ファイルサーバーの最適な運用ルールとフォルダ管理のポイント

多くの会社で利用されているのが「ファイルサーバー」です。
ファイルサーバーがあることで、社内のデータを共有できるので仕事もはかどります。
ただ、ファイルサーバー内の管理の仕方によっては、仕事がしづらくなることも。
例えば「勝手にフォルダを作成され、何のデータが入っているか分からなくなる」、「重要なデータが入っていたのに、削除されていた」、「データを勝手に改善されていた」ことが起こる恐れがあります。
そこで今回は、ファイルサーバーの最適な管理方法を紹介します。
 

■管理しやすいフォルダ構成のルール

まず初めに、フォルダの構成パターンについて紹介します。
主に3パターンあるので、用途に分けて使い分けてみてください。
 
①部門別フォルダの構成
部門別フォルダは、事業所別、部署別に分けるフォルダを指します。部門別フォルダを設定する際は、基本的に2段階のステップを踏みます。まず「本社、A事業所、B事業所、C事業所…」とフォルダを分けます。
その後、事業所単位ごとに「営業部、総務部…」と分けましょう。
また、営業部のなかに「第1、第2、第3」とあれば、さらに細分化していきます。特に、大企業など多くの部署を抱えている企業ほど、細かくフォルダを分ける必要があるでしょう。
 
②目的別フォルダ構成
目的別フォルダは、フォルダの内容によって分けます。
例えば、1つの部署のなかでも「Aプロジェクト、Bプロジェクト、Cプロジェクト…」と複数個のプロジェクトが並行して進められているケースがあります。
複数のプロジェクト内容のデータが1つのフォルダに入っていると、データを探すのも手間ですよね？その手間を省くためにも、プロジェクトごとにフォルダを分けるのは重要です。
 
③ワーク別フォルダの構成
ワーク別フォルダは、どの部署の人でもデータのやりとりができるフォルダを指します。主に、メールで送ることが難しいデータをフォルダ内で受け渡す際に使います。ただし、ワーク別フォルダの場合は、いろいろな部署の人がアクセス可能です。
そのため「やりとりするデータにパスワードをかける」、「毎日フォルダ内のデータが削除されるように設定する」など、不正にデータを書き換えられないようにする対策も重要です。
 

■管理しやすいフォルダ名のルール

フォルダ名を見ただけで、内容データを一瞬で把握できるようにすることも、仕事効率化に繋がります。そこで、フォルダ名を付ける際のコツを紹介します。
 
①簡潔に短い名前を付ける
フォルダ名が長すぎると、全てが表示されずに何の内容か分からなくなる恐れもあります。そこで、短い名前を付けて内容が一瞬で分かるようにするのが大事です。
また、略称を使ってフォルダ名を付けるのも1つの手です。例えば、アメリカに関するプロジェクト内容のデータだったら「USA　PJ」と名称を付けるといった形です。
ただし、似たような略称を何度も使うとフォルダの内容を把握するのも難しくなるので、注意しましょう。
 
②フォルダの先頭に数字を入れる
先頭に数字を付けると、見栄えも良くなりフォルダ名を見やすくなります。また「総務のフォルダは100番台」、「営業のフォルダは200番台」と決めておくと、データを管理するのも楽でしょう。社内マニュアルで周知してみてはどうでしょうか？
 
③フォルダの先頭に数字（連番）を入れる
例えば、プロジェクトごとにフォルダをつくる際は、プロジェクトの開始順に連番を振っていくなど、何か基準をつくりフォルダの先頭に連番を振っていくのも重要です。
これをすると、フォルダが並んでいる順番も把握できやすいので、探す時間も短縮化できるでしょう。
ただし、1つのフォルダで10個以上の連番を振らなければならない場合は「01、02…」と振り、100個以上の場合は「001、002…」と数字を振りましょう。そうしないと、数字順にフォルダが並ばなくなるので要注意です。
 
④「最新」がひと目で分かるようにする
最新のデータが分かるようにするのも重要です。同じ内容のフォルダが複数個ある場合は、「最新版」や「新」などをフォルダ名に付けて、最新の情報がどれか分かりやすくするのも1つの手です。
 
⑤フォルダの先頭に日付を入れる
例えば、上司から「先週行われた会議のフォルダどれだっけ？」と聞かれることもあると思います。その際、フォルダの先頭に日付を入れておくと目星を付けやすくなるので、短時間でフォルダを探し当てることも可能でしょう。
 

■ファイルサーバーのアクセス制限をつける

 フォルダをファイルサーバー内に保存していても、他の人に悪用されるケースもあります。それを防ぐためには、アクセス制限を付けることが重要です。そこで最後に、アクセス制限についても紹介します。
 
①セキュリティの観点からフォルダのアクセス制御をかける
フォルダにアクセスできる権限を設定しましょう。これを行うことで、ファイルの持ち出しや悪意のある攻撃からデータを守れる確率も上がります。
例えば、営業部のフォルダだと「営業部以外の人は閲覧不可」、Aプロジェクトのフォルダは「関係者以外閲覧不可」というように、アクセス権を付ける形です。
 
②万が一フォルダから持ち出されてもアクセス制御を可能にする
フォルダにアクセス制御をかけたとしても、100%持ち出されないとは限りません。
そのため、万が一のことが起こっても、データを閲覧できない仕組みを作るのも重要です。
例えば「データにパスワードを設定する」、「社内共有のソフトウェアをダウンロードしないとデータを閲覧できない」と言うように、設定するのも重要です。
 

■まとめ

ファイルサーバーの管理方法を極めるだけで、時間に余裕ができるかもしれません。また、現代ではコンプライアンスに厳しい企業が多いので、ちょっとした不手際で処分をされることもあります。自分が困らないためにも、ぜひファイルサーバーの管理について考えてみてはどうでしょうか？