を知ること」です。

そのために必要なのが業務の棚卸です。

何をするにもまずは現状を正しく理解し、理想(目標とするもの)とのギャップをどうしたら埋められるか、と考えることが最初の一歩なのです。

 

■業務の棚卸のやり方

業務の棚卸は、わりとよく聞く言葉ですが、いざ実施しようとするとなかなかの労力がかかります。そのため外部コンサルを入れて一気に行う会社もありますが、エクセルなどの表計算ソフトを使ってお金をかけず、かつ一人でも行うことも十分可能です。

1.業務を書き出す

まずは自分が行っている業務を書き出していきます。実は一番やっかいな作業です。いざ、書こうとしてもなかなかペンが進まないので、日次、週次、月次などの期間であったり、業務を大きな括りでまとめたりして書き出していきます。その際、仕事の粒度や重複は気にせず書き出します。

2.エクセルでフォーマットを作成する

その後、エクセルなどの表計算ソフトで、上の図のようなフォーマットを作成します。ポイントは大項目、中項目、小項目とわけることです。

3.フォーマットに業務を記入

2で作成したエクセルの表に1で書き出した業務を記入していきます。大項目を何にするのかをまず考えましょう。1で書き出した日次、月次というのでもよいですし、経理、営業事務のような業務の大別でもOKです。

4.フォーマットに発生のタイミングと処理時間を記入

その後、各業務がどのくらいの発生頻度でかつどのくらいの時間をかけて処理しているかを記入します。

 

これでおおよその業務の棚卸は終了です。

 

■棚卸表をみて、気づくこと

完成した棚卸表を見て気づくことがあると思います。

例えば、

・簡単だと思っていた仕事にわりと時間が取られている
・必要じゃない作業が思った以上に業務がある
・やらなくてもよい業務がある
・他人に任せられる業務がある

このような気づきが現状把握になります。

 

■何に役立つのか

この現状把握をもとに「何が足りなくて何が必要なのか」を考えることができ、それを解決するための作業手順の変更やツール導入、社内規則の変更をすべきか否かという議論を初めてすることができます。つまり、改善活動をとるためのエビデンスになるのです。

とはいえ、業務の棚卸だけでは不十分の場合が多々あります。本来は業務フロー図、業務手順書、業務仕様書などを作成していきます。これらを総合的に分析することで本当の業務効率化やシステムでの代替えなどの根拠にしていくことができます。

 

■気を付けたいこと

業務の棚卸という視点で抜けてしまう日々の行動があります。

例えば会議への参加や休憩時間です。特に休憩時間は業務ではないので扱いに注意する必要があります。

8時間労働とはいえ、連続して仕事をしている人はいません。トイレにいったり、ネットサーフィンをしてみたり、仲間と話しをしたりと、仕事をしていない時間もあります。

人間の集中できる時間は最長で90分と言われています。無駄な時間と思いむやみに削減してしまうと逆に生産性が下がったりしますので、棚卸表には記入しませんが、社員ひとりひとりの生産性、稼働時間を計算する際は考慮しておく必要があります。

最後に、いざ棚卸をしようと思うと、結構な労力もかかり勤務時間内にやるのも気が引けるかもしれませんので、本当は一人ではなくチームで行ったり、時間を決めて行うとスムーズに完成します。また完璧を目指さず多少の抜け漏れがあってもOKくらいの気持ちで行うのが重要です。ぜひトライしてみてください!

 

ライタープロフィール

くもと編集

くもと編集

マーケター兼編集者

NOC 当コンテンツの編集者。 宝飾業界と広告会社を経て2008年 NOC入社。営業や制作ディレクターを経験し、現在はWebマーケティング担当兼当コンテンツの編集を担当。 「NOCのサービスに直接関係のない記事であっても、読んでくれた方の役に立つ情報をお伝えしていきます。」