パプリカ
外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。
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【2021年5月更新】
これまでリモートワーク(テレワーク)導入を検討したことのなかった企業でも、今回のコロナ禍でテレワーク導入を検討した企業は多いのではないでしょうか。
ただ、いざ始めようと思っても、今の業務内容が果たしてテレワークで対応できるのか、何をどう準備すればテレワークが始められるのか疑問が噴出し、結局導入を見送ったという中小企業も多いかもしれません。
とはいえ、いつまで続くかわからないコロナ禍への対応や、少子高齢化で迎える労働人口減少社会でも人材を確保するためにも、今、テレワーク体制の整備が求められています。
テレワークに先進的な企業の中には、大規模な事業所を持たず、社員がそれぞれテレワークを基本として業務を行なっているところがあります。
一方で、テレワークの導入を望んではいるものの、環境が整わず全社員が出社勤務となっている企業もあります。この差はどこから生まれるものなのでしょうか。
それを知るためには、まずテレワークを阻む問題点を洗い出す必要があります。
業務関連の問題
テレワークを阻む最大の問題は、テレワークでは業務に対応できないということです。その原因を大まかに分類すると
1.介護職や製造業など現場にいかなくては仕事ができない
2.取引先がテレワーク対応をしていないため、営業活動ができない
3.書類決裁などの業務がテレワークでは対応できない
という3つのパターンになるでしょう。
設備関連の問題
テレワークをするためには、社内と社員それぞれのネットワーク環境の整備が必要です。
これまでも、社内ネットワーク環境を活用して業務を行っていた場合は、既存のシステムを利用できますから、それほど難しいことはないかもしれません。
一方、これまで全ての業務を紙ベースで行っていた場合は、社内ネットワークの構築から始める必要があります。
また、社員それぞれのネットワーク環境の確認も必須です。セキュリティを考えれば、業務専用の機材や通信機器を貸与することが望ましいでしょう。
資金の問題
中小企業にとっては、テレワーク導入にかかる設備投資に大きな負担感があり、それがテレワーク導入の足枷になっている場合も少なくありません。たしかに全面的にテレワークを導入しようとすると、ある程度まとまった資金が必要になります。
ただ、だからといって、旧態依然とした仕事のやり方のみを続けることは得策ではありません。
いつ収まるかわからない新型コロナウイルスの感染が更に広がった場合、少しでも出勤を減らすことが社員と会社のリスク軽減につながるからです。
テレワークを阻んでいる問題点がわかったら、今度はその障壁を突破するための方法を考えます。
そうはいっても、ICTの活用法に関する知識がなければ難しいこともまた事実です。自力でのテレワーク導入が難しい時には、次のような方法があります。
1.テレワーク導入済みの同業者や取引先等から情報を得る
2.一部の自治体が実施している専門家への相談窓口を利用する
3.テレワーク導入サービスの会社に依頼する
基礎知識があれば1や2のようにアドバイスを受けるだけでもテレワークを実現できるかもしれませんが、ICTに関する基礎知識がない場合は3を選び、サービスを提供している会社さんに話を聞くことが効果的でしょう。
テレワーク導入に必要なものを考えた時、パソコンや通信機器などがすぐに思い浮かびます。けれど、必要なのはハードだけではありません。
テレワークでは、これまでと同じ仕事をしていても社員の労働環境が大きく変わります。この部分をあやふやにしたままテレワークを導入すると、後々トラブルに発展することがあります。
テレワークの場所
テレワークの定義は「情報通信技術(ICT)を利用して行う事業場外勤務」の総称で、次のような3つのパターンに分けられます。
・在宅勤務:社員が自宅を拠点として業務を行なう勤務形式
・モバイルワーク:自宅に限らず、オフィス以外の場所で業務を行なう勤務形式で、自宅以外の拠点として、レンタルオフィスやシェアオフィス、コワーキングスペースなどの利用も多い。
・サテライトオフィス:会社の本拠地とは別の場所に作ったオフィス。社員の通勤時間の短縮や営業拠点などの目的で作られたところが多い。
どの形式でのテレワークを導入するかは企業によってもちろん違いますが、どの方法でも通信費をはじめとするさまざまな経費が発生します。
特に在宅勤務の場合は、通信環境整備にかかる費用をプライベートと業務で分けるのが困難なケースがあります。会社の負担割合をあらかじめ決めておくと、社員も会社もお互い安心して業務を行えるでしょう。
シェアオフィスという選択肢
テレワークを行う拠点の一つにシェアオフィスがあります。シェアオフィスはその名の通り、複数の人や企業でオフィス機能を共同で利用するワークスペースのことです。一般的には、特定の個室を持たずにフリーアドレス形式でオフィスを使用しますが、個室タイプのシェアオフィスを設けている施設もあります。
シェアオフィスのメリットとして、自社でサテライトオフィスを構えるときと比べてオフィスの賃料が抑えられることが挙げられます。シェアオフィスは時間単位での利用から月契約まで利用形態に応じた契約が可能です。
また、初期費用も抑えられるのもメリットです。新たにサテライトオフィスを構えると、賃貸借契約の費用や設備投資も発生します。シェアオフィスならデスク、インターネット回線、複合機など、基本的な設備は一通り揃っていてすぐにでも仕事が始められます。
そしてシェアオフィスならいろんな業種の人が利用するためコミュニティづくりも期待できます。
シェアオフィスで広がる新しいサービス
テレワークの拡大により、シェアオフィスで総務や営業事務のサービス提供を受けられるようになりました。
・電話秘書代行サービス
シェアオフィスの利用者宛てにかかってきた電話をコールセンターが代理で一次受付してくれるサービスです。直接内線に取り次ぐことができるので、自社のオフィスで仕事をしているときと変わらない電話対応が可能です。コア業務に集中することができるだけでなく、機会損失を防ぐことができます。
電話秘書代行サービス
・紙文書電子化代行サービス
請求書や契約書などの帳票を代行してクラウドシステムに電子化してくれるサービスです。電子化した帳票はどこからでも閲覧、ダウンロードが可能です。取引先からの書類を文書管理センターで受け取るため、会社に届いた書類を取りにわざわざ出社する必要がありません。
紙文書電子化代行サービス
・業務提携による相互サービス利用
2021年4月、貸オフィスを提供するTKPグループとバックオフィス業務の効率化サービスを提供するマネーフォワードが業務提携契約を締結しました。
TKPの貸しオフィスを利用する企業はマネーフォワードのサービスを一定期間無料で利用することができます。また、マネーフォワードのサービスを利用している企業はTKPグループの施設を割引料金で利用することができます。
TKPとマネーフォワードが業務提携契約を締結(PRTIMES)
労働時間の管理方法
テレワークによる勤務も出社の勤務と同様、労基法の適用範囲です。つまり基準となる労働時間等は出勤時と変わりません。
コロナ禍のテレワークではサボりが懸念されていたものの、逆に働きすぎが問題として取り上げられました。
テレワークは勤務時間においても、プライベートと業務の境界線があいまいになりがちですし、勤務中に私用で中抜けする割合も増えると言われています。
中抜けが発生した場合、中抜けした時間をどう扱うのかも問題です。もし、中抜けした分、勤務時間の繰り下げを行うのであればその旨を就業規則に明記しておく必要があります。
セキュリティ
テレワークにおけるセキュリティとは、コンピュータウィルスに限ったものではありません。セキュリティ対策は次の4つの分野に対して行う必要があります。
・コンピュータウィルスやワーム等の侵入
・PC本体やデータ等の紛失・盗難
・重要情報の漏洩
・不正侵入・のっとり
PC内のことならばウィルス対策ソフト等で防止できるものもありますが、PCの置忘れやプリントアウトした書類の取り扱い等になど気を抜いてはいけません。
また、Free Wi-Fiは非常に便利ですが、中には情報の抜き取りなどを目的としたものもあります。Free Wi-Fiに接続する時は暗号化されているものだけを使い、自動接続設定にはしないようにするなど、用心も必要です。
最後にテレワークの導入に最低限必要なものについてまとめましょう。
さらに、詳しい内容やガイドラインについては、テレワークを推奨する総務省のホームページで紹介されています。また、相談窓口も紹介されていますので、わからないことがあれば相談してみるのもいいかもしれません。
データ環境
テレワークでは、手元のPCからデータが集約されているポイントにアクセスすることで業務を行います。そのためデータ環境が必要です。データ環境整備には次のような方式があります。
・リモートデスクトップ方式:手元の端末からオフィスに置かれたPCを遠隔操作する方式。比較的低コストで導入可能。
・仮想デスクトップ方式:社内に置かれたサーバーにアクセスする方式。社内サーバーを新設する必要がある。
・クラウド型アプリ方式:クラウド上のサーバーにアクセスする方式。場所、端末を選ばすアクセスできる。使用期間や使用量に応じてクラウド使用料が発生する。
・PC持ち帰り方式:会社のPC端末を持ち帰り、VPN経由でアクセスする方式。使い慣れている端末で業務ができるが、PC紛失などによる情報漏洩の危険性がある。
電話環境
テレワーク中は割り切って連絡はメール対応のみとしている企業もありますが、多くの企業にとって電話は重要なアイテムです。
リモートワーク中は電話転送サービスやアプリを使い電話環境を整えましょう。
社内外とのコミュニケーションツール
コミュニケーションツールには、チャットやテレビ会議などさまざまな方式があります。通常時はチャット、重要案件はビデオ会議などうまく使い分けることが業務をスムーズ進めるポイントです。
勤怠管理システム
テレワーク中はお互いの姿が見えないため、しっかりとした勤怠管理を行う必要があります。タスク管理やワークフロー機能などをもつなど多機能な勤怠管理システムもありますから、それぞれの企業にあったものを選ぶといいでしょう。
システムを整備するための資金
テレワークを導入したいけど、資金が…というときには、テレワーク導入に関する助成金制度を活用しましょう。主なものをご紹介します。
◆人材確保等支援助成金(テレワークコース)
厚生労働省の助成金制度で、テレワークの新規導入によって労働者の人材確保や雇用管理改善等の観点から効果をあげた中小企業事業主を助成する制度です。
・支給の対象となる経費
1.就業規則・労働協約・労使協定の作成・変更
2.外部専門家によるコンサルティング
3.テレワーク用通信機器の導入・運用
4.労務管理担当者に対する研修
5.労働者に対する研修
人材確保等支援助成金(テレワークコース)
◆IT導入補助金
経済産業省所管の団体が運営する助成金制度です。中小企業や小規模事業者を対象に、テレワークを含むITツール導入費用の一部を助成してくれます。通常枠(A・B類型)と低感染リスク型ビジネス枠(特別枠:C・D類型)があり、低感染リスク型ビジネス枠は非対面化ツールの導入が必須となります。
IT導入補助金(通常枠)
IT導入補助金(ビジネス枠)
◆自治体の助成金がある場合も
都道府県や市区町村によっては、独自のテレワーク助成制度を行っているところがあるので、事業所のある自治体の情報を調べてみましょう。
テレワーク導入にはそれなりの準備が必要です。最初は思わぬトラブルに悪戦苦闘することもあるでしょう。
それでも、世の中にこのままテレワークが定着すれば、より多くの人が自分にあった働き方を選択できるようになります。
これを機にテレワーク導入について、今一度検討してみてはいかがでしょうか。
参照:
テレワークができない理由
https://www.bcnretail.com/market/detail/20200529_175551.html
テレワークにおける 適切な労務管理のための ガイドライン
https://www.mhlw.go.jp/content/000553510.pdf
テレワークに関する助成、補助
https://japan-telework.or.jp/tw_about-2/subsidy/
情報システム担当者のための テレワーク導入手順書(総務省)
https://www.soumu.go.jp/main_content/000668432.pdf
一般社団法人日本テレワーク協会
https://www.japan-telework.or.jp/intro/point.html
テレワークセキュリティガイドライン
https://www.soumu.go.jp/main_content/000215331.pdf
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