【英語で受付】受付担当の英語フレーズ集

受付業務で英語を使う機会が増えた方に向けて、受付対応に使える英語のフレーズをご紹介します。会社の受付とイベント会場での受付で使える英語表現をまとめました。聞き取れない場合の問いかけ方やおもてなしフレーズも、使いこなせるようになるまで繰り返し練習してください。

ビジネスにおいて海外とのコミュニケーションは今や当たり前に行われています。職場で「英語を使う機会が増えた」と感じている方は多いのではないでしょうか?

そこで本記事では、受付業務を英語で行うことになった方や将来的に受付対応を英語で行いたい方に向けて「受付担当の英語フレーズ集」を紹介します。

受付を英語で行う上で重要な点は挨拶です。日常的に英語を使って会話をしていない人が、英語の表現や発音などを間違ってしまうことは当たり前ですし、相手の英語を聞き取れないことがあっても気にする必要はありません。

受付でしっかりと挨拶をして、はっきりと英語を話して対応しましょう。今回は、会社の受付で使う表現と、イベント会場の受付で使う表現をご紹介します。

 

会社の受付で使う英語フレーズ

日本語で受付対応している際、必ず話す定型文が存在しますよね。英語でも同様に、決まり文句があります。訪問者に対してすぐに返答できるように、何度も練習して英文を覚えると、受付で迅速に英語で対応できるようになります。

挨拶、お出迎えをする

受付を英語で行う際に最も大切なポイントである挨拶は必ず覚えたいところです。

Good morning. おはようございます。
Good afternoon. こんにちは。
Good evening. こんばんは。
Hello. (カジュアルな)こんにちは。

「Hello」は「Good 〜」の挨拶よりもとてもカジュアルなので、面識のある方にのみ用いましょう。 ビジネスの場では、初対面の相手に「Hello.」と挨拶することはおすすめできません。

アポイント・用件を確認する

挨拶のあとは、訪問者の用件やアポイントを確認します。

Can I help you?またはMay I help you?またはHow can I help you? ご用件をお伺いしましょうか?

※「May I help you?」は「Can I help you?」よりも丁寧な表現です。
Are you here for an appointment? またはDo you have an appointment? お約束がございますか?
May I have your name, please? お名前を伺ってもよろしいでしょうか?
May I have your name and company’s name (again), please? お名前と会社名を(再度)お伺いできますでしょうか?
Could you spell your name (and your company’s name) for me, please? お名前(と会社名)のスペルを伺えるでしょうか?
Mr.◯◯, we were expecting you. またはMr.◯◯, we have been expecting you. ◯◯様、お待ちしておりました。
※男性相手であれば「Mr.◯◯」を用いますが、女性相手の場合は「Ms.◯◯」に変えましょう。また「Mr.◯◯」の位置は文頭でも文末でも構いません。

訪問者にビジター・タグをお渡しする

その後、訪問者に訪問者であることを示す「ビジター・タグ」をお渡しします。

Could you please put on this ID tag? こちらのビジター・タグをお付けいただけるでしょうか?

記入してもらう/聞き取れない場合は書いてもらう

もし訪問者カードなどがある場合、記入してもらったり、聞き取れない場合に書いてもらったりします。

Could you fill in this form, please? こちらの用紙にご記入いただけるでしょうか?
I’m afraid, could you write it down, please? 書いていただけるでしょうか?

もう一度繰り返してもらう

もし聞こえなかった場合は、もう一度言い直してもらうことも大切です。

Would you say that again, please? または Could you go over that again, please? もう一度おっしゃっていただけるでしょうか?
May I ask whom of which department you have an appointment with again? もう一度、お約束されている担当者名と部署をお伺いしてよろしいでしょうか?
I’m sorry, but can you speak a little slower, please? 申し訳ありませんが、もう少しゆっくりお話しいただけるでしょうか?

名刺をいただく

受付で名刺をいただく場合も、適切な英語表現があります。

May I have your business card? 名刺をいただいても構わないでしょうか?

面談者にお客様の訪問を伝える

次に、社内の面談者にお客様の訪問を伝えることを、訪問者に伝えます。

I’ll let ◯◯ know you are here. Just a moment, please. ◯◯に連絡しますので、少々お待ちください。

応接室や待合室に案内する

社内への連絡が終わり次第、応接室や待合室にご案内します。

Let me show you to our meeting room.またはI’ll take you to the meeting room. 会議室へご案内いたします。
The meeting room is this way. 会議室はこちらです。
This way, please. または Follow me, please. またはIf you could follow me, please. こちらへどうぞ。

※「If you could follow me, please.」が例文の中で最も丁寧な表現です。

別の階に行っていただく

指定した階へと案内する場合、階の数え方は国によって異なるので注意しましょう。たとえば日本と米国は同じ数え方ですが、英国の2階は日本や米国の3階に当たります。そのため、訪問者の出身国や居住国によっては認識があっているかを確かめる必要があります。

Can I ask you to go to the 2nd floor? 2階に行っていただけるでしょうか?
You can find the elevator over there. エレベーターはあちらでございます。

ご案内後に対応する

部屋への案内の後、訪問者に対応する際も英語で対応しましょう。

Here we are. Please have a seat. こちらになります。どうぞおかけください。
Mr./Ms ◯◯ will be here shortly. Please (have a seat and) wait for a moment. ◯◯はすぐに参ります。(おかけになって)少々お待ちになってください。
I’m sorry he/shi is not at his desk now. Please have a seat over there. 申し訳ありませんが、現在担当者(直訳は彼)は席を外しています。あちらにお掛けになってお待ちください。
Let me bring you a brochure. I’ll be right back. 資料をお持ちします。すぐに戻って参ります。
Would you excuse me, please. (退室時に)失礼いたします。

お待ちいただく/お待ちいいただいた後にお礼を伝える

訪問者にお待ちいただく場合は、事前にお声掛けしましょう。お待ちいただいた後にもお礼を伝えるとより親切です。

Could you wait here for a moment? こちらでしばらくお待ちください。
Thank you for understanding.またはThank you for waiting. ご理解いただき、ありがとうございました。

おもてなしをする

打合せが始まる前の時間で、おもてなしをしましょう。

「Could I bring you a drink?」は「お酒をお飲みになりますか?」を意味するので、注意が必要です。「something to drink」とフレーズで覚えると良いでしょう。

Would you like me to take your coat? コートをお預かりしましょうか?
Would you like some coffee or tea while you wait? お待ちいただく間、コーヒーかお茶はいかがでしょうか?
Could I bring you something to drink while you wait? お待ちいただく間、お飲み物をお持ちしましょうか?
Please feel free to have some coffee. ご自由にコーヒーをお召し上がりください。
※事前にコーヒーを用意してある場合にのみ利用できる表現です。

トラブルに対処する

ビジネスにトラブルは付き物です。トラブルが発生しても焦らず、落ち着いて受付を英語で行いましょう。焦らないためには「間違ってもOK」のマインドが大切なので、ご自身に言い聞かせると良いでしょう。

Would you mind waiting here while I check? 確認いたしますので、こちらでお待ちいただけるでしょうか?

「Would you mind waiting?」に対して、「No, I wouldn’t.」と返答された場合は「待ちます」を意味します。ところが、返答が「Yes, I would.」であれば、相手は指定した場所で待つことを拒否しています。「Would you mind …?」に対する答えは少しややこしいので、お気をつけください。

He should be here any minute. (彼は)もう間もなく到着するかと存じます。
I’m afraid there might have been a mistake, but… 何らかの手違いかと存じますが…
I’m afraid Mr.◯◯ seems to be away from the office. 申し訳ございませんが、◯◯は外出中のようです。
※女性の場合は「Ms.◯◯」を用いてください。
I’m sorry, but he is on a phone. Please wait for a moment. 申し訳ございません。彼は現在電話中ですので、少々お待ちください。
I’m very sorry, but he would be a little late because he is on a phone at the moment. 大変申し訳ございませんが、彼は現在電話中ですので少々遅れるかもしれません。
I’m sorry, but he is in his preceding meeting. Please wait for a moment. 申し訳ございませんが、前のミーティングが長引いています。少々お待ちください。
I’m very sorry, but he would be a little late because his preceding meeting is running late. 大変申し訳ございませんが、前のミーティングが長引いているので、彼は遅れるかもしれません。

受付を英語で行う際に使える単語や表現

最後に、受付を英語で行う際に使える単語をご紹介します。

reception room 応接室、レセプションルーム
conference room カンファレンスルーム

 

 

イベント会場での受付で使う英語フレーズ

続いて、イベント会場での受付で活用できる英語のフレーズを紹介します。イベント会場でも、英語で明るく挨拶できるように練習を繰り返しましょう。

受付の開始をアナウンスする

イベント会場でのイベントだけでなく、キャンペーンなどのイベント告知も行います。

We start accepting orders in December. 12月に注文の受付を開始いたします。
Reception starts at 1pm. 午後1時に受付を開始いたします。

待ってもらう

来場者に待ってもらうための英語表現はこちらです。

Could you wait here for a moment? こちらで少々お待ちいただけるでしょうか?
Wait in line, please. 整列してお待ちください。

記入してもらう

イベント受付では、来場者のお名前や住所などを把握する必要があります。

Please write your name and contact number on this sheet. こちらのシートにお名前と電話番号をご記入ください。
Please fill in this form. こちらのフォームにご記入ください。

英国の英語では「fill in」を用いますが、同じ表現に対して米国では「fill out」を使います。ご自身の置かれた状況に応じて、英国と米国の英語を使い分けると良いでしょう。多くの場合はどちらの英語でも相手に通じますが、通じないケースもあります。

イベントのチケットを確認する

次に、イベントのチケットを確認します。

Please show your ticket. チケットをお見せください。
Please show your ticket at the reception. 受付でチケットをお見せください。

再入場の受付について返答する

イベントや講演会などの再入場ができるかどうか、質問されたら英語で分かりやすく答えたいものです。

Can I reenter? 再入場は可能でしょうか?
Yes, please show your ticket when you reenter. はい、再入場される際にチケットをお見せください。
I’m afraid to say that, you cannot reenter the venue. 申し訳ございませんが、イベント会場への再入場はできません。

場所を聞かれる

その他、お手洗いなどの場所を聞かれたときの答え方です。

Where is the restroom? お手洗いはどちらでしょうか?
I’ll take you there. ご案内いたします。
The restroom is next to ◯◯. お手洗いは◯◯の隣です。
The restroom is in front of ◯◯. お手洗いは◯◯の向かいです。
Go straight this way until you get to ◯◯. ◯◯まで真っ直ぐ進んでください。
Go past ◯◯ and turn right. ◯◯を通り過ぎたら右に曲がってください。

「right」の代わりに「left」を用いると、「左に曲がる」の意味になります。「right」と「left」を覚えて、状況次第で使い分けましょう。

場所にまつわる単語

場所にまつわる単語は日本語と同じケースも多いので、比較的覚えやすいでしょう。ただし、例えば「コンビニ」のように略すと伝わらない英単語もあります。

convenience store コンビニ
cloak クローク
smoking room 喫煙所
Outlet コンセント

日本語でのアウトレットは全く意味が異なり、安く商品を買える場所ですよね?

英語でもoutletは同様の意味にもなりますが、コンセントも意味するので注意しましょう。

イベントの受付業務で押さえておきたい英単語と表現

最後に、イベント開催時の受付でよく耳にする英単語と表現を紹介します。

business hours 営業時間・受付時間
closed 受付終了
receiving timeまたはapplication period 受付期間
reception slip 受付票
receptionistまたはclerk 受付担当・受付係
fill out(米国)またはfill in(英国) 記入する
venue イベント会場

 

まとめ|笑顔とともに気持ちよくお出迎えしましょう

オフィスでの受付業務、またイベントでの受付対応で使える英語をまとめて紹介しました。

主な英語のバリエーションは、アメリカ・イギリス・カナダ・オーストラリアの4ヶ国で異なるとされていて、発音だけでなく表現方法も少しずつ異なります。それぞれの国の英語で伝えなければ、相手に伝わらない場合もありますが、紹介した受付で活用できる英単語とフレーズを覚えていれば問題ありません。

発音や些細な間違いは気にせず、はっきりと分かりやすい英語で話すように意識すると良いでしょう。どんな時も、受付では英語で挨拶をしっかりとすることが最も重要です。

参照元:
英語の受付|外国人のお客様がいらしたときの英語表現
受付担当として接客対する場合
イベントでの英語対応 ~受付編~
これだけ覚えれば完璧!気持ちいい接客英語 受付編

 

 

ライタープロフィール

パプリカ

パプリカ

外資系総合商社と総合マーケティング支援会社にて法人向け営業職を経験。 世の中にあふれる情報をかんたんにわかりやすく、一人ひとりに合ったかたちで伝えることをミッションに活動中。