営業事務アウトソーシングする4つのメリットと料金相場・導入するポイントを解説

営業事務アウトソーシングは、導入することでコア業務への集中や業務効率の向上、コスト削減などのメリットが得られる一方で、情報漏洩のリスクや業務状況の把握が難しくなるなどの注意点も存在します。

本記事では、営業事務アウトソーシングのメリットと注意点、料金相場、導入のポイント、料金形態や相場、アウトソーシング先の選び方についても具体的に説明しているため、導入を検討している企業の方々にとって有益な情報となるでしょう。

営業事務アウトソーシングとは

営業事務アウトソーシングとは、企業が自社の営業部門に関連する事務業務を外部の専門業者に委託することを指します。これにより、本来の営業活動に集中でき、業務効率の向上やコスト削減を図ることができます。

一般的に、営業事務アウトソーシングの対象となる業務には以下のようなものがあります。

昔は“一般職が担当していた業務”といえば、イメージがつく方もいるでしょう。DXが進む中でも、人がやる仕事は必ずあり、かつ人材不足の影響もあり、近年、営業事務のアウトソーシング市場規模は拡大傾向にあるようです。

派遣とアウトソーシングの違い

アウトソーシングと比較されるのが派遣社員の活用です。
外部リソース活用においては似ていますが、派遣とアウトソーシングは違います。以下の表で主な違いを比較します。

アウトソーシングの場合、委託元企業は業務の結果に対して対価を支払い、業務プロセス全体の管理や改善はアウトソーシング会社が担当します。これにより、委託元企業は業務の効率化やコスト削減を図ることができます。

一方、派遣の場合は、派遣先（受入れ）企業が派遣社員に直接指示を出し、業務の管理を行います。そのため、柔軟な人材活用が可能ですが、勤怠を始めとした人材管理、業務プロセスの改善や効率化は委託元企業自身が行う必要があります。

これは労働派遣法によって、派遣とアウトソーシングが明確に区別されており、アウトソーシング会社に契約にない業務の依頼を指示してしまうと違法行為になるためです。

ゆえに外部リース活用の形態を選択するうえでは、企業は自社のニーズや状況に応じて選択することが重要です。

営業事務アウトソーシングの特徴

営業事務というと、「誰でもできる業務」というイメージを持つ方もいるでしょう。とはいえ誰かが必ずやらなければならない業務でもあり、日々の業務を安定的にまわすためには重要な業務です。

社内の誰も対応できない場合、アウトソーシング活用は有効な手段であり、かつ予想以上の効果を出すこともあります。

いくつか営業事務アウトソーシングの特徴を挙げます。

これらの特徴により、営業事務アウトソーシングは単なる業務の外注以上の価値を企業にもたらす可能性があります。

営業事務アウトソーシングを検討する際は、自社の業務内容や目的、予算などを十分に考慮し、最適なアウトソーシング会社を選択することが重要です。次章では、具体的にどのような業務を営業事務アウトソーシングに委託できるのか、詳しく見ていきます。

営業事務アウトソーシングの依頼ができる業務一覧

営業事務アウトソーシングでは、多岐にわたる業務を外部に委託することができます。ここでは、主に社内向け業務と社外向け業務に分けて、具体的な業務内容を紹介します。

営業事務の社内向け業務

社内向けの営業事務業務は、主に営業活動をサポートし、社内の業務効率を向上させるものです。以下に主な業務を列挙します。

業務カテゴリ	具体的な業務内容
顧客対応	＊電話・メール対応 ＊問い合わせ内容の整理・報告 ＊クレーム対応の補助
受発注管理	＊受注データの入力・管理 ＊発注書の作成・送付 ＊納期管理・進捗確認
販促活動支援	＊DM・メルマガの作成・配信 ＊セミナー・展示会の準備・運営補助 ＊アンケート集計・分析

社外向け業務のアウトソーシングは、顧客満足度の向上や取引先との関係強化に寄与します。

アウトソーシング可能な特殊業務

上記の一般的な業務に加えて、業種や企業の特性に応じて、以下のような特殊な業務もアウトソーシングの対象となることがあります。

これらの特殊業務をアウトソーシングすることで、専門性の高い業務を効率的に処理し、企業の競争力を高めることができます。

営業事務アウトソーシングの対象となる業務は多岐にわたり、適切なアウトソーシング会社を選定できれば、社内リソースの最適化と業務効率の向上が期待できるでしょう。逆をいえば専門的な業務含めて多岐にわたるため、アウトソーシング会社でも得手不得手がはっきりする領域でもあります。

営業事務アウトソーシングする4つのメリット

営業事務のアウトソーシングには、企業にとって多くのメリットがあります。ここでは、主要な4つのメリットについて詳しく解説します。

コア業務に専念することができる

営業事務をアウトソーシングすることで、企業は自社の強みやコアコンピタンスに集中できるようになります。これにより、以下のような効果が期待できます。

業務スキルや営業事務の質が向上する

専門のアウトソーシング企業に営業事務を委託することで、以下のような効果が得られます。

アウトソーシング企業は常に最新の業務知識やスキルを維持しており、これらを自社の営業事務に活かすことができます。

営業事務処理にかけていたコストが削減できる

アウトソーシングによるコスト削減効果は、多くの企業が実感しているメリットの一つです。具体的には以下のようなコスト削減が期待できます。

コスト項目	削減効果
人件費	正社員雇用に比べて20-30%の削減が可能 ※社会保険などがかからない ※人件費ではなく特別雇用費や派遣費など変動費として計上される
採用・教育費	ほぼ100%削減可能 ※アウトソーシング会社が採用と教育を実施するため
オフィススペース	必要面積の縮小により10-20%の削減が可能 ※アウトソーシング会社のセンターに業務を移管するため
IT投資	最新システムの導入費用を抑制できる ※アウトソーシング会社が導入するため

属人化を避け標準化することができる

営業事務のアウトソーシングは、業務の標準化と属人化の防止に大きく貢献します。これにより、以下のようなメリットが得られます。

標準化された業務プロセスは、企業の成長や事業拡大時にも柔軟に対応できる体制を整えることができます。

業務の可視化によるメリット

業務の可視化は、以下のような具体的なメリットをもたらします。

これらのメリットにより、営業事務の効率性と生産性が大幅に向上します。

品質の均一化がもたらす効果

委託元企業は原則、人のスキルや異動退職の影響を受けません。長く利用することで営業事務の品質が均一化され、以下のような効果が期待できます。

品質の均一化は、企業のブランド価値向上にも寄与し、長期的な競争力強化につながります。

以上のように、営業事務のアウトソーシングには多くのメリットがあります。しかし、導入に際しては自社の状況や目的を十分に検討し、適切なアウトソーシング先を選定することが重要です。次章では、アウトソーシング導入時の注意点について詳しく解説します。

営業事務アウトソーシングの3つの注意点

営業事務のアウトソーシングには多くのメリットがありますが、同時に注意すべき点もあります。ここでは、主要な3つの注意点について詳しく解説します。

情報漏洩のリスクがある

営業事務には、顧客情報や企業の機密情報など、重要なデータを扱う場面が多くあります。どうしても物理的に情報が外部環境のアウトソーシング先にいくので、情報が外部に流出するリスクが高まる可能性があります。

情報漏洩のリスクを軽減するためには、以下のような対策が必要です。

一般的にアウトソーシング時のセキュリティ対策として、委託先の選定基準の明確化や、委託先の監督・監査の実施が重要だとされています。

さらにアウトソーシング会社への評価だけではなく、自社の情報セキュリティの管理体制もしっかり把握しておく必要があります。情報漏洩はアウトソーシング会社からだけではなく自社からアウトソーシング会社への提供時にも発生するリスクだからです。

業務状況が把握しづらくブラックボックス化する

社内で行っていた業務を外部に委託することで、日々の業務の詳細な進捗状況や課題が見えにくくなることがあります。これは「ブラックボックス化」と呼ばれます。

メリットで述べた可視化と矛盾しますが、オフィス内で行われている業務ではないため、本当にアウトソーシング会社が手順通りに行っているかは実質わからない、ということではブラックボックス化するといえます。

以下のような問題を引き起こす可能性があります。

これらの問題を防ぐためには、次のような対策が効果的です。

ノウハウが蓄積できない

営業事務をアウトソーシングすることで、社内にノウハウが蓄積されにくくなるという問題があります。これは長期的には以下のような影響を及ぼす可能性があります。

ノウハウの蓄積を促進するためには、以下のような方策が考えられます。

対策	内容
定期的な業務レビュー	アウトソーシング先と共に業務プロセスを定期的に見直し、改善点を洗い出す
社内担当者の育成	アウトソーシング業務を管理・監督できる社内人材を育成する
ナレッジマネジメントシステムの導入	業務知識や経験を体系的に記録・共有できるシステムを構築する
部分的な内製化	一部の重要業務は社内で行い、ノウハウの維持を図る

アウトソーシングを成功させるためには、丸投げではなく社内のマネジメント能力の向上が不可欠だとされています。

アウトソーシングのリスク管理

上記の3つの注意点に加えて、アウトソーシングのリスク管理全般について考慮すべき点があります。

適切なリスク管理を行うことで、アウトソーシングのメリットを最大限に活かしつつ、デメリットを最小限に抑えることが可能です。

アウトソーシングの成功事例から学ぶ

多くの企業が営業事務のアウトソーシングで成功を収めています。例えば、以下のような取り組みでアウトソーシングのデメリットを克服することが可能です。

これらの事例から、アウトソーシングを成功させるためには、単なる業務委託ではなく、戦略的なパートナーシップの構築が重要であることがわかります。

営業事務アウトソーシングの注意点を適切に理解し、対策を講じることで、効果的な業務改善と企業価値の向上につなげることができるでしょう。

営業事務アウトソーシングの料金形態と料金相場

営業事務のアウトソーシングの一般的な料金形態と、業界の相場について解説します。

主な料金形態

営業事務アウトソーシングの料金形態は、主に以下の3つに分類されます。

固定料金制

固定料金制は、毎月一定額を支払う形式です。業務量や内容に関わらず、安定した予算管理が可能になります。

多くの中小企業がこの形態を選択し、月額5万円から30万円程度の範囲で契約することが一般的です。稼働時間や業務内容によってプラン設定しているケースが多く自社にマッチしたものを選ぶことが可能です。

ただし、業務量を理解していない、業務量が大幅に変動する場合は不向きな場合があります。

従量制（タスク単位）

従量制は、処理したタスクの量に応じて料金が変動する形式です。季節変動のある業務や、繁忙期と閑散期の差が大きい場合に適しています。

例えば、以下のような単価設定が考えられます。

タスク	単価（税抜）
見積書作成	300円/件
請求書発行	500円/件
データ入力	20円/行

人月単価制

人月単価制は、一人あたりの月間稼働時間に基づいて料金を設定する形式です。フルタイムでの業務委託や、長期的なプロジェクトに適しています。

一般的な人月単価は、スキルや経験によって20万円から50万円程度の範囲で設定されることが多いです。ただし、高度な専門知識や特殊なスキルが必要な場合は、さらに高額になることもあります。

業界別の料金相場

営業事務アウトソーシングの料金相場は、業界や業務内容によって異なります。以下に、代表的な業界での相場を示します。

業界	月額相場（税抜）
IT・通信	15万円～40万円
製造業	10万円～30万円
小売・卸売	8万円～25万円
サービス業	12万円～35万円

これらの相場は、インターネットで調べることができる情報を参考に算出しています。ただし、実際の料金は企業規模や業務内容、アウトソーシング先の実績などによって大きく変動する可能性があります。

料金に影響を与える要因

営業事務アウトソーシングの料金は、以下の要因によって変動します。

特に高度なセキュリティ対策が必要な金融機関や医療機関では、一般的な相場よりも20%～30%程度高くなる傾向があります。これは、情報管理や法令遵守に関する厳格な要件が影響しています。

コスト削減のポイント

営業事務アウトソーシングを活用する際、以下のポイントを押さえることでコスト削減が可能です。

導入検討時に見逃しがちなコストに注意

営業事務アウトソーシングを検討する際は、表面上の料金だけでなく、以下のようなコストにも注意が必要です。

これらのコストを事前に把握し、総合的なコスト評価を行うことが、長期的な費用対効果を最大化するために重要です。

料金と品質のバランス

営業事務アウトソーシングにおいて、単に最安値を追求するのではなく、料金と品質のバランスを考慮することが重要です。以下の点に注目しましょう。

多くの成功事例では、最安値のサービスではなく、コストパフォーマンスに優れたサービスを選択することで、長期的な成果を上げています。品質と価格のバランスを慎重に検討し、自社にとって最適なパートナーを選ぶことが、アウトソーシング成功の鍵となります。

営業事務アウトソーシング先を選ぶときのポイント

営業事務のアウトソーシングを検討する際、適切な業者選びは非常に重要です。以下に、選定時に注目すべき主要なポイントを詳しく解説します。

セキュリティ体制が整っているか

営業事務には、顧客情報や企業の機密情報など、取り扱いに注意を要するデータが多く含まれます。そのため、アウトソーシング先のセキュリティ体制は最重要チェックポイントの一つです。

情報セキュリティマネジメントシステム（ISMS）認証の有無

ISMS認証を取得している企業は、情報セキュリティに関する体系的な管理体制が整っていると考えられます。特に、ISO/IEC 27001の認証取得は、国際標準に準拠したセキュリティ管理を行っていることの証明となります。
最低でもプライバシーマーク認証企業に依頼することをおすすめします。

物理的セキュリティ対策

オフィスへの入退室管理、監視カメラの設置、書類の保管方法など、物理的な情報漏洩対策も重要です。アウトソーシング先の事業所を実際に訪問し、セキュリティ対策の状況を確認することをおすすめします。

従業員教育の実施状況

セキュリティポリシーがいくら整備されていても、それを実行する従業員の意識が低ければ意味がありません。定期的なセキュリティ研修の実施や、情報漏洩防止に関する社内ルールの徹底状況などを確認しましょう。

費用対効果

アウトソーシングの主な目的の一つはコスト削減です。しかし、単に安いだけでは十分ではありません。適切な価格と高品質なサービスのバランスを見極めることが重要です。

料金体系の透明性

見積もりの内訳が明確で、追加料金などの条件が分かりやすく提示されているかを確認しましょう。不透明な料金体系は、予期せぬコスト増加につながる可能性があります。

スケールメリットの有無

業務量の増減に応じて柔軟に対応できるか、また業務量が増えた際の単価の変動などを確認しておくことも重要です。

ROIの試算

アウトソーシングによる直接的なコスト削減だけでなく、社内リソースの有効活用や業務効率化による間接的な利益も含めて、投資対効果（ROI）を試算することが重要です。

導入実績や経験

アウトソーシング先の実績や経験は、サービスの質を判断する上で重要な指標となります。

業界特有の知識や経験

営業事務の内容は業界によって大きく異なる場合があります。自社と同じ業界での導入実績があるか、業界特有の知識や経験を持っているかを確認しましょう。

類似規模の企業での実績

自社と似た規模の企業での導入実績があるかも重要なポイントです。企業規模によって求められる対応や課題が異なるため、類似規模での経験は円滑な導入につながります。

顧客評価や口コミ

実際にサービスを利用している企業の評価や口コミを確認することで、公開情報だけでは分からないサービスの質や対応力を把握することができます。ITreviewなどの第三者評価サイトも参考になります。

カスタマイズ性と柔軟性

各企業の営業事務プロセスは千差万別です。アウトソーシング先が提供するサービスを自社のニーズに合わせてカスタマイズできるかどうかは、重要な選定ポイントとなります。

業務プロセスのカスタマイズ

標準的なサービスメニューだけでなく、自社の業務フローに合わせたカスタマイズが可能かどうかを確認しましょう。特に、既存の社内システムとの連携や、独自の業務ルールへの対応などが重要です。

契約の柔軟性

業務量の変動や、急な追加依頼への対応など、契約内容の柔軟な変更が可能かどうかも確認しておくべきポイントです。

コミュニケーション体制

円滑な業務遂行には、アウトソーシング先との密接なコミュニケーションが不可欠です。以下の点を確認しましょう。

確認項目	ポイント
担当者の割り当て	専任の担当者が付くか、チーム制か
報告体制	定期報告の頻度、方法、内容
問い合わせ対応	緊急時の連絡体制、対応時間
ミーティングの実施	ミーティングの有無、定期的否か

これらのポイントを総合的に評価し、自社のニーズに最も合致したアウトソーシング先を選定することが、成功への近道となります。

品質管理体制

アウトソーシングした業務の品質を維持・向上させるための体制も、重要な選定ポイントです。

品質管理の指標と基準

業務の品質を測定する具体的な指標（KPI）と、その達成基準が明確に設定されているかを確認しましょう。例えば、回答精度、処理時間、顧客満足度などが考えられます。

品質向上のための取り組み

定期的な業務レビュー、改善提案の仕組み、従業員のスキル向上プログラムなど、継続的な品質向上のための取り組みがあるかを確認することも重要です。

エラー発生時の対応

万が一エラーが発生した場合の対応プロセス、再発防止策の策定方法なども事前に確認しておくべきポイントです。

以上のポイントを十分に検討し、自社のニーズに最も適したアウトソーシング先を選定することで、効果的な営業事務のアウトソーシングが実現できるでしょう。

営業事務アウトソーシングの導入事例

営業事務アウトソーシングの導入事例を紹介いたします。

株式会社ＮＨＫ出版

テキスト内にある資料請求やイベントの参加者からアンケートを回収して集計するなど、アンケートの集計業務が増えて通常業務を圧迫していました。

営業事務アウトソーシングの導入によって社員のアンケート集計業務負担が８割ほど軽減し、コア業務に専念することができました。

参考：https://www.noc-net.co.jp/case/744/

プルデンシャル生命保険株式会社

営業社員が増える一方で複数の人事担当者の退職が重なる事態があり、業務が滞る恐れがありました。その解決策として自社採用や派遣社員の活用と同時にアウトソーシングも導入しました。

営業社員の採用プロセス段階から退職に至るまでの一連の事務手続き全般をアウトソーシングしており、採用に関する業務は､入社申込書､履歴書､学歴確認のための卒業証明書など必要書類すべての受付から､不備がないかの確認､社内システムへの入力､生命保険協会への募集人登録申請、社内のプロセスに則っての決裁申請と多岐に亘っています｡そして､退職手続きも同様に書類の確認等の対応もアウトソーシングしています。

業務運用では、業務が停滞しないよう複数人員でのシェアリング体制構築、最少人員で支障なく運営するための業務の再設計・見える化を実施することで業務の標準化、業務品質の向上、コスト削減が実現しました。

参考：https://www.noc-net.co.jp/case/482/

まとめ

営業事務のアウトソーシングは、業務効率化とコスト削減を実現する有効な手段です。本記事で解説した4つのメリット（コア業務への集中、業務スキルの向上、コスト削減、標準化）を考慮すると、多くの企業にとって魅力的な選択肢となります。

ただし、情報漏洩リスクやブラックボックス化などの注意点にも留意が必要です。適切なアウトソーシング先を選ぶには、セキュリティ体制、費用対効果、導入実績を十分に検討することが重要です。

日本の大手企業や中小企業での導入事例が示すように、営業事務アウトソーシングは業種を問わず効果を発揮します。自社の状況を踏まえ、メリットとデメリットを慎重に検討した上で、導入を検討することをおすすめします。